Grazie a Dropbox Sign, AdvicePay ha accelerato la gestione dei contratti con gli utenti del 50%
AdvicePay è una piattaforma cloud che fornisce soluzioni di fatturazione e pagamento progettate per essere utilizzate da singoli promotori, piccole imprese e imprese su larga scala nel settore della pianificazione finanziaria a pagamento. È il primo e unico sistema di elaborazione pagamenti conforme per consulenti RIA e promotori finanziari, che offre funzionalità flessibili di fatturazione e di pagamento, sicurezza dei dati, elaborazione dei pagamenti e altro ancora con la garanzia di rispettare le normative SEC e statali.
Non supportiamo più Dropbox Forms
AdvicePay è stata fondata da due consulenti finanziari stimati a livello nazionale, Alan Moore e Michael Kitces, che da tempo sostengono l'innovativo modello di pagamento fee-for-service come futuro della pianificazione finanziaria. La creazione di una piattaforma di fatturazione e pagamento per supportare questa strategia di crescita è stata un'evoluzione naturale sia per loro che per il settore.
Nella versione iniziale dell'applicazione, gli utenti (consulenti) di AdvicePay potevano solo inviare fatture ai clienti e riscuotere i pagamenti. Per la firma dei documenti dovevano invece affidarsi ad altri strumenti, il che significava che anche i loro clienti dovevano usare più di un sistema per collaborare con un consulente. Questa procedura risultava onerosa in termini di tempo, era soggetta a errori nei dati che ritardavano i pagamenti o comportavano la richiesta di rimborsi da parte dei clienti se i dati presenti sul contratto e in fattura non corrispondevano e implicava un'esperienza di onboarding faticosa da parte dei clienti.
Un'evoluzione naturale è stata quella di integrare la gestione delle transazioni digitali (DTM) nella piattaforma di AdvicePay per collegare le fatture ai contratti. Ciò è stato essenziale per semplificare l'esperienza di onboarding dei clienti per i singoli consulenti finanziari e permettere ad AdvicePay di soddisfare le esigenze di un portfolio di clienti aziendali in rapida espansione.
Come afferma Joe Timmer, Lead Developer, "Abbiamo scelto DocuSign per le firme digitali nel luglio 2018 per facilitare l'integrazione di fatture e contratti, ma il lancio ha richiesto tre mesi. L'obiettivo era quello di creare un singolo account di firma digitale da cui controllare la sicurezza e mantenere l'esperienza utente all'interno della nostra applicazione. Infine, abbiamo scoperto quello che abbiamo ritenuto fosse un grave difetto di sicurezza nei flussi incorporati di DocuSign, ossia il fatto di permettere a un cliente di vedere i dati degli altri clienti.
Dopo averlo segnalato al supporto DocuSign, nel giro di alcune settimane ci è stato risposto che si trattava di una caratteristica di progettazione che avrebbe dovuto essere documentata e hanno chiuso il nostro ticket di supporto. È stato frustrante, perché stavamo investendo molto in questa tecnologia come componente chiave della nostra soluzione".
"Abbiamo raggiunto il nostro obiettivo di aggiungere la firma elettronica in uno o due clic ed eliminato il flusso di lavoro esterno per i nostri utenti. Invece di dover spendere il doppio o il triplo del tempo per creare e abbinare fatture e contratti, ora tutto avviene automaticamente. Questo ha ridotto i tempi di gestione dei contratti per i consulenti del 50%".
Sul finire dell'ottobre 2018, il team di Joe ha contattato Dropbox Sign. Nel giro di due settimane hanno testato, creato e lanciato l'API. "Con HelloSign [ora Dropbox Sign] ho avvertito sin da subito una maggiore comprensione delle nostre esigenze e dei nostri obiettivi. Durante i test, ogni volta che rivolgevamo delle domande [al team di supporto] ricevevamo un feedback entro un'ora ed era sempre pertinente.
L'incorporazione ci consente di offrire un'esperienza utente senza interruzioni, in grado di collegare le fatture ai contratti corrispondenti. La funzionalità di etichetta personalizzabile completa ci consente di svolgere in autonomia la gestione delle firme elettroniche escludendo gli utenti dal processo e assicurandoci che non debbano mai lasciare AdvicePay per le proprie transazioni.
"A differenza di DocuSign, HelloSign [ora Dropbox Sign] ci offre tutti i campi unione necessari e ci permette di controllare il design e l'esperienza incorporata. I nostri sviluppatori sono in grado di creare modelli con vari campi come firme, iniziali, caselle di testo, caselle di controllo e campi precompilati [della piattaforma] per unire i dati in fattura e sincronizzarli automaticamente con il contratto. Questo è esattamente ciò che volevamo offrire a consulenti e aziende di tutte le dimensioni", aggiunge Joe.
La sincronizzazione al 100% di fatture e contratti migliora la bottom line dei consulenti
"Quando un utente crea una fattura in AdvicePay, la nostra applicazione crea automaticamente un contratto in HelloSign [ora Dropbox Sign] e riporta l'importo della fattura e altri campi di dati chiave nel contratto, in modo che i documenti siano sincronizzati al 100%.
Ora gli utenti non intervengono più sul contratto, perché è controllato al 100% tramite API dai dati presenti nel nostro sistema. Gli utenti non devono inoltre mai lasciare AdvicePay e possono gestire, tracciare e scaricare tutti i loro contratti dalla nostra applicazione. La corrispondenza dei dati tra fatture e contratti li aiuta ad allineare debiti e crediti, migliorando notevolmente i profitti", afferma Joe.
I consulenti sono in grado di accelerare la gestione dei contratti del 50%
Con Dropbox Sign incorporata nell'applicazione AdvicePay, gli utenti selezionano semplicemente uno dei modelli Dropbox Sign per creare il contratto. Come afferma Joe: "Abbiamo raggiunto il nostro obiettivo di aggiungere le firme elettroniche con uno o due clic, eliminando il flusso di lavoro esterno per gli utenti.
Invece di dover dedicare il doppio o il triplo del tempo per creare e abbinare fatture e contratti, ora tutto avviene automaticamente, con una netta riduzione del 50% sui tempi di gestione dei contratti per i consulenti".
Espansione del mercato delle aziende FinTech
L'integrazione con DTM consente l'espansione di AdvicePay nel mercato enterprise. Secondo quanto afferma Joe, "collaboriamo con uno dei principali intermediari da circa un anno. Quando ha saputo che avevamo integrato la firma digitale con HelloSign [ora Dropbox Sign] nel nostro flusso di lavoro, si è detto pronto a stipulare un accordo, che ha firmato poco dopo.
Di recente abbiamo iniziato una collaborazione con TD Ameritrade e con altre grandi aziende. Aziende come questa, con 100 - 1.000 consulenti, stipulano contratti per quasi ogni progetto a cui lavorano.
Le firme digitali sono state il punto di svolta che ha permesso ad AdvicePay di avanzare verso gli obiettivi aziendali di espansione sul mercato enterprise che ci siamo posti".
30% di incremento della bottom line per i clienti aziendali di AdvicePay
Il principale vantaggio per le aziende consiste nel risparmio dei costi di gestione dei dati e nel tempo dedicato a mansioni amministrative, con quest'ultimo che ha un impatto diretto sui loro profitti. Con la sincronizzazione di fatture e contratti e la possibilità per i consulenti di visualizzare lo stato dei contratti e dei pagamenti sulla piattaforma, le aziende dedicano ora meno ore alle mansioni amministrative per documenti vitali.
Inoltre, per i clienti aziendali che pagavano anche un abbonamento per la tenuta della documentazione elettronica, l'integrazione di Dropbox Sign ha eliminato anche tali oneri.
"HelloSign [ora Dropbox Sign] consente alla nostra piattaforma di eliminare i disallineamenti tra fatture e contratti, aiutando i nostri clienti aziendali a recuperare il tempo perso in attività amministrative per gestire e risolvere tali incongruenze. Consente alle aziende di aumentare i loro profitti del 30%", aggiunge Joe.
Che cosa riserva ancora AdvicePay?
AdvicePay ha dato vita a un'applicazione integrata, conforme e fluida e ha iniziato a fare grandi progressi nel mercato aziendale, puntando sull'espansione delle offerte di servizi per raggiungere un pubblico più ampio.
"Stiamo aggiungendo sempre più flussi di lavoro legati alle firme elettroniche di livello enterprise per consentire ai nostri utenti di semplificare anche le risorse in base alla fatturazione gestionale e a pagamento. Siamo certi che la nostra partnership con HelloSign [ora Dropbox Sign] ci aiuterà a raggiungere questo obiettivo", afferma Joe.
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