Avec Dropbox Sign, AdvicePay consacre deux fois moins de temps à la gestion des contrats utilisateur
AdvicePay est une plateforme cloud qui offre des solutions de facturation et de paiement conçues pour être utilisées dans le cadre d’une planification financière de paiement à l’acte par des planificateurs individuels et des entreprises de toutes tailles. Il s’agit du premier et du seul système de paiement certifié RIA pour les planificateurs financiers. Il assure une intégration flexible avec les fonctionnalités de facturation et de paiement, la sécurité des données, le traitement des paiements et bien plus, dans le respect des réglementations SEC et locales.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
AdvicePay a été fondé par des conseillers financiers de renom, Alan Moore et Michael Kitces. Depuis longtemps, ils pensent que le modèle innovant de rémunération à l’acte est l’avenir de la planification financière. La création d’une plateforme de facturation et de paiement pour favoriser cette stratégie de croissance s’est faite tout naturellement.
Dans la première version de leur application, les utilisateurs AdvicePay (les conseillers) pouvaient uniquement envoyer des factures aux clients et en percevoir le paiement. Ils devaient utiliser un autre logiciel pour signer les documents, ce qui signifiait que leurs clients devaient également utiliser plusieurs systèmes pour travailler avec un conseiller. Toute la procédure prenait du temps et favorisait les erreurs de saisie de données, ce qui retardait les paiements ou impliquait de rembourser le client si les données du contrat et de la facture ne correspondaient pas et compliquait l’ajout de nouveaux clients.
L’intégration de la gestion des transactions numériques dans la plateforme AdvicePay s’est faite tout naturellement pour associer les factures aux contrats. Il était essentiel de simplifier le processus d’ajout de nouveaux clients pour chaque conseiller financier et de trouver un moyen pour qu’AdvicePay puisse répondre aux besoins des grandes entreprises, de plus en plus nombreuses à faire appel à AdvicePay.
Comme l’indique Joe Timmer, responsable du développement : “Nous avons choisi DocuSign pour les signatures électroniques en juillet 2018, pour faciliter la synchronisation entre factures et contrats, mais nous avons passé trois mois à essayer d’implémenter la solution. Nous voulions un seul compte de signature électronique authentifié pour contrôler la sécurité, et pour que l’intégralité de l’expérience utilisateur se déroule dans notre application. Nous avons finalement détecté une faille de sécurité majeure dans les flux intégrés de DocuSign, à savoir que nos clients pouvaient voir les données d’autres clients.
Nous avons signalé le problème à l’assistance DocuSign, mais au bout de quelques semaines, ils ont déclaré que ce comportement était intentionnel, qu’il aurait dû être documenté, puis ils ont clôturé notre ticket d’assistance. C’était inquiétant, car nous étions en train d’investir massivement dans la technologie et voulions lui donner un rôle clé dans notre solution.”
“Nous avons atteint notre objectif : ajouter des signatures électroniques en quelques clics et supprimer un workflow externe pour nos utilisateurs. Nous passions deux à trois fois plus de temps qu’aujourd’hui à créer et à associer les factures aux contrats, maintenant c’est automatique. Nous avons ainsi divisé par deux le temps que les conseillers consacrent à la gestion des contrats.”
Fin octobre 2018, l’équipe de Joe Timmer a contacté Dropbox Sign. En moins de deux semaines, elle avait testé, conçu et lancé l’API. « J’ai immédiatement senti que l’équipe HelloSign [désormais Dropbox Sign] comprenait ce que je disais et quels étaient nos objectifs. Lors des tests, l’assistance répondait à toutes nos questions dans l’heure qui suivait, avec des réponses toujours très pertinentes.
L’expérience intégrée nous permet maintenant d’offrir une expérience utilisateur parfaitement fluide qui associe les factures aux contrats correspondants. L’interface en marque blanche nous permet d’offrir notre propre expérience de signature électronique, de la rendre transparente pour nos utilisateurs et de nous assurer qu’ils n’ont pas besoin de quitter AdvicePay pour effectuer des transactions.
Contrairement à DocuSign, HelloSign [désormais Dropbox Sign] permet d’ajouter autant de champs de fusion que nous voulons et de contrôler la conception et l’interface intégrée. Nos développeurs peuvent créer des modèles avec différents champs, tels que des signatures, des initiales, des zones de texte et des cases à cocher. Les champs préremplis [de la plateforme] fusionnent ensuite ces données dans la facture et les synchronisent automatiquement avec le contrat. C’est exactement ce que nous voulions proposer aux conseillers et aux entreprises de toutes tailles », ajoute Joe Timmer.
La synchronisation parfaite entre les factures et les contrats améliore les résultats des conseillers
« Lorsqu’un utilisateur crée une facture dans AdvicePay, notre application génère automatiquement un contrat dans HelloSign [désormais Dropbox Sign] et y ajoute le montant facturé et d’autres champs de données clés afin que les documents soient parfaitement synchronisés.
Désormais, les utilisateurs ne touchent plus au contrat, car il est entièrement contrôlé via l’API à partir des données de notre système. Ils n’ont jamais à quitter AdvicePay : ils peuvent gérer, suivre et télécharger tous leurs contrats depuis notre application. Grâce à la synchronisation entre les données de la facture et celles du contrat, ils peuvent équilibrer les comptes créditeurs et les comptes débiteurs et ainsi améliorer considérablement leurs résultats », explique Joe Timmer.
Les conseillers passent deux fois moins de temps à gérer les contrats
Comme Dropbox Sign est intégré à l’application AdvicePay, les utilisateurs n’ont qu’à sélectionner un des modèles Dropbox Sign pour créer un contrat. Comme l’indique Joe Timmer, « nous avons atteint notre objectif : ajouter des signatures électroniques en quelques clics et supprimer un workflow externe pour nos utilisateurs.
Nous passions deux à trois fois plus de temps qu’aujourd’hui à créer les factures et à les associer aux contrats. Maintenant, c’est automatique, ce qui a divisé par deux le temps que nos conseillers consacrent à la gestion des contrats.”
Élargissement de l’activité aux grandes entreprises de la fintech
L’intégration de la gestion des transactions numériques permet de faire entrer AdvicePay sur le marché des grandes entreprises. Comme l’indique Joe Timmer, « cela faisait un an que nous étions en pourparlers avec l’un des plus importants courtiers négociants. Lorsqu’il a appris que nous avions intégré les signatures électroniques à notre workflow avec HelloSign [désormais Dropbox Sign], il a tout de suite été prêt à conclure un marché et a signé très rapidement.
Nous avons récemment mis en place un partenariat avec TD Ameritrade et d’autres grandes entreprises. De telles entreprises (qui comptent 100 à 1 000 conseillers) établissent des contrats pour à peu près tout.
Les signatures électroniques ont été l’élément clé qui a permis à AdvicePay d’intégrer le monde des grandes entreprises et ainsi d’atteindre nos objectifs”.
Amélioration de 30 % des résultats des grandes entreprises clientes d’AdvicePay
Ce qui fait la différence pour les grandes entreprises, c’est de réduire les coûts liés à la gestion des données et aux tâches administratives, ces dernières ayant un impact direct sur leurs résultats. Grâce à la synchronisation des factures et des contrats d’AdvicePay et à la possibilité offerte aux conseillers de voir le statut des contrats et des règlements directement sur la plateforme, les grandes entreprises consacrent désormais moins de temps aux tâches administratives.
De plus, pour les grandes entreprises qui payaient également un forfait pour les documents électroniques, l’intégration avec Dropbox Sign a également éliminé ces coûts.
« HelloSign [désormais Dropbox Sign] permet à notre plateforme d’éliminer les erreurs de concordance entre les factures et les contrats, et nos entreprises clientes peuvent ainsi utiliser autrement le temps qui était consacré à gérer et résoudre ces incohérences. Les entreprises peuvent ainsi améliorer leurs résultats de 30 % », ajoute Joe Timmer.
Quelle est la suite pour AdvicePay ?
AdvicePay a réussi à créer une application intégrée, simple d’utilisation et conforme aux normes en vigueur, et est parvenu à rentrer sur le marché des grandes entreprises. L’objectif actuel est de développer l’offre de services pour toucher un public plus vaste.
« Nous ajoutons d’autres workflows de signature électronique pour les grandes entreprises afin que nos utilisateurs puissent également simplifier la facturation des actifs sous gestion tout comme la facturation à l’acte. Nous sommes convaincus que notre partenariat avec HelloSign [désormais Dropbox Sign] nous permettra d’atteindre cet objectif », déclare Joe Timmer.
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Dropbox Sign est le moyen le plus simple pour les entreprises d’envoyer, de recevoir et de gérer des signatures électroniques juridiquement contraignantes. Pour en savoir plus sur notre API de pointe, consultez notre documentation pour les développeurs, ou créez un compte de développeur gratuit pour tester l’API. Si vous vous demandez quel produit Dropbox Sign vous conviendrait le mieux, planifiez une démonstration avec l’équipe Dropbox Sign API pour savoir comment nous pouvons simplifier vos processus.
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