Exporo fluidifie ses processus RH, simplifie son service client et optimise ses campagnes d’e‑mailing grâce à Dropbox Sign + Dropbox.
Exporo est le leader allemand en matière d’investissements immobiliers numériques. L’entreprise basée à Hambourg permet aux particuliers d’acquérir des parts dans des projets immobiliers, en commençant par de petits montants, et de se constituer un portefeuille immobilier relativement facilement, de manière simple et transparente.
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Des progrès lents à des coûts élevés
Le processus d’investissement immobilier implique un nombre incalculable de documents. Exporo était donc régulièrement amené à envoyer des milliers de lettres personnalisées. Non seulement c’était une perte de temps, mais cela entraînait également des coûts importants liés à l’achat de papier, à l’impression, à l’affranchissement, à l’envoi d’enveloppes de retour, et bien plus encore. De plus, la réception des retours par la poste était un processus extrêmement lent et souvent incohérent qui ralentissait considérablement l’activité.
Avant la signature électronique, l’envoi d’une campagne nécessitait qu’un employé se concentre à temps plein sur la création des documents, le remplissage des enveloppes et l’envoi manuel de chaque courrier : un processus pouvant prendre jusqu’à deux semaines !
D’autres obstacles sont également apparus avec la pandémie de 2020. Avec le passage au télétravail et les consignes de distanciation sociale, Exporo avait besoin d’une nouvelle solution pour envoyer les contrats d’embauche aux nouveaux employés, récupérer leurs documents d’intégration et gérer la paperasse liée aux nouveaux clients (par exemple les accords de confidentialité). Même si la société stockait déjà ses documents finalisés dans Dropbox, elle n’avait pas mis en œuvre de processus 100 % numérique pour organiser leur signature.
« Plus vite vous commencerez à utiliser HelloSign [désormais Dropbox Sign], plus vite vous en constaterez les avantages. Vous serez surpris des résultats. »
Workflows rationalisés et organisés
Exporo a réalisé qu’il lui fallait améliorer l’efficacité de ses processus, d’où l’intérêt d’une solution de signature électronique. La société utilisait déjà Dropbox pour son modèle commercial et ses workflows entièrement numériques, et l’ajout de Dropbox Sign s’est présenté comme une évidence. Chaque tâche nécessite un outil qui lui est propre. Plus ces outils s’intègrent facilement les uns aux autres, moins il faut de temps pour basculer entre les différentes plateformes. Au lieu d’avoir sur son bureau une pile de dossiers contenant des accords et des contrats à signer provenant du service de gestion du personnel ou du département comptable, le directeur général Simon Brunke peut désormais gérer tous ses documents en quelques clics. Cela simplifie considérablement l’administration et l’organisation de l’entreprise. « De nos jours, l’interopérabilité d’une solution avec d’autres outils est déterminante pour son adoption au sein de l’entreprise », résume Simon Brunke.
Avec Dropbox Sign, les processus liés aux documents peuvent être digitalisés de manière simple et rapide, ce qui est indispensable dans le secteur de l’immobilier. Parallèlement, les processus liés à la signature sont optimisés sur le long terme. Grâce à sa documentation exhaustive, à son service d’assistance pratique et à son approche orientée API, la solution Dropbox Sign a pu être intégrée sans heurts et fonctionner de manière fluide, dès le départ.
Workflows digitalisés de A à Z
Exporo est désormais en mesure de gérer ses processus RH, son service client et ses campagnes d’e‑mailing de manière entièrement numérique.
Gain de temps
Grâce à la fonction d’envoi groupé, la société a pu écrire à environ 2 500 utilisateurs à trois occasions avec un taux de retour de plus de 80 % en seulement trois semaines. Lors d’une campagne similaire effectuée en 2018, il avait fallu deux mois pour atteindre ce pourcentage.
Réduction des coûts
Grâce à l’intégration de Dropbox Sign, des économies ont pu être réalisées sur le coût élevé du papier, de l’impression, de l’affranchissement et du personnel nécessaire à l’obtention de signatures manuscrites. Exporo a pu économiser plus de 4 500 $.
Quelle est la suite pour Exporo ?
Exporo permet à ses clients d’accéder au monde de l’immobilier professionnel. C’est également le leader du secteur de l’investissement immobilier dans toute l’Europe. La société permet ainsi aux investisseurs de se constituer un portefeuille immobilier dans toute l’Europe, avec des actifs diversifiés et des investissements uniques démarrant à 1 €. En tant qu’entreprise technologique de bout en bout (côté offre et côté demande), elle permet d’effectuer des transactions en temps réel tout en ayant des processus numériques efficaces sur le plan de l’offre. Exporo est une entreprise en pleine croissance. Sa vision : “démocratiser l’investissement immobilier européen”.
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