How Daiichi Jitsugyo Asia accelerated international signing with Dropbox Sign
Daiichi Jitsugyo Asia Group (groupe DJKA) est une filiale de la société commerciale japonaise Daiichi Jitsugyo Co. Ltd. Son siège social asiatique est situé à Singapour (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
En tant que société de vente et de prestation de services en pleine expansion, elle se concentre sur la fourniture d’installations et d’équipements industriels, tout en offrant une qualité de service exceptionnelle et un réseau international bien développé.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
Résultats
Accélération du processus de signature à l’étranger
Élimination des frais d’impression et d’acheminement
Réduction des coûts de stockage et de traitement des documents
Profil de l’entreprise
Obtenir des signatures partout dans le monde n’était pas simple
Pour Daiichi Jitsugyo Asia, l’envoi de devis, contrats, rapports d’achèvement et bons de livraison à l’étranger était un processus aussi long que lent.
Et les documents commerciaux n’étaient pas les seuls en cause. Les documents internes sensibles de l’assemblée générale annuelle devaient également être signés par des administrateurs de différents pays, dont le Japon et la Thaïlande. Il fallait alors plusieurs jours pour que ces documents soient signés et renvoyés. Selon Yohei Takahashi, directeur de Daiichi Jitsugyo Asia :
“Notre principal souci était la vitesse. Le groupe DJK a des bureaux dans le monde entier et il nous fallait un temps fou pour obtenir une signature manuscrite. Par exemple, notre siège social se trouve au Japon. Nous devions donc y envoyer les documents originaux, puis attendre que la personne les signe et les renvoie. Même à cette époque, les personnes concernées travaillaient souvent depuis leur domicile ou pouvaient être en déplacement. Nous devions donc attendre très longtemps avant d’obtenir chaque signature.”
En plus d’être lent, ce processus traditionnel avec papier et stylo coûtait une petite fortune en frais d’envoi à Daiichi Jitsugyo Asia. Comme l’explique Yohei Takahashi,
“Si nous demandons des signatures, c’est généralement qu’il s’agit de documents très importants. Nous devions faire appel à une société de courrier express comme DHL ou OCS, mais c’était très cher.”
Daiichi Jitsugyo Asia needed a faster, more cost-effective way to send and receive internal and customer-facing documents that suited its international operations. That’s when they turned to Dropbox Sign.
“Before we started using HelloSign [now Dropbox Sign], we compared how many envelopes we used monthly, how many documents we printed, and how much we spent sending them overseas. We concluded that HelloSign [now Dropbox Sign] was worth the subscription cost.”
Signatures numériques rapides et sans frontières
To reduce the time for customers and employees to send and sign documents internationally, Daiichi Jitsugyo Asia implemented Dropbox Sign.
Grâce à l’intégration de la technologie de signature électronique, ses équipes n’ont plus besoin d’attendre que les documents papier arrivent d’un autre pays, de planifier leur acheminement vers une entreprise, puis d’attendre qu’on les signe et les renvoie via un autre service de courrier. Désormais, les intéressés reçoivent simplement un e‑mail et peuvent signer immédiatement sur leur ordinateur ou leur appareil, ce qui fait gagner du temps aux deux parties.
De plus, Daiichi Jitsugyo Asia a réalisé des économies considérables sur l’ensemble du processus de signature des documents. Comme l’indique Hiroki Koumura, directeur RH :
“When we sent paper documents, we’d use DHL instead of standard airmail because it was more secure. But it was also very expensive. Now we have cut delivery costs by substituting paper documents for digital HelloSign [now Dropbox Sign] documents. We compared HelloSign [now Dropbox Sign] to two or three other products. HelloSign's [now Dropbox Sign] price and ease-of-use were the best.”
Cette facilité d’utilisation a joué un rôle clé dans l’adoption de la signature électronique par Daiichi Jitsugyo Asia. Il était essentiel que les partenaires de Daiichi Jitsugyo Asia comprennent rapidement comment répondre aux demandes de signature sans avoir besoin d’être guidés par l’équipe japonaise. Tan Ming Wei, responsable RH, explique :
“Sometimes when we would ask somebody to sign a document, we need to explain how the digital signing process works. This would cause anxiety and take time to explain. But with HelloSign [now Dropbox Sign], we don't have this challenge because it is a user-friendly product and everyone easily understands how to use it.”
Dropbox Sign has made life easier on the Daiichi Jitsugyo Asia’s team, too. Now they can track documents in real-time, so they know who has signed and who they are still waiting on.
What’s more, because Daiichi Jitsugyo Asia was already a Dropbox customer, the integration between Dropbox Sign and Dropbox took ease-of-use to a whole new level. The Dropbox Sign-Dropbox integration means documents are automatically secured and stored in Daiichi Jitsugyo Asia’s existing folders, so there’s no need to spend time moving documents between the two tools. Hiroki Koumura says,
“Avec Dropbox, nos documents signés sont enregistrés automatiquement dans des dossiers faciles d’accès. Retrouver des contrats signés est donc un jeu d’enfant pour notre personnel.”
Accélération du processus de signature des contrats internationaux
L’ancien processus d’impression, de signature et d’envoi de documents dans le monde entier prenait plusieurs jours. En adoptant un système de signatures électroniques que ses administrateurs et ses clients peuvent utiliser à tout moment et en tout lieu, Daiichi Jitsugyo Asia a considérablement réduit les délais de signature pour les documents de son assemblée générale annuelle comme pour ses communications commerciales. Comme l’explique Yohei Takahashi, directeur de Daiichi Jitsugyo Asia :
"Nous pouvons facilement suivre l’avancement des signatures et identifier qui n’a pas encore signé chaque document. Même si un signataire est en déplacement ou vient juste de quitter son bureau, nous pouvons toujours lui demander une signature."
Élimination des frais d’acheminement des documents
En éliminant le stylo et le papier de son processus de signature, Daiichi Jitsugyo Asia a réduit les coûts d’impression et de livraison associés à l’acheminement de documents sensibles dans le monde entier.
Dropbox Sign-Dropbox integration for automatic document storage
With Dropbox Sign and Dropbox integration, Daiichi Jitsugyo Asia automatically and securely stores every document in its company Dropbox account after it’s been signed — making every document easy to find and saving its team hours of administrative work transferring documents between different systems.
Quelle est la suite pour Daiichi Jitsugyo Asia ?
Already using Dropbox company-wide and Dropbox Sign in its Singapore offices, Daiichi Jitsugyo Asia’s next move is to roll out Dropbox Sign internationally, making the signing processes streamlined across the entire business.
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