Dropbox Sign permet à Ana Law Group d’obtenir la signature des clients pour des contrats importants, sans avoir à les rencontrer en personne.
Ana Law Group est une entreprise spécialisée dans le droit de la propriété intellectuelle, en particulier dans la protection des brevets, des marques commerciales et des droits d’auteur. Grâce à l’utilisation de Dropbox Sign, l’entreprise a réussi à améliorer l’expérience client et à accélérer le processus de protection d’idées très lucratives.
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Protéger des idées très lucratives
Ana Juneja a créé Ana Law pour faciliter le droit des marques, des brevets et de la propriété intellectuelle. Créé en 2021, le cabinet a reçu plus de huit prix et distinctions ainsi qu’un taux de réussite des clients de 100 %. Juneja était déterminée à maintenir sa structure d’entreprise allégée tout en facilitant la vie de ses clients, ce qui l’a amenée à explorer un logiciel de signature de documents qui pourrait faire office d’une solution à guichet unique.
L’industrie juridique a acquis la réputation d’utiliser une technologie archaïque et dépassée. Dans un secteur qui facture généralement à l’heure, l’efficacité et la vitesse ne sont pas toujours une priorité. Cependant, l’avocate Ana Juneja savait qu’il y existait une meilleure façon de travailler avec les clients : supprimer les incitations à travailler lentement et adopter les nouvelles technologies au fur et à mesure qu’elles se présentaient.
L’équipe juridique de Juneja chez Ana Law possède désormais plus de 25 ans d’expérience combinée dans la gestion du droit de la propriété intellectuelle. Avec plus de 6 000 brevets déposés dans plus de 190 pays, l’entreprise facture des frais forfaitaires pour son travail acharné en matière de brevets, de marques de commerce et de droits d’auteur. « Je suis déterminée à faire les choses de manière plus efficace pour obtenir des résultats concrets pour mes clients », explique Juneja.
Juneja est fière de jouer un rôle important dans le parcours du client et estime que l’efficacité est le moyen le plus efficace de résoudre les dossiers de propriété intellectuelle. Bien qu’elle n’ait pas peur d’ajouter des options à sa pile technologique, elle ne veut pas rendre la tâche plus complexe pour ses clients. À l’ouverture de son cabinet d’avocats, Juneja ne disposait que des logiciels de base (Dropbox, un compte sur un réseau social et une application d’agenda). Elle croit fermement que ses clients méritent d’avoir accès à une technologie et des processus plus simples qui leur permettent de parcourir les dossiers de propriété intellectuelle.
La plus grande frustration pour de nombreux clients de Juneja était l’absence d’un processus simple de signature de document. La signature de documents traditionnelle comporte des dizaines d’étapes, allant de l’envoi de copies papier de documents à la numérisation du travail terminé. S’appuyer sur un outil de signature numérique pourrait en faciliter une grande partie, ce qui profiterait à ses clients et à son entreprise.
« Avec Dropbox Sign, nous n’avons pas à ériger de nombreuses barrières entre les clients et nous. Ils ne sont pas obligés de nous envoyer des papiers par courrier : en un clic, les documents sont signés. Nous travaillons avec de nombreux cadres et conseillers juridiques internes, ce qui fait que nos clients gagnent du temps. Ainsi, en optimisant tout ce processus, en facilitant la vie de mes clients, ils peuvent accomplir plus de choses, et ça, ils adorent. »
Des outils de signature fluides pour réduire la charge des clients
Juneja a exploré plusieurs options possibles pour intégrer des outils de signature de documents dans son entreprise. Cependant, bon nombre de ces outils se sont révélés complexes ou inefficaces, ce qui ne correspondait pas à son approche commerciale. Certaines options, dont DocuSign, étaient trop complexes et difficiles à mettre en place. Mais quand elle a découvert Dropbox Sign, Juneja a su qu’elle avait trouvé la solution parfaite.
« Tout ce que j’avais à faire était de renseigner dans mon adresse e-mail, puis c’était parti », explique Juneja. « Je pouvais importer un contrat et l’envoyer en deux secondes. »
Avant Dropbox Sign, Juneja utilisait un service Dropbox. Elle avait démarré son activité en utilisant le stockage Dropbox pour les documents des dossiers, y compris les accords de confidentialité, les contrats de vente, de licence et les achats de brevets. Elle était enthousiaste à l’idée de s’inscrire à une extension d’un service qu’elle avait déjà utilisé et dont elle était satisfaite.
L’intégration Dropbox Sign s’est avérée très simple. Juneja a terminé le processus d’inscription en quelques minutes et, ce faisant, a établi une connexion fluide avec son espace de stockage Dropbox existant. Le résultat était sans appel : un processus de signature de documents organisé et efficace que ses clients pouvaient utiliser sans se rendre dans un bureau physique. La mise en page adaptée aux mobiles de Dropbox Sign permet à ses clients d’importer facilement des documents sur leurs appareils mobiles.
« Dans d’autres cabinets d’avocats, un assistant juriste devrait préparer, imprimer et transporter des documents », explique Juneja. « Avec Dropbox Sign, en deux clics, l’ensemble du processus est effectué. Les gens peuvent signer des documents, cliquer sur Terminer et importer leurs documents de n’importe où. Peu importe si leurs documents sont sur des appareils différents. Où qu’ils se trouvent, quel que soit l’appareil qu’ils utilisent, Dropbox Sign est fonctionnel. »
Un autre avantage de l’utilisation de Dropbox Sign chez Ana Law est le niveau de sécurité supplémentaire. Juneja a pleinement confiance dans l’infrastructure distribuée par la plateforme et le chiffrement AES 256 bits. « Je n’ai pas à m’inquiéter qu’un document tombe entre de mauvaises mains », explique Juneja. « Je n’ai pas à m’inquiéter du manque de protection de mes clients. »
Dropbox Sign garantit également le respect des horodatages et permet à Juneja de personnaliser les formulaires en fonction de ses besoins. Par exemple, elle peut exiger des initiales sur chaque page pour vérifier qu’un client a lu cette section.
Amélioration de l’expérience client grâce à une documentation plus simple
Non seulement Juneja dispose d’options plus efficaces pour stocker et signer des documents, mais elle peut également créer des accords de confidentialité et des accords déjà remplis que les clients peuvent signer et renvoyer presque instantanément.
Juneja s’appuie également fortement sur l’automatisation pour rendre la relation entre le stockage et les signatures encore plus fluide. Tout d’abord, les clients signent des documents spécifiques et les renvoient pour vérification. Les documents sont ensuite placés dans des dossiers clients afin que tout le monde puisse accéder aux bons fichiers au bon moment. Ce processus de signature numérique de bout en bout permet d’économiser jusqu’à deux personnes en temps d’administration, ce qui permet à Juneja de répondre rapidement aux besoins des clients sans avoir à imprimer ou à rechercher des documents.
« Avec Dropbox Sign, je n’ai jamais regretté mon choix », déclare Juneja. « Dropbox fait exactement ce qu’il dit qu’il va faire, et aucun de mes collaborateurs n’a eu de problème avec la plateforme. »
Dropbox Sign a permis à Juneja de créer une meilleure expérience client et un flux de travail d’administration plus simple. Elle continue de chercher de nouvelles façons d’automatiser son entreprise et est confiante dans sa relation avec les produits Dropbox. Plus son organisation continue de croître, dit-elle, plus elle compte sur Dropbox pour gérer rapidement, efficacement et en toute transparence ses documents.
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