ISCA saves over 10,000 pages per month with Dropbox Sign
L’Institute of Singapore Chartered Accountants (ISCA) est l’organisme comptable national de Singapour. Il propose des programmes de formation aux cabinets et professionnels de la comptabilité, aide ses membres à passer au numérique et travaille avec les agences gouvernementales et les ministres sur les questions budgétaires.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
Des services de comptabilité à distance
Les événements de 2020 ont bouleversé le mode de fonctionnement des entreprises du monde entier. L’un des processus les plus impactés par cette crise a été la signature de documents importants. Avant la pandémie, l’adoption de la signature électronique n’était pas une priorité car le système papier existant était une machine bien rodée. Mais la COVID-19 a subitement grippé les rouages des méthodes de signature manuelles des entreprises du monde entier. Il a fallu s’adapter.
Pour la centaine d’employés de l’ISCA au service de plus de 32 000 membres de l’institut, il est essentiel de pouvoir gérer efficacement les milliers de documents qu’ils traitent au quotidien : que ce soient des demandes de formation interne, des approbations ou des signatures de membres du conseil d’administration, mais aussi des contrats de fournisseurs externes. Avec l’avènement des nouvelles méthodes de travail à distance, l’ISCA a alors anticipé des difficultés s’il ne prenait pas rapidement des mesures pour s’adapter. “Nous nous sommes rendu compte que comme nous n’étions plus dans le même bâtiment, nous ne pourrions plus envoyer de formulaires de demande, ni de mémos. Nous ne pouvions plus nous contenter de changer d’étage pour demander une signature. Nous avons dû trouver une solution car nous ne voulions pas rester sans rien faire à attendre l’expiration de nos contrats. Cela nous aurait causé du tort, ainsi qu’à nos clients,” explique Edmund Liu, Responsable de la technologie et de la gestion InfoComm de l’ISCA.
That’s when they turned to Dropbox Sign to help them digitize their signing processes with eSignature technology.
“I have used various top-notch, expensive eSignature solutions, but HelloSign [now Dropbox Sign] changed my perspective. It is the simplest and has the best UX while still achieving the same output as those other expensive solutions.”
Une signature plus rapide, en moins de pages
ISCA immediately implemented Dropbox Sign to speed up and manage internal approvals. When projects involve senior management, they often require several signatures from different heads of department, council members, or board members. But with paper documents, this signature chain was at risk of breaking down whenever a document was lost or a bottleneck in the signing process arose.
Pour compliquer le tout, les documents de l’ISCA doivent être approuvés par les parties prenantes dans un ordre particulier. Et si les approbations ne sont pas obtenues dans cet ordre précis, le processus de signature doit être recommencé depuis le début.
With Dropbox Sign's built-in logic, however, the right contracts always go to the right people at the right time.
“What I like most about HelloSign [now Dropbox Sign] is the ordered signing feature. We can request two people to sign at the same time or request documents are signed in a specific order. All the logic, sending, and timings are handled by HelloSign [now Dropbox Sign]. Plus we can see who has not yet signed or where a document is stuck, and then we can send a reminder to that person.”
Dropbox Sign has also greatly improved ISCA’s productivity. When managing high volumes of detailed paper contracts, errors and version control can be costly. Even the smallest mistake might lead to a 20- to 30-page reprint, wasting huge amounts of time and paper.
ISCA's employees now share and sign documents digitally — that way, when an error does occur, they can fix it and resend the document without a single page of printing. Plus, because ISCA can attach documents as one file, recipients don’t need to sign on a page-by-page basis anymore; it's just one signature for the entire document — speeding up the signing process further. “The whole effort of reprinting and sending documents manually is a pain. Because we’re signing and resigning digitally with HelloSign [now Dropbox Sign], we can just upload the whole document again and resend everything as a soft copy. It’s so easy,” says Edmund.
This was just the tip of the signing iceberg. When it comes to procurement, the process demands original copies. But sometimes hard copies get lost or damaged. Once that happens, you need a backup copy, which requires drawn-out reverification and approval from the finance team. But, as Edmund explains, “with HelloSign [now Dropbox Sign], once a document is signed, everyone who has signed it automatically has their own original copy. And because it’s digital, it can’t get lost or damaged. It has become so much easier for everyone along the way because they can help themselves and find original documents using HelloSign [now Dropbox Sign].”
ISCA also saves on information admin and filing time by grouping its documents together. “One of my favourite HelloSign [now Dropbox Sign] features is the ability to attach many files of different formats and sizes. The drag-and-drop is really easy. I can also attach previous HelloSign [now Dropbox Sign] documents that have already been signed, so I can share all the relevant information in one package,” says Edmund.
Suppression des coûts d’impression de 10 000 feuilles de papier par mois
Le remplacement des signatures papier par des signatures électroniques a permis à l’ISCA de réduire sa consommation de papier de 10 000 pages par mois. Un grand pas pour l’environnement ! Cela a par ailleurs réduit ses coûts de papier de plus de 10 %, soit des économies de plus de 300 USD par mois.
Un processus de signature plus efficace
Alongside cost savings was a big boost in productivity. Because Dropbox Sign's built-in logic now manages multiple signature requests in a specific order, ISCA’s teams no longer waste time managing and tracking the signing process. “Productivity has increased tremendously. Time is saved, and work is done quicker. Once everyone started using HelloSign [now Dropbox Sign], we didn’t look back,” says Edmund.
Quelle est la suite pour l’ISCA ?
Dropbox Sign is now ISCA’s established platform for signing documents, with over 17 different teams using it. In fact, they’re so impressed, they’re considering it as their preferred signing method for all internal and external documents. “Because of HelloSign's [now Dropbox Sign] wide adoption within ISCA, we are now considering using HelloSign [now Dropbox Sign] as the key platform for all signing-related tasks,” says Edmund.
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