L’ISCA économise plus de 10 000 pages par mois avec HelloSign
L’Institute of Singapore Chartered Accountants (ISCA) est l’organisme comptable national de Singapour. Il propose des programmes de formation aux cabinets et professionnels de la comptabilité, aide ses membres à passer au numérique et travaille avec les agences gouvernementales et les ministres sur les questions budgétaires.
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Des services de comptabilité à distance
Les événements de 2020 ont bouleversé le mode de fonctionnement des entreprises du monde entier. L’un des processus les plus impactés par cette crise a été la signature de documents importants. Avant la pandémie, l’adoption de la signature électronique n’était pas une priorité car le système papier existant était une machine bien rodée. Mais la COVID-19 a subitement grippé les rouages des méthodes de signature manuelles des entreprises du monde entier. Il a fallu s’adapter.
Pour la centaine d’employés de l’ISCA au service de plus de 32 000 membres de l’institut, il est essentiel de pouvoir gérer efficacement les milliers de documents qu’ils traitent au quotidien : que ce soient des demandes de formation interne, des approbations ou des signatures de membres du conseil d’administration, mais aussi des contrats de fournisseurs externes. Avec l’avènement des nouvelles méthodes de travail à distance, l’ISCA a alors anticipé des difficultés s’il ne prenait pas rapidement des mesures pour s’adapter. “Nous nous sommes rendu compte que comme nous n’étions plus dans le même bâtiment, nous ne pourrions plus envoyer de formulaires de demande, ni de mémos. Nous ne pouvions plus nous contenter de changer d’étage pour demander une signature. Nous avons dû trouver une solution car nous ne voulions pas rester sans rien faire à attendre l’expiration de nos contrats. Cela nous aurait causé du tort, ainsi qu’à nos clients,” explique Edmund Liu, Responsable de la technologie et de la gestion InfoComm de l’ISCA.
C’est à ce moment-là que l’ISCA s’est tourné vers HelloSign pour numériser ses processus de signature grâce à la technologie de signature électronique.
“Après avoir testé diverses solutions de signature électronique haut de gamme et coûteuses, j’ai opté pour HelloSign, qui sort vraiment du lot. Aussi performante que d’autres solutions plus coûteuses, HelloSign offre l’interface la plus simple et la meilleure expérience utilisateur.”
Une signature plus rapide, en moins de pages
L’ISCA a immédiatement mis en œuvre HelloSign pour accélérer et gérer les approbations en interne. Les projets qui impliquent des cadres supérieurs nécessitent souvent plusieurs signatures de différents chefs de service, membres du conseil ou membres du conseil d’administration. Mais avec les documents papier, cette chaîne de signature risquait de se rompre à chaque fois qu’un document était perdu ou qu’un goulot d’étranglement apparaissait dans le processus de signature.
Pour compliquer le tout, les documents de l’ISCA doivent être approuvés par les parties prenantes dans un ordre particulier. Et si les approbations ne sont pas obtenues dans cet ordre précis, le processus de signature doit être recommencé depuis le début.
Mais grâce à la logique intégrée de HelloSign, les contrats sont toujours transmis aux bonnes personnes, au bon moment.
“Ce que je préfère dans HelloSign, c’est la fonctionnalité d’ordre des signataires. Nous pouvons demander à deux personnes de signer en même temps ou demander que les documents soient signés dans un ordre précis. Toute la logique, l’envoi et les délais sont gérés par HelloSign. De plus, nous pouvons voir qui n’a pas encore signé ou à quel endroit un document est bloqué, et nous pouvons alors envoyer un rappel à cette personne.”
HelloSign a également considérablement amélioré la productivité de l’ISCA. Lorsque l’on gère de gros volumes de contrats papier complexes, les erreurs et les problèmes de contrôle des versions peuvent vite s’avérer coûteux. La moindre erreur peut entraîner une réimpression de 20 à 30 pages, ce qui fait perdre beaucoup de temps et gaspille énormément de papier.
Les employés de l’ISCA partagent et signent désormais les documents de manière numérique. Ainsi, lorsqu’une erreur se produit, ils peuvent la corriger et renvoyer le document sans avoir à imprimer une seule page. De plus, comme l’ISCA peut joindre les documents en un seul fichier, les destinataires n’ont plus besoin de signer page par page ; une seule signature est requise pour l’ensemble du document, ce qui accélère encore davantage le processus de signature. “Il est très pénible de devoir réimprimer et renvoyer manuellement des documents. Comme HelloSign permet de signer et de resigner numériquement des documents, il nous suffit de l’importer de nouveau et de le renvoyer électroniquement. Difficile de faire plus simple !”, ajoute Edmund.
Ce n’était que la partie émergée de l’iceberg du processus de signature. Pour les achats, des copies originales sont exigées. Mais parfois, les copies papier sont perdues ou endommagées. Pour éviter ce type d’aléas, il faut une copie de sauvegarde, qui nécessite une revérification fastidieuse et une réapprobation de la part de l’équipe financière. Toutefois, comme l’explique Edmund : “Avec HelloSign, une fois qu’un document est signé, tous les signataires reçoivent automatiquement l’original. Et comme il est numérique, aucun risque de le perdre ni de l’endommager. HelloSign permet ainsi à chaque signataire d’accéder facilement aux documents originaux.”
Ayant désormais la possibilité de regrouper ses documents, l’ISCA a également gagné du temps en termes de gestion des informations et de classement. “L’une de mes fonctionnalités HelloSign préférées est la possibilité de joindre plusieurs fichiers de formats et de tailles différents. Le glisser-déposer est vraiment facile. Je peux également joindre des documents HelloSign qui ont été signés précédemment, afin de partager toutes les informations pertinentes en un seul envoi”, dit Edmund.
Suppression des coûts d’impression de 10 000 feuilles de papier par mois
Le remplacement des signatures papier par des signatures électroniques a permis à l’ISCA de réduire sa consommation de papier de 10 000 pages par mois. Un grand pas pour l’environnement ! Cela a par ailleurs réduit ses coûts de papier de plus de 10 %, soit des économies de plus de 300 USD par mois.
Un processus de signature plus efficace
En plus des économies réalisées, un gain de productivité a été constaté. Comme la logique intégrée de HelloSign permet désormais de gérer plusieurs demandes de signature dans un ordre spécifique, les équipes de l’ISCA ne perdent plus de temps à gérer et à contrôler le processus de signature. “La productivité a considérablement augmenté. Nous gagnons du temps et travaillons plus rapidement. HelloSign a rapidement convaincu tout le monde. Ensuite, impossible de faire machine arrière”, explique Edmund.
Quelle est la suite pour l’ISCA ?
HelloSign est désormais la plateforme de signature de documents privilégiée par l’ISCA, avec plus de 17 équipes différentes qui l’utilisent. L’ISCA est d’ailleurs tellement séduit par la solution de HelloSign qu’il envisage d’en faire sa méthode de signature de prédilection pour tous ses documents internes et externes. “Fort du succès de l’adoption de HelloSign au sein de l’ISCA, nous envisageons désormais d’utiliser HelloSign comme plateforme clé pour toutes les tâches liées à la signature”, explique Edmund.
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