kohlpharma accelera i flussi di lavoro basati sulle firme
A 40 anni dalla fondazione, kohlpharma è uno dei maggiori importatori tedeschi di farmaci coperti da brevetto e prescrivibili in Europa; inoltre, è leader di mercato assoluto in Germania. Il fondatore Edwin Kohl si è concentrato fin dall'inizio principalmente su prezzi competitivi a beneficio dei consumatori e di conseguenza il sistema sanitario ha risparmiato centinaia di milioni di euro ogni anno.
Non supportiamo più Dropbox Forms
La maggior parte dei farmaci viene prodotta in Europa da società internazionali che in genere scelgono un sito di produzione centrale all'interno dell'Unione Europea. Questa strategia si basa su requisiti fiscali bassi e salari più competitivi. I farmaci vengono quindi messi in commercio all'interno dell'Unione Europea alle condizioni di mercato tipiche di ogni Stato membro, che generalmente sono più economiche rispetto alla Germania. kohlpharma sfrutta i costi inferiori in altri Paesi dell'Unione Europea per offrire prodotti originali sul mercato tedesco a prezzi interessanti. Questi farmaci originali vengono poi etichettati o confezionati nuovamente secondo i requisiti tedeschi. I risparmi che ne derivano alleviano il peso sul sistema sanitario, portando a benefici per i medici, i farmacisti e, soprattutto, i pazienti.
Poiché kohlpharma utilizza l'overstock per la propria offerta, soddisfare la domanda in modo affidabile rappresenta una sfida chiave. La disponibilità dei prodotti e i potenziali problemi di fornitura possono variare per motivi che esulano dal controllo dell'azienda. Una sfida particolare per la logistica è il trasporto con garanzia di qualità di farmaci refrigerati, come insuline o vaccini, che devono essere conservati a una temperatura costante compresa tra 2 °C e 8 °C lungo l'intera catena di approvvigionamento. Pertanto, è ancora più importante coordinare le procedure dall'acquisto alla fornitura nel modo migliore possibile. Per questo motivo, kohlpharma sta facendo sempre più affidamento sul potenziale della digitalizzazione.
Prima che un farmaco possa essere messo in commercio dopo l'acquisto, ci sono una moltitudine di documenti da compilare e firmare. In qualità di produttore farmaceutico, kohlpharma rispetta le normative GMP (Buone prassi di fabbricazione), il che significa un'ampia documentazione scritta per tutte le procedure e gli ordini di produzione completati. La corrispondenza, tra cui l'invio degli ordini e i contratti, è sempre stata eseguita utilizzando procedure analogiche: la stampa, la firma, la scansione e l'invio di e-mail che richiedono molto tempo. Come afferma Johannes Reinert: "I tempi di produzione, in particolare per i documenti relativi alle GMP, a volte sono molto lunghi e complessi. Ecco perché ci serviva una soluzione in grado di accelerare queste attività. Eravamo alla ricerca di un'unica base semplificata e digitale con tutti i nostri fornitori di servizi di elaborazione elettronica dei dati e partner di servizi".
"Molti dei nostri utenti stanno lavorando da casa. È un'esperienza completamente nuova sia per i dipendenti che lavorano in remoto, sia per il team addetto all'elaborazione automatica dei dati. Sono felice di aver scelto Dropbox Sign perché mi consente di semplificare di molto il lavoro sia per i dipendenti che lavorano da casa, sia per quelli in ufficio."
kohlpharma ha innanzitutto tentato di sviluppare una soluzione in-house che non si basasse soltanto sulle firme elettroniche, ma che avrebbe anche mappato i flussi di lavoro correlati. Tuttavia, l'evoluzione delle priorità ha comportato dei ritardi, quindi l'azienda ha deciso di investire nella gestione della firma elettronica. Dropbox Sign si è dimostrata la soluzione migliore grazie alla sua trasparenza, semplicità, disponibilità diretta e quadri contrattuali. Grazie al successo della soluzione solo su cloud di Dropbox Sign e dell'API di firma elettronica, l'azienda ha deciso rapidamente di eseguire test approfonditi.
"Ho visto che Dropbox Sign era la soluzione migliore per noi. Per prima cosa abbiamo lavorato a un breve periodo di prova e abbiamo subito capito i vantaggi della soluzione, che è adatta a risolvere tutti i problemi di cui eravamo a conoscenza e che si sono verificati durante il periodo di prova". – Johannes Reinert
Alta fruibilità e rapidità di utilizzo
L'interfaccia utente di Dropbox Sign è intuitiva. La guida passo-passo attraverso contratti e moduli garantisce la compilazione di tutti i campi pertinenti e l'inserimento delle firme richieste. La soluzione Dropbox Sign può essere integrata in qualsiasi ambiente, anche con branding individuale. Ha consentito subito a kohlpharma di passare allo smart working in maniera efficace. Dagli ordini verbali all'implementazione del software, l'intero processo ha richiesto meno di un'ora.
"Avevo a disposizione la soluzione ideale per i flussi di lavoro di firma, il che significava che potevamo consentire e incoraggiare i nostri team a lavorare da remoto. Ha creato il potenziale per migliorare le procedure aziendali e offrire maggiore libertà relativamente al luogo di lavoro". – Johannes Reinert
Dall'analogico al digitale: il futuro senza carta
Dopo che le prove iniziali hanno superato ogni aspettativa, kohlpharma sta già pianificando la fase successiva per accelerare le procedure aziendali e migliorare le condizioni di lavoro tramite Dropbox Sign.
A livello interno: maggiore trasparenza
Il piano per il futuro è di digitalizzare completamente i flussi di lavoro documentali interni, nonché la conferma della formazione interna obbligatoria. In questo modo aumenterà notevolmente la trasparenza, eliminando la necessità di digitalizzare i documenti corrispondenti in un secondo momento. Per i documenti che devono essere firmati da più parti, le firme elettroniche semplificano la procedura sia per gli editor che per i firmatari.
A livello esterno: migliore collaborazione
Verranno digitalizzate anche la revisione e la firma dei contratti con i fornitori. Attraverso questa procedura, le strutture contrattuali e gli accordi con i fornitori trarranno vantaggio dall'unificazione dei modelli. I documenti per i clienti business firmati da kohlpharma potrebbero essere modificati esclusivamente con Dropbox Sign in futuro.
Controllo qualità: accelerazione permanente delle procedure
Per le SOP (Procedure operative standard) con processi produttivi che sono regolamentati in maniera rigorosa, ad esempio per il controllo qualità e il sistema di qualità dell'elaborazione elettronica dei dati, le firme manuali saranno sostituite dall'equivalente digitale. Ora, grazie ai magazzini automatizzati e al perfetto monitoraggio remoto della catena di fornitura, kohlpharma è già all'avanguardia nei settori della digitalizzazione e dell'automazione dell'industria farmaceutica tedesca. Per il prossimo futuro ha in programma di rimuovere il più possibile tutte le procedure di approvazione cartacee. Il cammino è ancora lungo, ma con Dropbox Sign ha raggiunto un traguardo significativo. Nel corso del tempo, i moduli possono essere convertiti in documenti Dropbox Sign, riducendo man mano la conservazione dei registri fisici.
Come spiega Johannes Reinert: "Guardando al futuro, mi piacerebbe vedere, ad esempio, il passaggio del controllo qualità ai moduli digitali. I moduli digitali sono molto più semplici e possono essere gestiti in modo più efficace. Tutti gli aggiornamenti richiesti per legge possono essere effettuati nel più breve tempo possibile e su tutti i documenti pertinenti, senza che sia necessario eliminare pile di moduli. Tutto è firmato e compilato utilizzando componenti Dropbox Sign perfettamente integrati, quindi trarremo nuovamente vantaggio in termini di trasparenza: sarà tracciabile ogni singolo dettaglio di qualsiasi procedura".
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