Comment GSD Solutions a gagné du temps et amélioré son efficacité avec Dropbox Sign
GSD Solutions, une agence de développement commercial spécialisée dans le passage au numérique, utilise Dropbox Sign pour simplifier son processus de gestion des contrats.
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Améliorer l’efficacité des contrats
En 2019, Georgie-Ann Getton a lancé GSD Solutions, une entreprise visionnaire visant à améliorer l’efficacité et la productivité des petites et moyennes entreprises en réinventant les opérations sur le lieu de travail. Reconnaissant les défis distincts auxquels sont confrontées ces entreprises, la société de Georgie-Ann est devenue une ressource incontournable, fournissant des solutions informatiques, opérationnelles et audiovisuelles sur mesure.
Après avoir pris de la distance avec son entreprise Ed Tech Venture, Georgie-Ann a pris une année sabbatique pour se plonger dans la dynamique opérationnelle de diverses entreprises, allant des petites aux grandes entreprises. Cette expérience a révélé un besoin généralisé d’optimisation des opérations parmi les moyennes et petites entreprises, en particulier à une époque dominée par les demandes numériques. En repérant cette opportunité, Georgie-Ann a été inspirée par la création d’une série de services spécialement conçus pour relever ces défis.
Tout au long de son parcours entrepreneurial, Georgie-Ann a rencontré des obstacles importants avec la gestion des contrats : des retards de signature entravaient l’intégration rapide des clients et la prestation de services. Déterminée à affiner ce processus, elle a imaginé un système qui permettrait non seulement d’accélérer la gestion des contrats, mais aussi d’automatiser les flux de travail essentiels.
Avant, le processus traditionnel de signature des contrats sur papier constituait un goulot d’étranglement majeur. L’envoi des contrats aux clients pour signature prenait souvent des heures, voire des jours, et suivre l’état de chaque contrat était une tâche fastidieuse. Ce processus manuel prenait non seulement un temps précieux, mais introduisait également le risque d’erreurs humaines et de mauvaise communication. En lançant GSD Solutions, Georgie-Ann savait qu’elle devait avoir un système de gestion des contrats plus efficace et plus fiable.
De plus, GSD Solutions vise à fournir à ses clients un service exceptionnel et des délais d’exécution rapides. Cependant, un processus de signature manuelle des contrats aurait pu créer un obstacle à la réalisation de ces objectifs. Les clients s’attendant à des interactions rapides et transparentes, Georgie-Ann a cherché une solution qui permettrait à son équipe d’envoyer des contrats, de collecter des signatures et de suivre les progrès en temps réel, garantissant ainsi une expérience d’intégration des clients plus fluide et plus efficace.
« Nous avions besoin d’un moyen de simplifier notre processus de signature des contrats et de gagner du temps afin de pouvoir nous concentrer sur d’autres aspects de notre activité. »
« Dropbox Sign facilite l’ensemble de mon flux de travail, car il est connecté aux outils que nous utilisons au quotidien, tels que Hubspot et Google Drive. Et nous avons mis en place l’automatisation. Donc, une fois que le client signe, cela apparaît sur notre Google Drive. Nous recevons une notification par e-mail. Nous recevons une notification par SMS. Et puis voilà. »
Un outil avec des intégrations et des modèles
Georgie-Ann a trouvé la solution à son problème dans Dropbox Sign. L’interface facile d’utilisation, les intégrations transparentes et les fonctionnalités de sécurité solides de Dropbox Sign en ont fait l’outil idéal pour simplifier les processus de gestion des contrats de GSD Solutions et automatiser les flux de travail clés.
Avec Dropbox Sign, Georgie-Ann a pu configurer ses trois documents les plus utilisés, les contrats clients, les contrats d’entrepreneurs et les formulaires W9, dans des modèles. Il est désormais possible d’envoyer des contrats aux clients pour signature en quelques minutes, ce qui réduit considérablement le temps passé à signer des contrats et à intégrer de nouveaux clients.
« Ces trois principaux contrats sont Modèles dans [Dropbox] Sign. Conclure une offre est devenu si facile. Sachant que nous pourrions dire : « Oui, le contrat sera dans votre boîte de réception dans 24 heures » ou « Oh, donnez-nous trois jours ».
La fonctionnalité de suivi en temps réel de la plateforme offre une visibilité complète sur l’état de chaque contrat, éliminant ainsi la nécessité de relance et d’un suivi manuels. Ce processus simplifié permet non seulement de gagner du temps, mais également d’améliorer l’efficacité et la productivité, ce qui permet à GSD Solutions de se concentrer sur la prestation de services exceptionnels à ses clients.
En outre, l’intégration de Dropbox Sign aux outils commerciaux existants de GSD Solutions, tels que Google Drive et HubSpot, améliore encore l’efficacité de leurs opérations. En centralisant toutes les informations relatives aux contrats dans un emplacement sécurisé, Georgie-Ann et son équipe peuvent facilement accéder aux contrats et les gérer, ce qui garantit un flux de travail transparent et élimine le risque d’égarer ou de perdre des documents importants.
Flux de travail optimisés et efficacité accrue
En exploitant la puissance de Dropbox Sign, GSD Solutions a pu mettre en place un processus de gestion des contrats simplifié, lui permettant de fournir des services rapides et efficaces à ses clients. Le temps gagné grâce à l’automatisation et à l’optimisation des flux de travail a permis à Georgie-Ann et à son équipe de se concentrer sur la mise en place de nouvelles façons stratégiques d’envisager le travail pour leurs clients.
L’efficacité et les délais d’exécution rapides rendus possibles par Dropbox Sign se sont finalement traduits par un service client et une satisfaction améliorés. GSD Solutions peut répondre aux attentes des clients en matière d’interactions rapides et fluides, ce qui permet à l’entreprise de favoriser des relations plus solides et de renforcer la confiance des clients à son égard.
Avec le temps gagné grâce à l’automatisation et à l’optimisation des flux de travail, Georgie-Ann et son équipe ont pu passer des tâches administratives à des initiatives stratégiques qui stimulent la croissance de l’entreprise et la satisfaction de la clientèle. Ce changement stratégique a permis à GSD Solutions d’explorer de nouvelles opportunités et de renforcer sa position sur le marché.
L’émancipation grâce à l’innovation
À l’avenir, Georgie-Ann prévoit de porter GSD Solutions à des sommets encore plus élevés en créant un centre de contenu complet. Ce centre deviendra une ressource incontournable pour les entrepreneurs partageant les mêmes idées, les guidant dans la réinvention de l’efficacité du flux de travail et l’intégration de l’IA dans leurs opérations commerciales.
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