Flow Healthcare fait économiser 600 $ par employé à ses clients grâce à Dropbox Sign
Flow Healthcare est un logiciel tout-en-un de gestion clinique et administrative destiné aux équipes de santé. Ses produits optimisent les workflows et réduisent les coûts à tous les niveaux, que ce soit pour le recrutement, la gestion, la formation ou l’engagement.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
Résultats
Simplification des workflows qui ont permis aux clients de Flow Healthcare d’économiser 600 $ par employé
Réduction du temps consacré aux tâches administratives de 50 % pour le client Beam Healthcare
Implémentation réalisée par un seul développeur en seulement quelques semaines
Profil de l’entreprise
Le recrutement d’un professionnel de santé est un processus complexe
En plus des fichiers habituels liés aux avantages sociaux et aux assurances par exemple, le recrutement d’employés médicaux implique également des fichiers spécifiques contenant des informations importantes (autorisations d’exercer, expérience, formations en cours, suivi de l’activité, erreurs médicales, etc.). En plus des vérifications habituelles menées par l’employeur au niveau national et local, une série de contrôles supplémentaires spécifiques au domaine de la santé est nécessaire.
Et ce n’est pas tout. Pour Beam Healthcare, un client de Flow Healthcare proposant un réseau de professionnels de santé aux hôpitaux distants et aux services de télémédecine en ligne, le recrutement de prestataires prévoyait de multiples formulaires papier à remplir en plusieurs exemplaires. “Lorsque Beam Healthcare recrutait un prestataire, celui-ci devait remplir un formulaire de candidature. Beam Healthcare procédait alors aux vérifications d’usage. Mais pour que ce même prestataire puisse travailler dans trois ou cinq établissements de santé différents, il devait remplir une nouvelle demande de candidature pour chaque établissement qui procédait ensuite à ses propres vérifications. Imaginez la charge administrative que représente toute cette paperasse pour le prestataire et le personnel administratif. Ce processus d’un autre âge est frustrant pour les soignants qui évitent parfois d’être accrédités dans plusieurs établissements. Si nous voulons améliorer l’accès aux soins, il est nécessaire de se concentrer sur la qualité des processus et non pas uniquement sur la hausse du nombre de prestataires”, déclare Sarjoo Patel, directeur général de Flow Healthcare. Plus grave : si cet hôpital faisait partie d’un groupe important avec des établissements satellite, le prestataire devait remplir les mêmes documents et subir les mêmes vérifications pour chaque établissement.
L’ensemble du processus de recrutement contraignait les professionnels de santé à renseigner sans cesse les mêmes informations au lieu de pouvoir consacrer ce temps à leurs patients. C’est pour cette raison que Flow a eu recours à Dropbox Sign pour simplifier les procédures administratives dans le secteur médical.
« Grâce à Flow, nous avons économisé 600 $ par employé et avons réduit de 50 % le temps consacré aux tâches administratives pour Beam. Tout cela, nous le devons en grande partie à Dropbox Sign et à la façon dont cette solution a automatisé le traitement d’un grand nombre de documents pour nous. »
Des formulaires numériques rapides à ne remplir qu’une fois
Pour réduire le nombre de formulaires que les prestataires doivent remplir lorsqu’ils travaillent dans d’autres hôpitaux, Flow a mis en place des modèles automatisés à l’aide de Dropbox Sign API. Comme l’explique Sarjoo Patel : « Une fois que les professionnels de santé sont embauchés, la proposition de valeur de Flow et Dropbox Sign pour nos clients du secteur de la santé réside dans la réduction du nombre de documents identiques à remplir. Des modèles sont créés dans Flow pour les formulaires de candidature papier dont les hôpitaux ont besoin. Ainsi, lorsqu’un hôpital en fait la demande, ces formulaires sont automatiquement remplis grâce à l’intégration avec Dropbox Sign API, qui est connecté à notre base de données. Il suffit au prestataire de lire le document et de le valider. Une fois recruté, il n’a plus aucun autre document papier à remplir ».
Mais tous les établissements de santé ne fonctionnent pas de la même façon. Les modèles de Flow doivent donc être flexibles. « Notre abonnement Dropbox Sign permet aux clients de Flow de personnaliser leurs modèles. Ils peuvent ainsi importer leurs propres documents PDF et ajouter les champs de données spécifiques dont ils ont besoin. Les clients ont donc la possibilité d’adapter certains de leurs documents de base », déclare Chance Hammacher, développeur Full Stack chez Flow.
Outre la rapidité et la simplicité d’utilisation, Flow a fait en sorte d’offrir une expérience utilisateur fluide de bout en bout pour le traitement des documents. « Nous avons été très satisfaits de la fonctionnalité de formulaire intégrée proposée par Dropbox Sign. Elle nous a permis de garder tous nos utilisateurs sur un seul système sans compromettre la sécurité », poursuit le développeur. « Nous avons choisi la marque blanche Dropbox Sign pour proposer à nos clients une expérience plus personnalisée lorsqu’ils utilisent des signatures électroniques. »
Pour simplifier davantage les procédures administratives médicales, Flow Healthcare a également fait appel à HelloWorks afin d’automatiser la vérification des antécédents, qui prend souvent beaucoup de temps. “Notre principal cas d’usage pour HelloWorks est la vérification des antécédents. Nous envoyons nos demandes par e‑mail ou par SMS avec un message du type : ‘Pourriez-vous remplir ce formulaire pour ce prestataire qui postule pour tel poste’”, explique Sarjoo Patel.
En tant que solution de gestion de l’ensemble du cycle de vie des employés, Flow Healthcare propose également des modèles via HelloWorks pour les documents RH internes. Supposons que vous souhaitiez envoyer un document interne à partir d’un système de déclaration de revenus. Grâce à HelloWorks, Flow Healthcare a également intégré cette fonctionnalité directement dans sa plateforme.
Avec un tel nombre de formulaires et de processus complexes à automatiser, on pourrait s’attendre à ce que l’intégration de Dropbox Sign API avec la plateforme de Flow demande un certain temps. Mais comme l’observe Chance Hammacher, « l’intégration n’a pas pris longtemps, quelques semaines tout au plus, avec un seul développeur. La documentation était bien faite. Elle comportait des indications claires pour le workflow que nous avons utilisé. Nous avons pu tester notre système facilement et résoudre tous nos problèmes avant de nous lancer avec Dropbox Sign ».
Cette intégration accélérée est arrivée à point nommé pour les clients de Flow, en particulier pour Beam. Pendant la pandémie, Beam a dû recruter et intégrer du personnel soignant rapidement et à grande échelle pour développer son service de télémédecine. « Ils ont dû recruter pour soulager la pression exercée sur les hôpitaux », explique Sarjoo Patel. Grâce à l’intégration rapide de Flow avec Dropbox Sign API, 48 heures ont suffi à Beam pour réaliser ses premières embauches.
Réduction du temps consacré aux tâches administratives de 50 %
L’utilisation de Dropbox Sign API pour renseigner automatiquement les documents et réduire le nombre de formulaires à remplir en plusieurs exemplaires par les prestataires a permis au client de Flow, Beam, de réduire de 50 % le temps que son personnel consacre aux formalités administratives et de réaliser une économie d’environ 600 $ par employé.
Satisfaction des employeurs et des employés
Amy Faust, responsable des activités commerciales, CPMSM & CPCS, explique :
« Dropbox Sign a aidé Flow à effectuer les vérifications d’usage, comme la vérification des antécédents, de façon systématique. Cela a permis d’accélérer les délais d’exécution et d’améliorer le bien-être des employés en leur évitant d’avoir à imprimer, remplir, numériser et importer différents documents. Cela a également soulagé les employeurs, car les documents étaient plus faciles à lire et tous les champs obligatoires étaient renseignés dès la première fois. »
Intégration en quelques semaines par un seul développeur
Grâce à une documentation détaillée facile à suivre et à une équipe d’assistance prête à aider Flow en cas de problème, quelques semaines ont suffi pour qu’un développeur intègre à lui seul Dropbox Sign API.
Quelle est la suite pour Flow Healthcare ?
Flow Healthcare attire un grand nombre d’équipes médicales, après avoir su convaincre des clients tels que Beam Healthcare, Pivotal Health et CVC Health Care. Depuis le premier jour, Flow Healthcare a limité l’utilisation du papier et prévoit de continuer à éliminer les difficultés liées au papier dans le monde médical.
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