In che modo Dropbox Sign ti fa risparmiare tempo ed elimina gli errori nell'ufficio vendite e risorse umane
Process Street aiuta le aziende a gestire le attività ricorrenti, semplificare i processi e aumentare l'efficienza complessiva grazie a un software di automazione dei flussi di lavoro senza codice.
Non supportiamo più Dropbox Forms
Risultati
Fornisce la funzionalità di firma elettronica a oltre 5000 app di clienti di Process St.
30 minuti
Risparmio di 30 minuti per modello
Meno errori di inserimento dati
Profilo dell'azienda
Portare l'automazione dei flussi di lavoro al livello di successivo
Quando il mondo si è rivolto agli strumenti digitali per sostituire i tradizionali processi cartacei, come l'onboarding dei dipendenti e le proposte di vendita, è accaduto qualcosa di inaspettato: i team hanno dovuto gestire un numero sempre maggiore di strumenti per completare tali processi.
L'utilizzo di strumenti diversi non solo richiedeva molto tempo al personale, ma aumentava anche la probabilità di errore quando i dipendenti copiavano e incollavano informazioni come numeri di previdenza sociale, codici IBAN e indirizzi da uno strumento all'altro.
Per contribuire, Process Street ha creato la sua piattaforma di automazione dei flussi di lavoro per aiutare le aziende ad accelerare i processi quotidiani. "Ogni azienda ha un processo ripetibile che può essere reso più efficiente. Questo è ciò che fa Process Street", afferma Ashley Chain, responsabile del personale e delle operazioni di Process Street.
Tuttavia, molti di questi processi, come l'inserimento dei dipendenti e la preparazione delle proposte di vendita, prevedono la compilazione di informazioni e la richiesta di firme. Process Street non era nuova all'uso delle firme elettroniche per queste attività, ma lo strumento che utilizzava precedentemente aveva un'interfaccia poco pratica e non si integrava con i flussi di lavoro interni della società. Di conseguenza, Process Street doveva utilizzare uno strumento completamente isolato dall'ecosistema per firmare i documenti, e i clienti dell'azienda si trovavano di fronte allo stesso inconveniente.
Per quanto riguarda le risorse umane, l'inefficienza provoca rallentamenti nelle offerte di lavoro, nell'onboarding e nelle promozioni e rischia di far perdere ottimi candidati.
Durante le vendite, la creazione di preventivi e la chiusura delle trattative potrebbero protrarsi a oltranza, causando frustrazione nei potenziali clienti e mettendo potenzialmente a rischio le vendite.
Per risolvere il problema, Process Street cercava una soluzione di firma elettronica che fornisse al suo team e ai suoi clienti la funzionalità di firma elettronica per creare flussi di lavoro completi.
E non è passato molto tempo prima che scoprisse Dropbox Sign.
"Automatizzando il processo di redazione dei contratti, con Dropbox Sign risparmio almeno 30 minuti ogni volta che invio una lettera di offerta a un nuovo assunto".
Dropbox Sign aggiunge funzionalità di firma senza attriti a Process Street
Process Street offre le funzionalità di firma elettronica di Dropbox Sign per i flussi di lavoro attraverso l'automazione di Zapier.
In questo modo, Process Street e i suoi clienti possono sfruttare gli oltre 800 modelli di flussi di lavoro dell'azienda o creare i propri flussi per portare a termine attività che richiedono le firme, come l'onboarding dei dipendenti, i controlli dei precedenti o la firma dei contratti di vendita. Quando inviano richieste di firma, gli utenti possono collegare Process Street all'account Dropbox Sign attraverso Zapier per creare flussi di lavoro di firma automatizzati.
Per potenziare il suo prodotto, Process Street utilizza l'integrazione di firma elettronica Dropbox Sign nei suoi processi interni. Nel reparto risorse umane di Process Street, Ashley utilizza l'automazione di Zapier in Dropbox Sign per redigere e inviare le lettere di offerta ai nuovi assunti. Quando un nuovo assunto accetta verbalmente un'offerta, Ashley avvia un flusso di lavoro automatico in Process Street. Le informazioni del nuovo assunto vengono quindi estratte dal sistema e inserite nei campi appropriati del modello di lettera di offerta Dropbox Sign. Con i campi delle informazioni precompilati, Ashley può inviare per la firma una lettera di offerta ufficiale al candidato in pochi minuti. "Automatizzando il processo di redazione dei contratti, con Dropbox Sign risparmio almeno 30 minuti ogni volta che invio una lettera di offerta a un nuovo assunto", dice Ashley.
Il fatto che i dati vengano inseriti una sola volta e non vengano copiati manualmente da uno strumento all'altro è un grande vantaggio per Process Street, anche al di là del processo di assunzione. I team delle risorse umane e di vendita hanno ridotto il numero di errori di inserimento dei dati in modo significativo.
"Non corriamo il rischio di dover tornare dal destinatario e dirgli: "L'accordo non è più valido, abbiamo scritto il numero sbagliato'". In questo modo, risparmiamo tempo ed evitiamo di stressarci se qualche dato non viene inserito correttamente", spiega Ashley.
Anche per Process Street l'integrazione è stata semplice e immediata. Ashley è riuscita a configurare l'integrazione da sola al primo tentativo e, quando aveva domande, il team di supporto di Dropbox Sign era subito pronto a intervenire e a fornire assistenza. "Avevo una domanda sul modo in cui appariva la mia firma e il team di supporto è stato veramente disponibile. Gli operatori mi hanno spiegato tutto, sono stati reattivi e hanno risolto il problema in fretta", ricorda Ashley. "Il reparto vendite ha detto lo stesso quando ha configurato Zapier per le proposte di vendita. Abbiamo avuto tutti esperienze molto positive con il team di supporto".
L'integrazione Zapier ha permesso a Process Street di risparmiare il tempo e le energie necessari per sviluppare uno strumento di firma elettronica. "Creare da soli un sistema simile da integrare nella nostra piattaforma sarebbe stata una bella impresa", commenta Ashley. "Poter mostrare ai nostri clienti che abbiamo questa integrazione incorporata nei nostri prodotti e facilmente configurabile con Zapier ci ha offerto un grande vantaggio".
Dropbox Sign semplifica notevolmente i flussi di lavoro di firma
Un'ampia gamma di possibilità di firma per i clienti di Process Street
I clienti di Process Street possono inserire le richieste di firma elettronica nei loro flussi di lavoro collegando Dropbox Sign con la piattaforma Process Street tramite Zapier. Ciò significa che Dropbox Sign può essere utilizzato nei flussi di lavoro di Process Street con oltre 5000 app (tra cui Salesforce) e ciò consente di creare nuovi casi d'uso flessibili.
30 minuti salvati per contratto
Con Dropbox Sign, è possibile creare, compilare e inviare documenti come lettere di offerta o proposte di vendita in pochi minuti.
Meno errori di inserimento dati
Grazie all'inserimento automatico dei dati nei contratti, il personale e i clienti di Process Street non devono più preoccuparsi di commettere errori nella redazione dei documenti.
Qual è il prossimo passo per Process Street?
D'ora in avanti, Process Street si concentrerà sul rilascio di nuove funzionalità e sul miglioramento di quelle attuali partendo dal feedback dei clienti. Con ogni aggiornamento, l'azienda spera di rendere i processi più personalizzabili in base alle esigenze dei clienti. "Stiamo lavorando per migliorare le nostre funzionalità di logica condizionale e introdurre elementi che i nostri clienti desiderano davvero, come i set di dati presi dai moduli. Elementi che possono approfondire determinati processi e consentire ai clienti di personalizzare ulteriormente la soluzione: un'opzione molto elettrizzante e molto nerd. Ne siamo davvero entusiasti.
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