Découvrez comment Vermouth Beauty accélère le financement et le recrutement afin d’économiser plus de 75 000 dollars USD par an.
Avec ses crayons à lèvres à base de plantes, Vermouth Beauty œuvre en faveur de l’environnement en luttant contre l’utilisation d’ingrédients nocifs dans le secteur de la beauté. Depuis la mise en œuvre de Dropbox Sign, l’entreprise a accéléré l’investissement, les tâches juridiques et le recrutement, et elle est mieux armée pour passer à l’échelon supérieur.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
Résultats
Accélération du financement, des tâches juridiques et de la gestion des talents
Plus de 75 000 $
économisés chaque année
40 heures
de travail économisé au cours d’une phase d’investissement
Profil de l’entreprise
Des technologies fastidieuses constituent un frein aux accords critiques
Pour assurer la réussite d’une start‑up, et pour que sa marque soit sur toutes les lèvres, certains composants sont incontournables. Elle a besoin d’un produit exceptionnel, d’une stratégie élaborée avec soin pour le commercialiser, d’une équipe talentueuse et d’une culture d’entreprise forte. Moins évident, mais tout aussi fondamental : des workflows de contrats performants doivent être en place. Pourquoi ? Parce que plus vite vous lèverez des fonds, recruterez des talents, signerez des contrats et protégerez votre propriété intellectuelle, plus vite votre entreprise pourra atteindre ses objectifs de croissance.
En tant que directrice générale de Vermouth Beauty, Meg Diaz connaît bien la multitude de problèmes auxquels une start‑up doit faire face et elle les surmonte avec passion. La gamme de produits éthiques de l’entreprise a tout pour plaire. Son rouge à lèvres, fabriqué à partir d’ingrédients d’origine végétale et proposé dans un emballage compostable, s’inscrit dans l’air du temps des produits qui sont bons pour les consommateurs et pour la planète. Parallèlement, la stratégie de gestion des talents de l’entreprise s’appuie sur des expertes du monde entier qui, jusque‑là, étaient sous‑employées.
Vermouth Beauty avait le produit, la stratégie et la confiance nécessaire pour se développer, mais il lui manquait un élément. Pour rester compétitive, l’entreprise devait faire preuve de rapidité sur tous les fronts, de la levée de fonds au recrutement en passant par la vente. Toutefois, des technologies fastidieuses ralentissaient énormément l’acheminement et le suivi des contrats critiques de l’entreprise.
« À l’origine, nous avions choisi DocuSign pour partager les contrats et les faire signer en toute sécurité, car notre intention était de nous développer rapidement et nous pensions que ce logiciel était conçu pour les grandes entreprises », explique Meg Diaz. « Mais nous l’avons finalement trouvé trop compliqué et long à utiliser. Il était vraiment difficile à manier ».
L’entreprise devait améliorer ses workflows liés aux contrats pour deux raisons principales. Tout d’abord, une opportunité majeure de levée de fonds d’amorçage se profilait à l’horizon, ce qui nécessitait des niveaux élevés de gestion des accords, avec des centaines de documents à personnaliser, à acheminer et à suivre avec précision afin de pouvoir percevoir plus de capitaux. Le fait que l’outil actuel pouvait ne pas offrir l’agilité nécessaire pour réagir rapidement était source d’inquiétude.
Ensuite, des problèmes inhérents à leur logiciel existant ont généré des inefficacités dans leurs workflows de gestion des talents. La technologie était tellement difficile à appréhender et à maîtriser que les équipes ne parvenaient pas à acheminer ou suivre les contrats et autres documents d’embauche aussi rapidement que prévu.
Selon Meg Diaz :
« Nous avions beaucoup de mal à intégrer de nouveaux employés et sous‑traitants. Même si lors de cette phase de démarrage le nombre d’accords et de contrats de travail que nous envoyions était relativement faible, nous savions que le problème n’aurait fait que s’amplifier avec le développement de notre activité. »
Vermouth Beauty devait prendre une décision et rationaliser de toute urgence ses workflows concernant les contrats, en particulier la gestion des contrats de levée de fonds et la gestion des talents. En mettant en place la solution adéquate, elle a pu améliorer son organisation commerciale, multiplier les succès financiers et transformer ses méthodes de recrutement.
« Nous sommes vraiment très contents de Dropbox Sign. Cette solution nous a permis de nous concentrer sur nos priorités stratégiques et sur notre croissance, plutôt que sur les détails logistiques nécessaires pour y parvenir. »
Levée de fonds et recrutement accélérés grâce à des workflows rationalisés
Dans un marché technologique surchargé, Vermouth Beauty n’avait que l’embarras du choix. Mais un seul outil s’est imposé comme susceptible de faire prospérer leur activité : Dropbox Sign.
Comme l’explique Meg Diaz : « Nous avons choisi Dropbox Sign à la fois pour sa facilité d’utilisation et pour son prix. C’est une solution capable de nous accompagner tout au long de notre développement. »
Avec Dropbox Sign, Vermouth Beauty dispose d’une plateforme simple à utiliser pour préparer, envoyer, signer et suivre des contrats. L’apprentissage se faisant très rapidement, les employés ont pu en quelques jours envoyer des contrats aux investisseurs, candidats, sous‑traitants et clients.
Dropbox Sign a immédiatement changé la donne en matière de levée de fonds. Lors d’une récente phase d’investissement d’amorçage, l’outil a non seulement accéléré le processus d’envoi d’accords complexes à des investisseurs potentiels, mais il a également permis à Meg Diaz et à son équipe d’administrer eux‑mêmes l’acheminement, au lieu de recourir aux services onéreux d’experts juridiques.
« Sans Dropbox Sign, notre équipe juridique aurait dû s’occuper de l’ensemble de l’acheminement et de l’administration, ce qui aurait coûté des milliers de dollars », explique‑t‑elle. « En administrant notre propre acheminement, nous sommes en mesure d’examiner nous‑mêmes la progression des contrats, de vérifier ce qui se passe et de résoudre rapidement les problèmes, sans avoir à consulter en permanence le service juridique. Cela a accéléré le processus et nous a permis d’économiser beaucoup de temps et d’argent. »
Le rythme de recrutement de Vermouth Beauty s’est également accéléré. Chaque élément administratif en termes de gestion des talents est désormais simple à gérer. Il suffit aux collègues de transférer les documents nécessaires (des accords de confidentialité ou des offres de contrat de travail) dans Dropbox Sign, d’indiquer qui doit signer et de faire glisser et déposer tous les champs requis. La finalisation est également très simple pour le destinataire.
Mieux encore, Vermouth Beauty sépare et automatise les workflows en fonction des contrats. L’envoi de documents en plusieurs lots, au lieu de les envoyer tous en même temps, permet aux nouveaux talents de ne pas se sentir submergés par une tonne de papiers à signer.
Comme l’explique Meg Diaz :
« Dropbox Sign nous a permis de mettre facilement en place un processus d’acheminement de nos accords de confidentialité avant d’aborder les autres parties du contrat et les cahiers des charges. Nous créons en toute simplicité des workflows qui fonctionnent sans problème et nous sommes certains de parer à toutes les éventualités. Auparavant, cela n’aurait absolument pas été possible. »
Avec plusieurs documents à acheminer et à gérer, Meg apprécie la visibilité totale qu’elle a sur la position de chaque intervenant dans les workflows liés aux contrats, de l’envoi à la signature.
Elle poursuit :
« Avec Dropbox Sign, il est facile de savoir qui a consulté un document, qui l’a signé et où nous en sommes dans le processus. Si un document a été consulté, mais pas signé, nous pouvons être proactifs en vérifiant son statut et il nous arrive souvent de débloquer le processus de manière très efficace. »
Plus de 75 000 $ économisés en un an et une société mieux organisée et plus agile
Depuis que Vermouth Beauty a mis en place Dropbox Sign, l’entreprise est mieux organisée et plus agile. Elle conclut des contrats de levée de fonds plus rapidement et recrute efficacement à l’échelle mondiale.
Des économies considérables
En rationalisant ses workflows de contrats grâce à Dropbox Sign, Vermouth Beauty a réalisé des économies substantielles. L’exhaustivité, la fiabilité et la simplicité d’utilisation de Dropbox Sign ont en fait permis à l’entreprise de se passer d’experts marketing ou de spécialiste RH à plein temps, et d’économiser ainsi environ 60 000 $ par an. Au cours du mois qui a suivi leur dernière phase d’investissement, la société a également économisé 15 000 $ en frais juridiques et 40 heures de travail pour leur responsable des opérations.
En tant que start‑up avec de grandes ambitions, la trésorerie est reine, et le fait d’avoir autant d’argent en réserve simplifie le budget, les prévisions et permet à l’entreprise d’envisager l’avenir avec sérénité.
Selon Meg Diaz :
« Le fait de pouvoir économiser grâce à Dropbox Sign est essentiel pour nous. Aujourd’hui, nous dépensons notre argent en personnel, en développement de produits, en matières premières et en optimisation des processus plutôt qu’en honoraires juridiques et en salaires démesurés. Nous faisons attention à chaque dollar collecté. »
Mobiliser facilement des expertes jusque‑là sous‑utilisées dans le monde entier
Comme Dropbox Sign simplifie la gestion des talents, Vermouth Beauty recrute et intègre plus rapidement de nouvelles expertes.
Selon Meg Diaz :
« Dropbox a simplifié notre processus de gestion des talents. Nous traitons désormais plus rapidement la partie administrative de l’intégration et pouvons passer à d’autres aspects critiques, tels que la présentation aux talents de notre mission, de nos valeurs, de nos attentes et de notre culture. »
Meg Diaz est fière que Vermouth Beauty s’adresse à un marché féminin jusque‑là mal desservi et apprécie le rôle que joue Dropbox Sign. « Dropbox Sign nous permet d’adapter rapidement et facilement nos contrats, de sorte que nous pouvons offrir la flexibilité voulue au type de talent que nous essayons d’attirer », explique‑t‑elle.
Plus de temps pour se concentrer sur la stratégie et la croissance
Dropbox Sign est un facteur d’économie financière et d’efficacité pour chaque contrat visé. Cela permet à l’équipe de Meg Diaz de se concentrer sur l’amélioration et la pérennisation de ses processus et workflows, plutôt que de lutter avec un outil qui ne serait pas à la hauteur.
« La facilité d’utilisation de Dropbox Sign nous a permis de nous concentrer davantage sur les objectifs stratégiques à long terme, ainsi que sur l’amélioration des processus », explique Meg Diaz. « Cela a également permis à ma responsable des opérations de focaliser son esprit d’analyse sur des questions plus importantes que les simples modalités d’utilisation d’un outil. »
Meg Diaz recommande Dropbox Sign à toutes les entreprises qui cherchent à rationaliser les workflows liés aux contrats et à booster leur activité sur une base solide. Comme elle l’explique : « Dropbox Sign nous a permis de nous concentrer sur nos priorités stratégiques et sur notre croissance, plutôt que sur les détails logistiques nécessaires pour y parvenir. Nous sommes vraiment très contents de Dropbox : nous avons progressé en matière d’investissement, de gestion des talents et de protection de la propriété intellectuelle. Et dans tous les workflows qui nous ont permis de parvenir à ce résultat, Dropbox Sign a toujours été synonyme de performance, d’efficacité et de fluidité. »
Quelle est la suite pour Vermouth Beauty ?
Grâce à Dropbox Sign, l’équipe dirigeante gagne beaucoup de temps et économise de l’argent, ce qui permet à Vermouth Beauty de se consacrer pleinement au financement, à la gestion et à la croissance de son activité. Selon Meg Diaz :
« Nous adorons Dropbox Sign. Je pense qu’il peut nous aider à nous développer tout en limitant les complexités techniques, et c’est une des raisons pour lesquelles nous l’utilisons. »
Avec l’accroissement des volumes de commandes et du chiffre d’affaires, l’entreprise prévoit de s’approvisionner en matières premières directement auprès des fournisseurs, sans plus passer par des intermédiaires coûteux. Comme l’explique Meg Diaz : « Pour conclure des contrats d’achat, nous nous adresserons directement à la source et devrons créer des accords indépendants. Les modèles Dropbox Sign nous seront alors très utiles. »
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