Manda utilise Dropbox Sign pour simplifier la vie des locataires et des propriétaires
Manda, une place de marché en ligne où se retrouvent locataires, propriétaires et gestionnaires immobiliers, réduit le délai de signature des contrats de location de 30 jours à seulement 10 grâce à Dropbox Sign.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
Résultats
Réduction de 20 jours dans les délais de réponse aux demandes de location
Traitement automatique de plus de 2 000 signatures par mois
Des milliers d’euros économisés par mois en coûts de travail manuel et de gestion
Profil de l’entreprise
Gérer divers contrats et plateformes
La réglementation française sur la location immobilière impose des formalités fastidieuses, pour les locataires comme pour les propriétaires. En 2016, l’agence immobilière numérique Manda s’est donné pour objectif d’y remédier.
L’entreprise a identifié la nature fortement réglementée de ce marché imposant une quantité énorme de documents nécessitant signature, contresignature, mais aussi stockage sécurisé et gestion des pièces. « En France, depuis plusieurs centaines d’années, la gestion de ce processus a toujours exigé une intervention manuelle et administrative », explique Nicolas Goyet, cofondateur et directeur général de Manda. “En somme, nous remplaçons cette intervention par une solution numérique.”
Pour faciliter, collecter et gérer numériquement les signatures des locataires et des propriétaires, Manda avait déployé une solution autonome basée sur DocuSign, mais l’expérience client s’est avérée insatisfaisante.
“Lors de l’envoi de documents tels que des contrats ou des actes de caution, notre solution précédente employait des liens qui obligeaient le signataire à quitter notre plateforme et le redirigeaient vers un autre site Web pour apposer sa signature. Cette confusion au niveau des marques désorientait nos clients. Nous recherchions une solution ne détournant pas les clients de notre plateforme.”
C’est alors que le COVID‑19 est arrivé et que Manda est devenu la seule solution permettant de trouver des locations pendant le confinement. La start‑up a ainsi pu bénéficier d’une importante croissance à laquelle elle a dû répondre en se dotant d’une nouvelle solution pour gérer les workflows de ses contrats. « La pandémie a contribué à changer l’état d’esprit des gens habitués à louer un appartement selon les processus traditionnels. Avant, personne n’aurait eu l’idée de louer un appartement sans le visiter. Aujourd’hui, nos clients sont tout à fait satisfaits de nos visites virtuelles et des processus de signature de bail 100 % numériques. »
Pour accompagner cette croissance, proposer un moyen plus simple de gérer les contrats et offrir une expérience client de premier ordre aux locataires et aux propriétaires, Manda s’est mis en quête d’une nouvelle solution. La start‑up a alors trouvé Dropbox Sign.
« Nous nous sommes rendu compte que Dropbox Sign était facile à intégrer, que son prix était raisonnable et que la solution offrait des fonctionnalités intéressantes. Nous l’avons déployée sur quelques‑uns de nos flux de documents et avons immédiatement constaté que les choses se déroulaient de façon plus professionnelle. Sans compter que nos clients appréciaient ce nouveau processus. »
Trouver des locataires plus rapidement avec Dropbox Sign
L’intégration initiale de Dropbox Sign par Manda a permis d’accueillir de nouveaux propriétaires sur sa plateforme. Des recherches approfondies lui ont fourni des pistes pour améliorer l’expérience utilisateur lors de la dernière étape de son processus d’adhésion, quand les propriétaires doivent signer un contrat pour s’inscrire. « Nous devions impérativement offrir une expérience fluide aux propriétaires pendant le processus d’inscription. C’était souvent leur première interaction avec notre marque et il est important de faire bonne impression d’entrée de jeu. Dropbox Sign nous a convaincus dans ce processus », explique le PDG.
Grâce à une documentation très claire dans le langage de programmation le plus adapté, Dropbox Sign API était facile à intégrer dans les worfklows de Manda, et, lors des tests, s’est avérée plus rapide et a demandé moins d’efforts aux propriétaires pour remplir leur contrat que la solution essayée auparavant. « L’expérience utilisateur est bien meilleure. Avant, un utilisateur sur deux ne comprenait pas comment ni où signer », explique Nicolas Goyet. Cet apprentissage a montré la valeur de Dropbox Sign et a incité Manda à identifier d’autres cas d’utilisation dans son activité où il serait possible d’optimiser les opérations et les flux de documents.
Un autre aspect complexe à prendre en compte était la gestion de signatures multiples pour un même bien immobilier. Qu’il s’agisse d’un appartement pour un couple ou en colocation, le bail doit parfois être signé par tous les locataires. La prise en charge de plusieurs versions du même bail et le suivi des locataires qui avaient ou n’avaient pas encore signé prenait beaucoup de temps et consommait des ressources. Grâce à Dropbox Sign API, les équipes de Manda peuvent aujourd’hui demander à plusieurs personnes de signer un document simultanément ou dans un ordre spécifique. « Nous pouvons même être avertis si un bail est en attente de signature et envoyer un rappel à la personne concernée », explique le cofondateur de la start‑up.
Plus de 2 000 signatures sont requises chaque mois, et l’automatisation des workflows liés aux contrats réduit le nombre de demandes d’assistance, ce qui signifie que les équipes de Flatlooker peuvent rester mobilisées sur des tâches stratégiques contribuant à la croissance de l’entreprise.
“Nous reproduisons ou améliorons systématiquement les workflows du système précédent, en proposant une expérience de plus en plus fluide à chaque point de contact avec les locataires et les propriétaires. Les contrats sont signés plus rapidement, nous avons moins de questions au fil du processus et nous sommes en mesure de réduire considérablement les besoins d’intervention manuelle et d’assistance.”
Des délais de demande de location réduits de 30 à 10 jours
La finalisation des contrats de location d’appartement prend généralement 30 jours, mais avec Dropbox Sign API, les clients de Manda peuvent signer leur bail en 10 jours seulement. La numérisation des flux de contrats et la réactivité des plateformes aident les propriétaires et les locataires à signer bien plus rapidement.
Gérer automatiquement plus de 2 000 signatures par mois
En automatisant le processus de signature des contrats grâce à l’intégration de Dropbox Sign API dans ses systèmes internes, Manda a considérablement allégé ses tâches administratives et les coûts de gestion associés à l’obtention de plus de 2 000 signatures par mois.
Des audits simplifiés et une sécurité accrue
En intégrant Dropbox Sign à sa plateforme existante, Manda s’est dotée d’un système de traçage numérique complet et d’une piste d’audit sécurisée pour les milliers de contrats qu’elle traite chaque mois. Désormais, lorsque les organismes de réglementation viennent vérifier que tout fonctionne comme il se doit, il est très facile de prouver que les pratiques recommandées, réglementations et dispositions légales ont bien été respectées.
Quelle est la suite pour Manda ?
Bien qu’ayant adopté Dropbox Sign relativement récemment, Manda envisage d’étendre l’utilisation de la plateforme à toute son activité. « Nous sommes impatients de terminer la migration complète vers Dropbox Sign et d’automatiser tous nos contrats et workflows pour les documents. La solution s’est avérée extrêmement utile pour optimiser nos processus existants, et nous avons hâte de voir comment elle pourra nous aider dans d’autres domaines de notre activité », déclare Nicolas Goyet.
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