EqualTo utilise la signature électronique pour accélérer ses processus d’embauche et de clôture de contrats.
EqualTo est une start‑up berlinoise qui aide les équipes logicielles à intégrer les feuilles de calcul dans leurs produits.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
Résultats
Réduction des coûts en automatisant les tâches manuelles
Processus de recrutement raccourci de trois à cinq jours
Envoi de demandes de signature à distance directement aux signataires
Profil de l’entreprise
La signature manuelle des contrats ralentit le recrutement et les transactions
L’équipe EqualTo a développé une technologie de feuille de calcul à destination des ingénieurs logiciels. Ils peuvent ainsi facilement intégrer les fonctionnalités de feuille de calcul dans leurs produits.
En tant qu’entreprise d’informatique, EqualTo cherche en permanence à automatiser et à optimiser ses processus. Le recrutement était clairement un des domaines où EqualTo manquait d’efficacité en interne. Sur un marché de l’emploi concurrentiel, tout ralentissement dans le processus peut vous coûter de bons candidats, du temps et de l’argent. Pour EqualTo, le processus de recrutement pouvait être retardé non seulement par la nécessité d’obtenir des signatures manuscrites, mais également parce que quatre documents différents devaient être envoyés par courrier. Ces contrats sont notamment un contrat de travail, un accord de confidentialité, un accord d’utilisation d’Internet privé et un accord sur les actions, sans oublier les éventuels documents d’obtention de visa.
« Imaginons que vous embauchiez quatre ou cinq personnes sur un mois. Il existe déjà tellement de documents qui doivent être signés. Le faire sur papier est une vraie perte de temps et très inefficace », déclare Dmitri Kemenev, vice‑président des finances et des opérations chez EqualTo. En plus, en raison des jours perdus à attendre les documents, les nouvelles recrues risquent de recevoir et d’accepter une offre concurrente à celle d’EqualTo dans l’intervalle.
Outre la volonté d’embaucher les meilleurs talents, il est également essentiel pour EqualTo de signer des contrats le plus rapidement possible. Avec les clients et les fournisseurs tiers, EqualTo doit faire signer un large éventail de documents, notamment des contrats de vente, des accords de confidentialité, des formulaires destinés aux fournisseurs et des contrats avec les sous-traitants. Mais le processus peut s’éterniser si les documents sont envoyés par courrier. Une fois envoyé par courrier, un document peut mettre plusieurs jours à arriver. La personne qui reçoit le document (qui peut ne pas être le destinataire prévu) doit apporter le contrat au signataire. « Il est important que les documents soient signés rapidement. Il n’est évidemment pas question de perdre du temps à les imprimer, se rendre au bureau de poste et les envoyer par courrier. Comment savoir à quel moment les documents sont réellement réceptionnés ? », explique Dimitri Kemenev.
Le rôle de la signature électronique a été essentiel dans la réussite du recrutement et de la stratégie commerciale globale d’EqualTo, et c’est pour cela que l’entreprise s’est tournée vers Dropbox Sign.
« L’utilisation de la signature électronique dans le processus de recrutement nous permet de gagner entre trois à cinq jours... Nous sommes en mesure d’embaucher de bons candidats parce que nous sommes plus rapides que les autres entreprises, et nous sommes plus rapides parce que Dropbox Sign nous aide. »
Les signatures électroniques simplifient le recrutement et la signature des contrats
Dmitri Kemenev et les fondateurs d’EqualTo utilisaient Dropbox Sign dans leur entreprise précédente. Convaincus que Dropbox Sign saurait leur procurer l’efficacité nécessaire à leur nouvelle start‑up, ils ont déployé la signature électronique dès le départ.
Conformément à la législation allemande, les contrats de travail doivent être signés à l’encre. EqualTo utilise Dropbox Sign pour signer d’abord ces contrats électroniquement, en signe de bonne foi, ce qui lui permet de sécuriser les candidats alors même que les nouvelles recrues attendent de sceller officiellement l’accord avec des contrats physiques.
Pour les autres documents d’embauche, comme les accords de confidentialité, les accords d’utilisation d’Internet privé et les accords sur les actions, EqualTo peut uniquement s’appuyer sur la signature électronique, ce qui accélère l’intégration et rend le processus d’embauche plus efficace de manière générale.
« L’utilisation de la signature électronique dans le processus de recrutement nous permet de gagner trois à cinq jours », explique Dmitri Kemenev. « Elle est cruciale dans le processus de recrutement. Nous sommes en mesure d’embaucher de bons candidats parce que nous sommes plus rapides que les autres entreprises, et nous sommes plus rapides parce que Dropbox Sign nous aide. »
Faire signer les documents aux clients et fournisseurs est également beaucoup plus simple. Au lieu de passer par un processus fastidieux consistant à envoyer des documents par courrier en espérant qu’ils parviennent à la bonne personne en temps voulu, la signature électronique permet à EqualTo d’envoyer facilement les documents directement à la personne qui a le pouvoir de les signer, ce qui accélère les ventes et les accords de gestion des sous-traitants.
De plus, grâce au suivi en temps réel des documents de Dropbox Sign, EqualTo dispose d’une visibilité totale sur le statut des contrats. Son équipe sait donc si un signataire a reçu ou consulté un contrat et quand il est temps d’en assurer le suivi. « Au lieu d’envoyer des contrats par courrier, dans un monde où tout se fait à distance, Dropbox Sign nous permet d’obtenir des signatures rapidement. Avec Dropbox Sign, vous pouvez également voir le statut des signatures, savoir qui a déjà signé et qui ne l’a pas fait, et vous pouvez configurer des rappels automatiques. Je pense que le principal avantage est qu’il permet de gagner un temps précieux », explique Dmitri Kemenev.
La simplification du processus a permis à l’équipe d’EqualTo de gagner du temps et de se concentrer sur des priorités plus impérieuses. Par le passé, un responsable administratif aurait été chargé d’envoyer, de recevoir et de suivre tous ces contrats et documents connexes. En automatisant ces tâches administratives à l’aide de la signature électronique, EqualTo évite de recruter du personnel supplémentaire pour réaliser ce travail répétitif.
Dropbox Sign renforce l’efficacité
Processus de recrutement raccourci de trois à cinq jours
L’envoi de la plupart des documents d’embauche via Dropbox Sign a permis d’accélérer le processus de recrutement et de réduire les risques que les candidats acceptent une offre concurrente.
Paperasse éliminée
EqualTo n’a pas eu besoin d’engager un responsable administratif pour jongler avec l’envoi et la collecte de signatures par courrier.
Demandes de signature envoyées à distance directement aux signataires
Grâce à la signature électronique, EqualTo peut échanger des demandes de signature directement avec les personnes concernées, ce qui évite les étapes superflues et la perte de temps inhérente à l’attente de documents.
Quelle est la suite pour EqualTo ?
Créée il y a deux ans, EqualTo est une entreprise qui se trouve actuellement en phase d’amorçage. L’étape suivante est l’obtention d’un financement de série A, un exploit que la start‑up espère concrétiser d’ici 2024 ou plus tôt. Selon Dmitri Kemenev, « Tout dépend de la situation du marché. Pour l’instant, la situation est relativement calme du côté des investissements, mais nous sommes très optimistes quant à l’évolution de la situation. Une fois que nous aurons atteint la série A, nous passerons probablement à l’échelle supérieure et multiplierons les embauches. »
La signature électronique restera également un élément essentiel des processus opérationnels globaux d’EqualTo. « Cela ne va pas disparaître. Chaque fois que ce sera possible, nous utiliserons les signatures électroniques », explique Dmitri Kemenev. « J’anticipe une croissance du volume des signatures électroniques au fur et à mesure que nous nous développerons. Il n’y a aucune raison de penser que le volume va stagner ou même baisser. »
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