Come EqualTo utilizza le firme elettroniche per assumere il personale e chiudere le transazioni di vendita più velocemente
EqualTo è una startup con sede a Berlino che aiuta i team softwaristi a integrare la tecnologia dei fogli di calcolo nei loro prodotti.
Non supportiamo più Dropbox Forms
Risultati
Taglio dei costi grazie all'automazione di attività manuali
Riduce il processo di assunzione di 3-5 giorni
Invia richieste di firma da remoto e direttamente ai firmatari
Profilo dell'azienda
La firma manuale dei contratti dilunga le operazioni di assunzione e quelle aziendali
Il team di EqualTo ha sviluppato una tecnologia di foglio di calcolo destinata agli ingegneri softwaristi, che possono così aggiungere facilmente questo tipo di funzionalità nei loro prodotti.
Poiché EqualTo è un'azienda di software, è sempre alla ricerca di modi per automatizzare e ottimizzare i processi. Un'area di inefficienza interna di EqualTo era il processo di assunzione. In un mercato del lavoro competitivo, non riuscire a svolgere il processo in modo sufficientemente rapido, può costare buoni candidati, tempo e denaro. Nel caso di EqualTo, era possibile che il processo di reclutamento subisse dei ritardi non solo a causa della necessità di avere firme di pungo, ma anche per via del passaggio aggiuntivo di dover inviare per posta quattro diversi documenti. Questi contratti includono un contratto di assunzione, un NDA, un accordo sull'uso privato di Internet e un accordo di stock option, senza contare ulteriori documenti nel caso sia necessario un visto.
"Immagina di assumere quattro o cinque persone nell'arco di un mese. Il numero di documenti da firmare è già notevole. Farlo in formato cartaceo è solo una perdita di tempo e troppo inefficiente", afferma Dmitri Kemenev, vice presidente del reparto Finanza e Operazioni di EqualTo. In più, i giorni che si accumulano per l'invio e l'attesa dei documenti potrebbero far sì che i nuovi assunti rinuncino al loro impiego presso EqualTo dopo aver ricevuto un'offerta da un'altra azienda o perché hanno cambiato idea.
Oltre a voler assumere il talento migliore, per EqualTo è fondamentale concludere accordi il più rapidamente possibile. Quando si lavora con clienti e fornitori terzi, EqualTo deve far firmare un'ampia gamma di documenti, tra cui contratti di vendita, NDA, moduli dei fornitori e contratti con rivenditori. Tuttavia, il processo può dilungarsi se si inviano i documenti per posta. Dopo l'invio, possono volerci giorni (o più) prima che il documento arrivi. La persona che riceve il documento (che potrebbe non essere il destinatario previsto) deve portare il contratto al firmatario. "Vuoi che i documenti vengano firmati in fretta. Sicuramente non vuoi perdere tempo a stampare, andare in posta e inviare i documenti cartacei. Chi può dire quando i documenti verranno effettivamente ricevuti?", afferma Dmitri.
Il ruolo della firma elettronica è stato essenziale per il successo di EqualTo nelle assunzioni e nell'attività in generale ed è per questo che l'azienda ha optato per Dropbox Sign.
"Utilizzando la firma elettronica per il processo di reclutamento fa risparmiare 3–5 giorni… Siamo in grado di assumere buoni candidati perché siamo più veloci rispetto ad altre aziende e siamo più veloci perché Dropbox Sign ci aiuta."
Le firme elettroniche semplificano le assunzioni e la firma dei contratti
Nella loro precedente azienda, Dmitri e i fondatori di EqualTo avevano utilizzato Dropbox Sign. Erano certi che Dropbox Sign avrebbe fornito loro l'efficienza di cui la loro startup aveva bisogno, quindi hanno implementato la firma elettronica fin dall'inizio.
Secondo la legge tedesca, i contratti di lavoro devono riportare una firma autografa, tuttavia, EqualTo utilizza Dropbox Sign per firmare questi contratti inizialmente in forma elettronica, quale atto di buona fede, aiutando così l'azienda ad assicurarsi i candidati mentre questi attendono di siglare ufficialmente l'accordo su contratti fisici.
Per altri documenti di assunzione, come gli NDA, gli accordi sull'uso privato di Internet e gli accordi di stock option, EqualTo ricorre esclusivamente alla firma elettronica, accelerando l'onboarding e rendendo più efficiente il processo di assunzione nella sua globalità.
"Utilizzare la firma elettronica nel processo di reclutamento ci fa risparmiare dai tre ai cinque giorni", afferma Dmitri. "È fondamentale nel processo di assunzione. Siamo in grado di assumere buoni candidati perché siamo più veloci rispetto ad altre aziende, e siamo più veloci perché Dropbox Sign ci aiuta."
Anche la firma dei documenti da parte dei clienti e dei fornitori è un processo molto più agile. Anziché imbarcarsi in un processo farraginoso di invio di documenti per posta, nella speranza che arrivino tempestivamente alla persona giusta, la firma elettronica consente a EqualTo di inviare i documenti in modo semplice e direttamente alla persona autorizzata a firmare, accelerando così le vendite e gli accordi di gestione fornitori.
Inoltre, grazie al tracciamento dei documenti in tempo reale di Dropbox Sign, EqualTo ha piena visibilità sullo stato dei contratti, così il suo staff sa se un firmatario ha ricevuto o visto il contratto e quando è il momento giusto per ricontattarlo. "Invece di inviare i contratti per posta, soprattutto nell'attuale mondo del remoto, Dropbox Sign ci consente di ottenere le firme rapidamente. Dropbox Sign ti consente anche di vedere lo stato delle firme, chi ha già firmato e chi no, ed è possibile impostare dei promemoria automatici. Credo che il vantaggio principale sia il fatto che faccia risparmiare tempo", spiega Dmitri.
La semplificazione del processo ha fatto risparmiare tempo allo staff di EqualTo, che ha quindi potuto concentrarsi su priorità più pressanti. In passato, un responsabile veniva incaricato dell'invio, della ricezione e del monitoraggio di tutti questi contratti e dei relativi documenti. Automatizzando queste attività amministrative con l'aiuto della firma elettronica, EqualTo elimina la necessità di assumere ulteriore personale per lo svolgimento di questi lavori banali.
Dropbox Sign rende più efficiente la conclusione di affari
3-5 giorni risparmiati nel processo di reclutamento
Aver inviato la maggior parte dei documenti di assunzione tramite Dropbox Sign ha aiutato a velocizzare il processo di assunzione e a ridurre il rischio che i candidati accettassero un'altra offerta.
Eliminazione di lavori con ingente utilizzo di formati cartacei
EqualTo ha fatto evitare di assumere un responsabile dell'ufficio che si destreggiasse nell'invio e nella raccolta delle firme tramite posta.
Invio di richieste di firme da remoto e direttamente ai firmatari
Grazie alla firma elettronica, EqualTo è in grado di gestire lo scambio di richieste di firme con i firmatari in modo diretto, eliminando ulteriori passaggi e perdite di tempo dovute all'attesa della ricezione dei documenti.
Qual è il prossimo passo per EqualTo?
Essendo un'azienda nata due anni fa, EqualTo si trova nella fase seed. Il suo prossimo passo è garantirsi un finanziamento di Serie A: un risultato che la startup spera di raggiungere entro il 2024 o prima. Secondo Dmitri, "dipende dalla situazione di mercato. Ora come ora, è relativamente calma sul lato degli investimenti, ma siamo molto ottimisti sulla direzione che abbiamo preso. Quindi, una volta entrati nella Serie A, probabilmente ci ingrandiremo e assumeremo molto."
La firma elettronica rimarrà una parte essenziale anche nei processi operativi complessivi di EqualTo. "Non sparirà: utilizzeremo le firme elettroniche ovunque sia possibile", spiega Dmitri. "Quindi, ritengo che il numero di firme elettroniche aumenterà man mano che cresciamo. Nulla fa pensare che rimarrà stazionario o si ridurrà."
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