Ecco come GSD Solutions ha risparmiato tempo e migliorato l’efficienza con Dropbox Sign
GSD Solutions, un’agenzia di sviluppo aziendale specializzata nell’adozione di soluzioni digitali, utilizza Dropbox Sign per semplificare il processo di gestione dei contratti.
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Migliorare l’efficienza dei contratti
Nel 2019 Georgie-Ann Getton ha lanciato GSD Solutions, un’azienda visionaria volta a incrementare l’efficienza e la produttività delle piccole e medie imprese reinventando le operazioni sul posto di lavoro. Basandosi sulla conoscenza delle specifiche sfide affrontate da queste imprese, l’azienda di Georgie-Ann è diventata una risorsa di riferimento, fornendo soluzioni IT, operative e AV su misura.
Dopo essersi ritirata dalla sua azienda Ed Tech Venture, Georgie-Ann ha preso un anno sabbatico per approfondire le dinamiche operative di varie aziende, dalle piccole imprese alle grandi multinazionali. Tale esperienza le ha permesso di rilevare un bisogno diffuso tra le piccole e medie imprese di operazioni semplificate, in particolare in un’epoca dominata dalle richieste del digitale. Individuando tale opportunità, Georgie-Ann ha tratto ispirazione per creare una suite di servizi specifici su misura utili ad affrontare queste sfide.
Durante il suo percorso imprenditoriale, Georgie-Ann ha incontrato ostacoli significativi nella gestione dei contratti: i ritardi nella firma degli stessi impedivano il rapido onboarding dei clienti e l’erogazione dei servizi. Determinata a perfezionare tale processo, ha immaginato un sistema che non solo accelerasse la gestione dei contratti, ma fosse anche in grado di automatizzare i flussi di lavoro essenziali.
In precedenza, il tradizionale processo di firma dei contratti cartacei rappresentava un rilevante collo di bottiglia. L’invio dei contratti ai clienti per la firma spesso richiedeva ore, se non giorni, e il monitoraggio dello stato di ciascun contratto era un’attività che richiedeva tempo e lavoro. Questo processo manuale non solo faceva sprecare tempo prezioso, ma introduceva altresì il rischio di errore umano e di problemi di comunicazione. Quando ha avviato GSD Solutions, Georgie-Ann sapeva di dover definire un sistema di gestione dei contratti più efficiente e affidabile.
Inoltre, GSD Solutions mira a fornire ai propri clienti un servizio eccezionale e tempi di consegna rapidi. Tuttavia, un processo di firma manuale del contratto avrebbe potuto creare un ostacolo al raggiungimento di questi obiettivi. Per rispondere alle esigenze dei clienti, che si aspettavano interazioni rapide e semplici, Georgie-Ann ha cercato una soluzione che consentisse al suo team di inviare contratti, raccogliere le firme e monitorare i progressi in tempo reale, garantendo un’esperienza di onboarding del cliente più fluida ed efficiente.
“Avevamo bisogno di un modo per semplificare il processo di firma dei contratti e risparmiare tempo in modo da poterci concentrare su altri aspetti della nostra attività”.
“Sign rende il mio intero flusso di lavoro più fluido perché è collegato agli strumenti che utilizziamo quotidianamente come Hubspot e Google Drive. Inoltre, abbiamo configurato l’automazione. Una volta che il cliente firma, il contratto va direttamente sul nostro Google Drive. Riceviamo una notifica tramite email. Riceviamo una notifica via SMS. E il gioco è fatto”.
Uno strumento con integrazioni e modelli
Georgie-Ann ha trovato la soluzione alle sfide individuate in Dropbox Sign. L’interfaccia intuitiva di Dropbox Sign, le integrazioni fluide e le solide funzionalità di sicurezza lo hanno reso lo strumento ideale per semplificare i processi di gestione dei contratti di GSD Solutions e automatizzare i flussi di lavoro più importanti.
Con Dropbox Sign, Georgie-Ann è stata in grado di configurare modelli dei tre documenti più utilizzati: i contratti con i clienti, quelli con gli appaltatori e i moduli W-9. Ora è possibile inviare i contratti ai clienti per la firma in pochi minuti, riducendo significativamente il tempo dedicato a questo processo e all’onboarding di nuovi clienti.
“Questi tre contratti principali sono modelli all’interno di [Dropbox] Sign. Così è estremamente facile concludere un accordo. Avendo questa certezza possiamo affermare, ‘Sì, il contratto sarà nella tua casella di posta elettronica in 24 ore’, invece di dire ‘Oh, dacci tre giorni di tempo’”.
La funzione di monitoraggio in tempo reale fornita dalla piattaforma offre una visibilità completa sullo stato di ciascun contratto, eliminando la necessità di tracciamento e follow-up manuali. Tale processo semplificato non solo consente di risparmiare tempo, ma migliora anche l’efficienza e la produttività, consentendo a GSD Solutions di concentrarsi sulla fornitura di servizi eccezionali ai propri clienti.
Inoltre, l’integrazione di Dropbox Sign con gli strumenti aziendali esistenti di GSD Solutions, come Google Drive e HubSpot, incrementa ulteriormente l’efficienza delle operazioni. Centralizzando tutte le informazioni relative ai contratti in un’unica posizione sicura, Georgie-Ann e il suo team possono accedere facilmente ai contratti e gestirli, garantendo un flusso di lavoro senza interruzioni ed eliminando il rischio di smarrimento o di errata conservazione di documenti importanti.
Flussi di lavoro semplificati e maggiore efficienza
Sfruttando la potenza di Dropbox Sign, GSD Solutions è stata in grado di configurare un processo di gestione dei contratti semplificato e di fornire servizi rapidi ed efficienti ai propri clienti. Il tempo risparmiato grazie all’automazione e ai flussi di lavoro semplificati ha permesso a Georgie-Ann e al suo team di concentrarsi su nuove strategie per pensare al lavoro svolto per i clienti.
In ultima analisi, l’efficienza e i tempi di consegna rapidi resi possibili da Dropbox Sign si sono tradotti in un miglioramento del servizio e della soddisfazione dei clienti. GSD Solutions è in grado di soddisfare le aspettative dei clienti con interazioni rapide e senza soluzione di continuità, favorendo relazioni più solide e costruendo fiducia.
Con il tempo risparmiato grazie all’automazione e ai flussi di lavoro semplificati, Georgie-Ann e il suo team sono stati in grado di spostare la loro attenzione dalle attività amministrative alle iniziative strategiche in grado di favorire la crescita del business e la soddisfazione dei clienti. Tale cambiamento strategico ha permesso a GSD Solutions di esplorare nuove opportunità e rafforzare la propria posizione sul mercato.
Rafforzamento attraverso l’innovazione
Guardando al futuro, Georgie-Ann prevede di portare GSD Solutions a livelli ancora più elevati creando un centro unificato per i contenuti. Questo hub sarà una risorsa di riferimento per imprenditori con la stessa mentalità, capace di guidarli nel reinventare l’efficienza del flusso di lavoro e dell’integrazione dell’IA nelle operazioni aziendali.
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