Grâce à HelloSign, Daiichi Jitsugyo Asia a accéléré les signatures dans le monde entier
Daiichi Jitsugyo Asia Group (groupe DJKA) est une filiale de la société commerciale japonaise Daiichi Jitsugyo Co. Ltd. Son siège social asiatique est situé à Singapour (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
En tant que société de vente et de prestation de services en pleine expansion, elle se concentre sur la fourniture d’installations et d’équipements industriels, tout en offrant une qualité de service exceptionnelle et un réseau international bien développé.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
Résultats
Accélération du processus de signature à l’étranger
Élimination des frais d’impression et d’acheminement
Réduction des coûts de stockage et de traitement des documents
Profil de l’entreprise
Obtenir des signatures partout dans le monde n’était pas simple
Pour Daiichi Jitsugyo Asia, l’envoi de devis, contrats, rapports d’achèvement et bons de livraison à l’étranger était un processus aussi long que lent.
Et les documents commerciaux n’étaient pas les seuls en cause. Les documents internes sensibles de l’assemblée générale annuelle devaient également être signés par des administrateurs de différents pays, dont le Japon et la Thaïlande. Il fallait alors plusieurs jours pour que ces documents soient signés et renvoyés. Selon Yohei Takahashi, directeur de Daiichi Jitsugyo Asia :
“Notre principal souci était la vitesse. Le groupe DJK a des bureaux dans le monde entier et il nous fallait un temps fou pour obtenir une signature manuscrite. Par exemple, notre siège social se trouve au Japon. Nous devions donc y envoyer les documents originaux, puis attendre que la personne les signe et les renvoie. Même à cette époque, les personnes concernées travaillaient souvent depuis leur domicile ou pouvaient être en déplacement. Nous devions donc attendre très longtemps avant d’obtenir chaque signature.”
En plus d’être lent, ce processus traditionnel avec papier et stylo coûtait une petite fortune en frais d’envoi à Daiichi Jitsugyo Asia. Comme l’explique Yohei Takahashi,
“Si nous demandons des signatures, c’est généralement qu’il s’agit de documents très importants. Nous devions faire appel à une société de courrier express comme DHL ou OCS, mais c’était très cher.”
Daiichi Jitsugyo Asia avait besoin d’un moyen plus rapide, moins onéreux et adapté à son envergure internationale pour envoyer et recevoir des documents internes comme des communications destinées à ses clients. C’est pourquoi le groupe a choisi HelloSign.
“Avant de commencer à utiliser HelloSign, nous avons évalué le coût représenté par le nombre d’enveloppes que nous utilisions par mois, le nombre de documents imprimés et les frais générés par leur expédition à l’étranger. Nous avons ainsi conclu que le coût de l’abonnement à HelloSign était justifié.”
Signatures numériques rapides et sans frontières
Cette solution a en effet permis à Daiichi Jitsugyo Asia de réduire le temps qu’il fallait aux clients et aux employés pour envoyer et signer des documents partout dans le monde.
Grâce à l’intégration de la technologie de signature électronique, ses équipes n’ont plus besoin d’attendre que les documents papier arrivent d’un autre pays, de planifier leur acheminement vers une entreprise, puis d’attendre qu’on les signe et les renvoie via un autre service de courrier. Désormais, les intéressés reçoivent simplement un e‑mail et peuvent signer immédiatement sur leur ordinateur ou leur appareil, ce qui fait gagner du temps aux deux parties.
De plus, Daiichi Jitsugyo Asia a réalisé des économies considérables sur l’ensemble du processus de signature des documents. Comme l’indique Hiroki Koumura, directeur RH :
“Lorsque nous envoyions des documents papier, nous utilisions DHL plutôt que la poste aérienne standard, car c’était plus sûr. Mais c’était aussi très cher. Désormais, nous avons réduit nos coûts d’acheminement en remplaçant les documents papier par des versions HelloSign électroniques. Nous avons comparé HelloSign à deux ou trois autres produits. Le tarif et la facilité d’utilisation de HelloSign étaient les meilleurs”, poursuit-il.
Cette facilité d’utilisation a joué un rôle clé dans l’adoption de la signature électronique par Daiichi Jitsugyo Asia. Il était essentiel que les partenaires de Daiichi Jitsugyo Asia comprennent rapidement comment répondre aux demandes de signature sans avoir besoin d’être guidés par l’équipe japonaise. Tan Ming Wei, responsable RH, explique :
“Il nous est arrivé, par le passé, de devoir expliquer comment fonctionnait le processus de signature électronique. Cela générait du stress et les explications nous prenaient du temps. Avec HelloSign, nous n’avons pas cette difficulté, car c’est un produit intuitif et tout le monde comprend facilement comment l’utiliser.”
HelloSign a également facilité la vie de l’équipe de Daiichi Jitsugyo Asia. Elle peut désormais suivre les documents en temps réel afin de savoir qui a signé et qui ne l’a pas encore fait.
Cerise sur le gâteau, Daiichi Jitsugyo Asia étant déjà un client Dropbox, L’intégration de HelloSign à Dropbox a permis une facilité d’utilisation inégalée. L’intégration HelloSign-Dropbox signifie que les documents sont automatiquement sécurisés et stockés dans les dossiers existants de Daiichi Jitsugyo Asia. Ses équipes ne perdent donc pas de temps à déplacer les documents d’un outil à l’autre. Selon Hiroki Koumura :
“Avec Dropbox, nos documents signés sont enregistrés automatiquement dans des dossiers faciles d’accès. Retrouver des contrats signés est donc un jeu d’enfant pour notre personnel.”
Accélération du processus de signature des contrats internationaux
L’ancien processus d’impression, de signature et d’envoi de documents dans le monde entier prenait plusieurs jours. En adoptant un système de signatures électroniques que ses administrateurs et ses clients peuvent utiliser à tout moment et en tout lieu, Daiichi Jitsugyo Asia a considérablement réduit les délais de signature pour les documents de son assemblée générale annuelle comme pour ses communications commerciales. Comme l’explique Yohei Takahashi, directeur de Daiichi Jitsugyo Asia :
"Nous pouvons facilement suivre l’avancement des signatures et identifier qui n’a pas encore signé chaque document. Même si un signataire est en déplacement ou vient juste de quitter son bureau, nous pouvons toujours lui demander une signature."
Élimination des frais d’acheminement des documents
En éliminant le stylo et le papier de son processus de signature, Daiichi Jitsugyo Asia a réduit les coûts d’impression et de livraison associés à l’acheminement de documents sensibles dans le monde entier.
Intégration HelloSign-Dropbox pour un stockage automatique des documents
Grâce à l’intégration entre HelloSign et Dropbox, Daiichi Jitsugyo Asia stocke automatiquement et de façon sécurisée chaque document signé dans son compte Dropbox. Les recherches sont ainsi plus simples et son équipe n’a pas à passer des heures à transférer des documents entre différents systèmes.
Quelle est la suite pour Daiichi Jitsugyo Asia ?
Les équipes de Daiichi Jitsugyo Asia utilisent déjà Dropbox à l’échelle du groupe et HelloSign dans leurs bureaux de Singapour. La prochaine étape consiste à déployer HelloSign à l’échelle internationale afin d’optimiser les processus de signature dans l’ensemble de l’entreprise.
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