Avec Dropbox Sign, Eagle Financial gagne quatre minutes par document et évite les pénalités de retard à ses clients
Eagle Financial est un cabinet d’expertise comptable australien qui offre ses services aux start‑ups et petites entreprises d’Australie afin qu’elles puissent se concentrer sur la concrétisation de leurs projets.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
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Les pièces jointes n’étaient tout simplement pas efficaces
Pour un comptable, il n’y a rien de plus frustrant qu’un client qui ne signe pas les documents de déclaration fiscale et de validation qui lui ont été demandés. D’une part, le comptable est bloqué dans son travail et ne peut pas agir au nom de son client, mais cela signifie aussi que les paiements ne sont pas faits dans les dates limites de dépôt des déclarations fiscales, ce qui vaut aux clients des pénalités de retard. Et les signatures en retard ne nuisent pas seulement aux clients : elles font également perdre de nombreuses heures aux comptables qui doivent réclamer les documents manquants. Des heures qui pourraient être consacrées à des tâches facturables.
Ce sont ces couacs dans le processus de signature qui compliquaient la tâche à Eagle Financial, cabinet comptable de Sydney, lors des quatre échéances fiscales annuelles. La majorité des documents du cabinet ayant déjà été numérisés dans Dropbox, le fait d’envoyer des pièces jointes au format PDF aux clients, puis de leur demander d’imprimer, de signer physiquement, de numériser et de renvoyer les documents était une manière de travailler qui semblait plutôt lente, chronophage et dépassée.
Le cabinet Eagle Financial savait qu’en supprimant les difficultés manuelles liées au processus de signature, il pourrait offrir une meilleure expérience et un meilleur service à ses clients, mais aussi réduire le temps passé par son équipe à préparer, envoyer et suivre les documents fiscaux non signés. Pour cela, il s’est mis en quête d’une solution de signature électronique offrant un processus plus simple et plus efficace, ce qu’il a trouvé avec Dropbox Sign. “Nous avons commencé à utiliser la signature numérique en 2019, et nous avons arrêté de demander à nos clients d’imprimer, de signer et de renvoyer les documents”, explique Adam Johns, associé chez Eagle Financial.
“Dropbox Sign nous fait gagner environ quatre minutes par document. Nous en envoyons environ 10 000 par an… Nous récupérons ainsi 80 000 dollars en temps facturable.”
Avec Dropbox Sign, l’exercice comptable devient une formalité
Depuis qu’Eagle Financial a remplacé son processus fastidieux basé sur des pièces jointes par l’application Web Dropbox Sign pour signer tous les documents de déclaration fiscale et de validation, l’envoi et la signature des accords par les clients se font en un rien de temps. “Le taux de rendement des documents a augmenté de manière significative. Grâce à Dropbox Sign, neuf fois sur dix, le client signe les documents juste quand nous le lui demandons, ce qui est critique à l’approche des échéances fiscales”, explique Adam Johns.
Adam Johns explique que la fonctionnalité de suivi et de rappel automatique de Dropbox Sign se révèle également très utile pour s’assurer de recevoir les déclarations et les validations avant la date limite : “Au lieu de passer deux ou trois semaines à réclamer des documents, Dropbox Sign se charge d’envoyer des rappels automatiques aux clients dans les 48 heures, puis le troisième et le septième jour, ce qui a vraiment simplifié notre processus de suivi”.
Dropbox Sign a également réduit la quantité de paperasse que les équipes d’Eagle Financial gèrent en interne. Son équipe administrative a réduit les échanges interminables. “Maintenant, quand les formulaires sont signés, ils sont automatiquement envoyés à l’adresse e‑mail de notre équipe administrative, qui peut y accéder immédiatement. C’est un processus ultra efficace, car le client n’a pas besoin de nous renvoyer le document, et nous n’avons plus besoin de le faire suivre.”
Pris individuellement, les avantages de la signature électronique sont déjà impressionnants, mais une fois cumulés, ils ont permis à Dropbox Sign de booster l’activité d’Eagle Financial. “Dropbox Sign nous fait gagner environ quatre minutes par document. Nous en envoyons environ 10 000 par an… Le temps gagné par notre équipe comptabilité est considérable, car nous n’avons plus à relancer sans cesse les signataires. Nous récupérons ainsi 80 000 dollars en temps facturable.”
Toujours selon Adam Johns, la fonctionnalité Dropbox Sign qui permet à Eagle Financial de gagner le plus de temps est la capacité de la solution à convertir automatiquement les documents au bon format, ce qui réduit les tâches de saisie manuelle et de conversion. “Le simple fait de pouvoir glisser‑déposer un document Word dans Dropbox Sign pour le convertir en PDF nous fait gagner environ une minute par document.”
Il est à noter que pour Eagle Financial, les avantages de Dropbox Sign ne se limitent pas à des signatures plus efficaces : grâce à la solution, le cabinet a aussi reçu plus d’avis Google. Ces dernières années, l’équipe a repensé sa façon de recueillir les avis de ses clients afin de tout d’abord les remercier pour leur collaboration, mais aussi de récompenser les employés qui accomplissent un travail incroyable.
Pour ce faire, Eagle Financial a créé une page de destination vers laquelle les clients sont redirigés une fois qu’ils ont signé les documents. Elle inclut un message des fondateurs remerciant les clients de leur parcours et met en avant le travail de l’équipe comptabilité. L’objectif était de faire en sorte que les clients se sentent écoutés, qu’ils sachent que l’équipe s’occupait d’eux, et d’ajouter une touche personnelle aux interactions avec Eagle Financial. Grâce à cette idée, les clients ont rédigé plus de commentaires, et le nombre d’avis laissés sur Google est passé d’une vingtaine au début de l’année 2020 à plus de 200 au moment de la rédaction de cet article. “Beaucoup de clients nous disent que s’ils nous ont choisis, c’est à cause des nombreux avis positifs”, explique Adam Johns. “Les clients potentiels ont tendance à leur faire confiance, et c’est grâce à cette page de destination qui s’affiche après la signature avec Dropbox Sign.”
Quatre minutes gagnées par document
En repensant sa façon de créer et d’envoyer des documents numériquement avec Dropbox Sign, Eagle Financial a réduit d’environ quatre minutes son processus d’envoi de formulaires. Appliqué aux plus de 10 000 documents que le cabinet envoie chaque année, ce gain de temps se traduit par 80 000 dollars récupérés en temps facturable.
Taux d’achèvement côté client plus élevé
Depuis qu’Eagle Financial utilise l’application Web Dropbox Sign pour tous les documents de déclaration fiscale et de validation, l’envoi et la signature des accords se font en un rien de temps. “Le taux de rendement des documents a augmenté de manière significative. Grâce à Dropbox Sign, neuf fois sur dix, le client signe les documents juste quand nous le lui demandons, ce qui est critique à l’approche des échéances fiscales”, explique Adam Johns.
Plus de 200 avis Google, et ce n’est pas fini
En renvoyant automatiquement les clients vers une page de destination personnalisée après la signature, Eagle Financial a encouragé ces derniers à rédiger plus de commentaires, et le nombre d’avis laissés sur Google est passé d’une vingtaine au début de l’année 2020 à plus de 200 au moment de la rédaction de cet article.
Quelle est la suite pour Eagle Financial ?
Adam Johns et son équipe s’intéressent de près à ce que la technologie peut leur apporter, et aux avantages que les outils comme Dropbox et Dropbox Sign représentent pour le cabinet et ses clients.
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