StaffUpApp utilise Dropbox Forms pour faciliter le recrutement depuis les mobiles
StaffUpApp est une plateforme mobile qui fournit aux cabinets de recrutement des applications en marque blanche permettant d’accélérer les processus de candidature et d’intégration.
Résultats
Fournit des formulaires adaptés au mobile à ses clients
98 %
Crée 98 % des formulaires personnalisés dans Dropbox Forms
Réduit la saisie des mêmes informations dans divers formulaires grâce au remplissage automatique
Profil de l’entreprise
Un processus de recrutement devenu frustrant en raison de formulaires inefficaces
Aujourd’hui, près de 70 % des candidats postulent depuis leur téléphone plutôt que sur un ordinateur. Les solutions adaptées au mobile sont donc plus que jamais vitales pour les cabinets de recrutement.
Malgré cette tendance, la plupart des systèmes de suivi des candidats utilisés par les entreprises pour recruter leurs employés reposent encore sur des outils pensés pour l’ordinateur. Face à cette demande non satisfaite, Rick Richard, directeur général de StaffUpApp, a décidé de créer un service simplifiant le processus de recrutement sur mobile.
StaffUpApp a commencé par proposer des applications en marque blanche pour les cabinets de recrutement : publication d’offres d’emploi, gestion des candidatures, planification des équipes, gestion des feuilles de temps, communication avec les employés, etc., le tout depuis une seule application.
Rick Richard souhaitait également moderniser la procédure de remplissage des formulaires qui freine de nombreux cabinets de recrutement. « Le but de chaque cabinet de recrutement est d’attirer le plus grand nombre possible d’employés ou de candidats. Il est donc essentiel de pouvoir les intégrer rapidement. Lorsque l’intégration ou la candidature initiale prennent trop de temps, le taux d’abandon augmente », explique Rick Richard.
En général, quand un cabinet de recrutement accueille un nouvel employé, la première chose qu’il lui demande est de remplir et signer de nombreux formulaires. Seulement voilà, la plupart de ces formulaires sont optimisés pour les ordinateurs, et non pour les smartphones. Les nouvelles recrues qui sont en déplacement se retrouvent donc à devoir zoomer sur leur petit écran pour déchiffrer les champs de texte et saisir des informations dans des formulaires qui n’ont pas été conçus pour cette utilisation.
L’important volume de documents à remplir ralentit également le processus. Lorsqu’un nouvel employé reçoit autant de formulaires à remplir (contrat de travail, accord de confidentialité, formulaire fiscal, etc.), saisir encore et encore les mêmes informations devient lassant. Résultat : les candidats préfèrent souvent arrêter les frais et se tourner vers un autre cabinet de recrutement.
Et même lorsque les nouvelles recrues s’en donnent la peine, avoir un trop grand nombre de formulaires à remplir est bien souvent source d’erreurs. Il n’est pas rare que des employés oublient un chiffre dans leur code banque, fassent une faute dans leur adresse ou oublient de saisir leur numéro de téléphone. Et lorsque l’entreprise ne détecte ces erreurs qu’une fois les documents reçus, elle doit alors passer du temps à recontacter la nouvelle recrue, ce qui retarde encore le processus.
« Il suffit qu’un seul chiffre du code banque soit erroné pour qu’un employé ne reçoive pas sa paie. C’est une erreur de la part de l’employé qui est très difficile à détecter pour les cabinets », constate Rick Richard.
La saisie des informations relatives aux nouveaux employés dans les systèmes des entreprises est un autre facteur de ralentissement, puisqu’il faut copier à la main les informations qui se trouvent dans des documents papier. Le simple fait de faire glisser et déposer les données d’un PDF demande du temps, que la plupart des entreprises pourraient consacrer à des tâches bien plus importantes. Sans parler des potentielles erreurs humaines !
Rick Richard avait la conviction que StaffUpApp pourrait offrir une valeur ajoutée, en résolvant les problèmes typiquement liés au remplissage de formulaires, mais l’entreprise avait besoin du bon produit pour concrétiser sa solution.
Pour lancer sa solution de recrutement innovante, StaffUpApp a fait confiance à Dropbox Forms.
Désormais, les documents de nos clients sont remplis rapidement et précisément, et les données sont toutes traitées automatiquement. C’est un énorme gain d’efficacité.
Les formulaires adaptés au mobile accélèrent et simplifient le recrutement pour les clients et les candidats
Le déploiement de l’API Dropbox Forms a été la première étape dans le déploiement de la solution StaffUpApp pour les formulaires sur mobile. « L’API Dropbox Forms constitue la base de nos documents d’intégration. Un système professionnel comme le nôtre interagit avec les outils de suivi des candidats, et le travail à fournir dépend de la taille et du nombre de services proposés au client final », explique Rick Richard. « Intégrer Dropbox Forms à nos processus nous a épargné des années de travail. »
Grâce aux conseils fiables et réguliers de l’équipe d’assistance Dropbox, l’API Dropbox Forms a pu être implémentée rapidement et sans problème. « La documentation est claire, l’assistance omniprésente, on obtient rapidement des réponses à nos questions, et la mise en œuvre est facile », constate Rick Richard.
Aujourd’hui, StaffUpApp crée 98 % de ses formulaires clients dans Dropbox Forms. En basant son produit sur l’API, elle a bénéficié d’un réel gain de temps, mais aussi d’une plus grande flexibilité pour la création de formulaires spécifiques.
Depuis la mise en œuvre de Dropbox Forms, les formulaires des clients de StaffUpApp sont plus simples et rapides à remplir : une fois qu’un candidat a renseigné une première fois ses informations, Dropbox Forms les copie automatiquement dans tous les autres formulaires. Ainsi, les candidats n’ont plus à saisir plusieurs fois les mêmes données, peuvent remplir les formulaires plus rapidement et éprouvent moins de frustration.
Grâce à Dropbox Forms, StaffUpApp constate également moins d’erreurs de la part des candidats. Des règles peuvent être appliquées à chaque champ, ce qui permet de collecter des informations exactes et exhaustives.
« Par exemple, il est impossible de saisir un code postal au mauvais format ou un code banque avec moins de neuf chiffres… Les nouvelles recrues ont ainsi l’occasion de corriger une potentielle erreur avant même que le cabinet de recrutement n’entre ces données dans son système, ce qui limite les erreurs humaines », détaille Rick Richard.
Autre avantage, les cabinets ne doivent plus consacrer autant de temps et d’énergie à la saisie manuelle de données. Avec l’aide de Dropbox Forms, StaffUpApp peut organiser les formulaires remplis dans son propre système et les transmettre aux outils de suivi des candidats des cabinets. « Les clients peuvent gérer leur processus sans avoir à envoyer de formulaires ni à faire glisser et déposer les données d’un PDF dans leurs systèmes. Notre solution s’en charge pour eux », explique Rick Richard.
Avec Dropbox Forms, StaffUpApp a amélioré le processus d’embauche et d’intégration des cabinets de recrutement en leur faisant gagner du temps et en augmentant leur retour sur investissement. Comme le précise Rick Richard, « Désormais, les documents de nos clients sont remplis rapidement et précisément, et les données sont toutes traitées automatiquement. Cela représente un énorme gain d’efficacité. »
Dropbox Forms facilite le recrutement et l’intégration
Une API simple à intégrer
Grâce à la rapidité d’implémentation de Dropbox Forms, StaffUpApp a pu rapidement fournir à ses clients une fonctionnalité de remplissage de formulaires sur mobile qui lui aurait pris au moins 12 à 18 mois à développer.
Des formulaires adaptés au mobile et simples pour les clients
Grâce aux formulaires optimisés pour les appareils mobiles, les candidats et les nouvelles recrues n’ont plus à zoomer sur leur petit écran, ce qui facilite les candidatures et l’intégration.
StaffUpApp crée 98 % de ses formulaires personnalisés avec Dropbox Forms
Grâce à Dropbox Forms, StaffUpApp peut créer des formulaires adaptés aux besoins de ses clients.
Une augmentation de 50 à 80 % du taux de remplissage des formulaires
Grâce au préremplissage des formulaires, les candidats n’ont plus à saisir encore et encore leurs informations dans différents formulaires, ce qui a permis d’augmenter le nombre de formulaires complétés. « Avec le remplissage automatique, nos clients ont pu augmenter leurs taux d’achèvement de 50 à 80 % », déclare Rick Richard.
Une saisie de données simplifiée
StaffUpApp transfère les données sur les candidats et les nouveaux employés aux outils de suivi des candidats des cabinets de recrutement, ce qui élimine une bonne partie de la saisie manuelle et réduit les erreurs.
Quelle est la suite pour StaffUpApp ?
Bien que StaffUpApp cherche à se développer, l’entreprise continuera à se concentrer sur les États-Unis, le Royaume-Uni, le Canada et l’Australie.
« L’un de nos clients britanniques est également établi en Allemagne. C’est donc tout naturellement que nous allons nous développer là-bas », déclare Rick Richard. « Mais nous nous en tenons généralement aux régions dans lesquelles nous sommes déjà présents. Nous nous développons aux États-Unis et nous étendons nos fonctionnalités autant que nous le pouvons. »
Vous aimeriez obtenir les mêmes résultats que StaffUpApp ?
Dropbox Sign est le moyen le plus simple pour les entreprises d’envoyer, de recevoir et de gérer des signatures électroniques juridiquement contraignantes. Élue n° 1 pour sa facilité d’utilisation deux années de suite par G2, notre solution de signature électronique permet d’accélérer, de simplifier et de sécuriser vos workflows les plus importants. Inscrivez-vous à une offre d’essai gratuite et commencez à digitaliser votre entreprise.