Avec Dropbox Sign, Entrust a réduit le processus de signature de deux semaines à un jour
Entrust Public Accounting Corporation propose des services professionnels à un large éventail d'entreprises singapouriennes dans différents domaines : assurance, conseil, compatibilité, fiscalité, secrétariat d'entreprise et externalisation des processus d'entreprise.
Résultats
Numérisation des relevés financiers de 50 pages
Processus de signature réduit de deux semaines à un jour
Suppression des coûts d'impression pour 500 documents par transaction
Profil de l'entreprise
Des processus de signature manuels lents
Pour de nombreuses entreprises dans le monde, 2020 a été l'occasion d'adopter une nouvelle façon de travailler. Les horaires fixes sont devenus plus irréguliers, et nous travaillons désormais dans la pièce de la maison avec le meilleur signal Wi‑Fi. Pour ne pas se retrouver à la traîne, les entreprises ont dû digitaliser leurs workflows sans attendre.
Pour faire face à cette nouvelle réalité, Jason Lew, directeur et fondateur d'Entrust Accounting Public Corporation, a décidé de faire passer son cabinet au 100 % numérique. L'un des aspects les plus importants de cette transition a été l'élimination de tous les documents physiques et coûteux que l'équipe traitait quotidiennement. L'impression, la signature, la numérisation et l'envoi de ces documents n'étaient plus une option viable, et il fallait évoluer pour que l'entreprise reste compétitive.
Heureusement, Entrust avait une longueur d’avance sur la plupart des cabinets comptables asiatiques : l’entreprise utilisait déjà Dropbox pour stocker les documents et les formulaires de ses clients. Adopter la signature électronique Dropbox Sign pour simplifier son activité dans un monde en constante évolution s’est alors fait de façon intuitive.
“Les juristes, les cabinets professionnels et les organismes gouvernementaux avec qui nous travaillons et qui sont habitués aux processus traditionnels sont impressionnés par la signature électronique. Nous avons reçu de nombreux commentaires positifs de la part de clients, en particulier pendant cette pandémie qui nous a obligés à changer nos méthodes de travail.”
Une signature sur mobile pratique
Déjà adepte de Dropbox, Entrust savait comme ses fonctionnalités de collaboration sont simples et intuitives. Jason Lew était convaincu qu’il en serait de même pour Dropbox Sign et que son équipe saurait l’adopter tout aussi facilement. Il a fallu moins de deux jours à l’entreprise pour comprendre le système, le maîtriser et l’intégrer à ses workflows. Entrust a d’abord intégré Dropbox Sign à son processus de signature des accords de service client, et ses clients et partenaires ont été tout simplement impressionnés par la simplicité et l’efficacité de la signature électronique.
Les accords de service client sont de longs documents pouvant réunir jusqu’à dix jeux d’états financiers de 50 pages, soit 500 feuilles à faire signer par les deux parties. À un long processus d’impression et de signature s’ajoutait un suivi manuel de chaque accord extrêmement laborieux. Pour les documents signés hors de Singapour, l’intégralité du processus pouvait prendre plus de deux semaines, puisqu’il fallait en plus envoyer ces formulaires à l’international ! Avec Dropbox Sign, l’entreprise a pu faire tenir ce processus sur une seule journée. Comme l’explique Jason Lew :
« Dropbox Sign est extrêmement pratique, car il nous permet de signer tous les documents sur un appareil mobile, partout et à tout moment. Mes clients et moi-même gagnons beaucoup de temps, en particulier pour les contrats qui doivent être signés à l’étranger. »
Compte tenu de l'adoption rapide et élogieuse de la signature électronique, Jason Lew n'a pas eu de difficultés à la déployer également en interne. Le processus de recrutement et les lettres d'agrément sont désormais signés électroniquement afin de garantir une bonne intégration des nouvelles recrues du cabinet. Et le meilleur dans tout cela ? Une équipe facilement convaincue.
« Former l’équipe à Dropbox Sign a été extrêmement simple, même pour les personnes qui ne s’y connaissent pas en technologie. En plus, mes employés adorent l’utiliser. »
Un processus de signature réduit de deux semaines à un jour
L'ancien processus d'impression, signature et envoi de documents à l'international pouvait prendre jusqu'à deux semaines. Grâce à la signature électronique disponible partout et à tout moment, le cabinet et ses clients ont pu réduire l'ensemble du processus à une seule journée.
La suppression des coûts d'impression pour 500 documents par transaction
En adoptant la signature électronique, plus écologique que le papier, Entrust a pu considérablement réduire ses coûts d'impression. Avant, le cabinet passait une commande de papier et d'encre par semaine, contre une fois par mois aujourd'hui.
Des audits simplifiés et une sécurité accrue
Le suivi manuel des formulaires papier est un véritable casse‑tête, mais en plus de cela, il représente un risque financier non négligeable quand on fait appel à des coursiers tiers. Avec la fonctionnalité de piste d’audit complète de Dropbox Sign, Jason Lew et ses employés peuvent suivre leurs documents signés et savoir précisément qui les a signés et quand. « Notre cabinet utilise énormément la fonctionnalité de piste d’audit pour vérifier l’authenticité de la signature et le moment où elle a été ajoutée. C’est un protocole important pour notre activité. Les rappels intégrés sont encore plus pratiques, pour nous assurer que personne n’oublie de signer un document », détaille Jason Lew, directeur et fondateur d’Entrust.
Quelle est la suite pour Entrust ?
S’appuyant déjà beaucoup sur Dropbox et Dropbox Sign, Entrust prévoit de passer au 100 % numérique et espère inciter ses clients et tout le secteur de la comptabilité à en faire de même. Bien qu’il s’agisse d’un secteur plutôt traditionaliste, les méthodes avant‑gardistes d’Entrust pourraient encourager d’autres cabinets de Singapour à se moderniser pour rendre leurs workflows plus efficaces, pratiques et sûrs.
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