Comment VolitionRx, une entreprise du secteur médical, simplifie la recherche pour améliorer le dépistage du cancer avec Dropbox Sign et Dropbox
VolitionRx est une multinationale du secteur médical dont le siège se trouve à Austin, au Texas. Elle possède des bureaux au Royaume-Uni, en Belgique, en Californie et à Singapour. L’entreprise développe des tests sanguins qui détectent la présence de cellules cancéreuses beaucoup plus tôt que les méthodes de dépistage conventionnelles.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
Signature, classement et partage de contrats à valeur juridique
La pandémie de 2020 a révolutionné notre façon de travailler, et les règles de distanciation sociale ont obligé de nombreuses entreprises à passer au télétravail presque du jour au lendemain. Pour la société de biotechnologie VolitionRx, le changement n’a pas été si simple.
Bien qu’elle utilisait déjà Dropbox Business pour connecter ses 60 employés à travers l’Europe, l’Asie et les Amériques, VolitionRx a dû trouver un moyen de garder son laboratoire ouvert, de préserver le contact avec son personnel en télétravail et de respecter la réglementation tout au long de la pandémie.
Comme pour toutes les entreprises du secteur de la santé, la sécurité des données est une priorité pour VolitionRx. La création et la validation de tests de dépistage du cancer basés sur les nucléosomes génèrent quantité de données médicales protégées qui doivent être sécurisées et validées chaque fois qu’elles sont utilisées ou partagées. De plus, l’entreprise étant cotée en bourse à Wall Street, les employés de VolitionRx doivent régulièrement signer à la main toute une série de chartes sur les bonnes pratiques
Le résultat ? Les employés qui travaillent à domicile se sont retrouvés à devoir partager, signer, trier et stocker des contrats juridiques, en particulier les équipes RH et juridiques chargées de veiller à ce que les documents soient tenus à jour tout au long de la pandémie.
Ayant pour objectif de réduire la paperasse, Daniel Halter, responsable informatique du groupe chez VolitionRx, a choisi Dropbox Sign pour digitaliser le processus de signature.
“Nous avions besoin d’une solution de signature électronique reproductible à grande échelle, pouvant être utilisée dans différents fuseaux horaires et différentes langues, et qui ne reposait pas sur des systèmes informatiques sur site difficiles à gérer.”
« Dropbox Sign est utilisable partout, sur tous les appareils, et c’est une solution évolutive. Pour une équipe informatique, c’est le rêve : tout le monde bénéficie de la même expérience, et la maintenance est simple. Cela signifie que nous n’avons pas besoin de changer notre façon de travailler : Dropbox Sign et Dropbox Business s’adaptent à notre évolution. »
Des processus rapides et sécurisés avec Dropbox Sign et Dropbox
Comme l’entreprise utilisait déjà Dropbox Business pour connecter les équipes laborantines et les employés qui travaillent à distance, Daniel Halter indique que l’intégration de Dropbox Sign est allée de soi : « Moins on s’éloigne des habitudes d’un employé, plus l’outil sera efficace. En utilisant Dropbox Sign directement depuis Dropbox, nous n’avons plus besoin de passer d’une application à l’autre et nos workflows sont préservés. L’ensemble du processus est simplifié et intégré. »
Les employés de VolitionRx utilisent désormais Dropbox Sign pour partager et signer tous les formulaires de publication de données médicales, les chartes de bonnes pratiques et les documents internes. Les documents signés étant automatiquement enregistrés dans Dropbox, les pistes d’audit sont faciles à suivre et le partage de documents avec des organismes externes est simplifié.
Le nouveau workflow cloud est utilisable partout, sur tous les appareils, ce qui le rend simple à utiliser pour les employés et facile à gérer pour les équipes informatiques. La formation à l’outil étant minimale, voire inexistante, l’intégration de Dropbox Sign aux workflows métier existants a été rapide et rentable pour VolitionRx.
« En utilisant Dropbox Sign directement depuis Dropbox, nous n’avons plus besoin de passer d’une application à l’autre et nos workflows sont préservés. La sécurité est améliorée pour l’équipe informatique, les workflows sont plus rapides et les employés consacrent moins de temps aux tâches administratives ! »
Selon Daniel Halter, l’intégration de Dropbox Sign avec Dropbox Business a permis aux employés d’adopter massivement la solution sans avoir à suivre de formation. Il constate également les avantages dans le cadre de son poste : « Dropbox Sign est utilisable partout, sur tous les appareils, et c’est une solution évolutive. Pour une équipe informatique, c’est le rêve : tout le monde bénéficie de la même expérience, et la maintenance est simple. Cela signifie que nous n’avons pas besoin de changer notre façon de travailler : Dropbox Sign et Dropbox Business s’adaptent à notre évolution. »
Tout d’abord utilisé uniquement par l’équipe RH, l’outil s’est développé naturellement dans toute l’entreprise, et Daniel Halter voit déjà comment généraliser l’utilisation de Dropbox Sign à l’avenir.
Pour les autres équipes informatiques qui souhaitent simplifier leurs workflows et continuer à collaborer à distance, voici les conseils de Daniel Halter :
« Les utilisateurs travailleront avec vous si vous les écoutez et que vous leur proposez des solutions simples qui facilitent leur travail. C’est précisément dans ce domaine que Dropbox Sign et Dropbox Business peuvent vous aider. »
Quelle est la suite pour VolitionRx ?
« L’objectif est que tous les membres de l’entreprise utilisent Dropbox Sign à l’avenir, en particulier les équipes qui dépendent encore de processus papier, comme le service juridique, par exemple. La sécurité sera améliorée pour l’équipe informatique, les workflows seront plus rapides et les employés consacreront moins de temps à l’administration ! »
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