Dropbox Sign fait gagner du temps aux équipes RH et de vente et élimine les erreurs
Process Street aide les entreprises à gérer leurs tâches quotidiennes, à simplifier leurs processus et à améliorer leur efficacité globale par l’intermédiaire d’un logiciel d’automatisation des workflows sans code.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
Résultats
Fournit des fonctionnalités de signature électronique à plus de 5 000 applications clientes Process St.
30 minutes
Permet de gagner 30 minutes par modèle
Moins d’erreurs de saisie des données
Profil de l’entreprise
Faire passer l’automatisation des workflows au niveau supérieur
Lorsque le monde entier s’est tourné vers les outils numériques afin de remplacer les processus papier traditionnels utilisés pour l’intégration des employés et les propositions commerciales notamment, un phénomène inattendu s’est produit : les équipes ont dû gérer un nombre croissant d’outils pour mener à bien ces processus.
Passer d’un outil à l’autre est non seulement chronophage pour les employés, mais cette pratique est aussi associée à un risque accru d’erreurs. En effet, les employés sont amenés à copier-coller des informations comme des numéros de sécurité sociale, des codes banque ou des adresses entre les différents outils.
Process Street a créé une plateforme d’automatisation des workflows sans code pour aider les entreprises à accélérer leurs processus quotidiens. « Chaque entreprise dispose d’un processus reproductible dont l’efficacité peut être améliorée. C’est ce que fait Process Street », déclare Ashley Chain, directrice des ressources humaines et des opérations chez Process Street.
Cependant, un grand nombre de ces processus, tels que l’intégration des employés et la préparation des propositions commerciales, impliquent de remplir des informations et de demander des signatures. Process Street n’était pas étranger à l’utilisation des signatures électroniques pour ces tâches, mais le précédent outil de signature électronique de l’entreprise souffrait d’une mauvaise interface et ne pouvait pas être intégré aux workflows internes de Process Street. Process Street devait donc utiliser un outil distinct pour signer des documents, et les clients de l’entreprise étaient confrontés au même dilemme.
Du côté des ressources humaines, ce manque d’efficacité entraîne des ralentissements au niveau des offres d’emploi, de l’intégration et des promotions, ce qui peut entraîner la perte de bons candidats.
Du côté des ventes, l’obtention de devis et la conclusion de ventes peuvent s’éterniser. Ces ralentissements sont source de frustration pour les prospects et peuvent compromettre des opportunités de vente.
Pour résoudre ce problème, Process Street s’est mis à la recherche d’une solution de signature électronique qui offrirait à son équipe et à ses clients une fonctionnalité de signature électronique afin de concevoir des workflows complets.
Il n’a pas fallu attendre longtemps pour que Process Street découvre Dropbox Sign.
« En automatisant le processus de rédaction des contrats, je gagne au moins 30 minutes chaque fois que j’envoie une promesse d’embauche à une nouvelle recrue avec Dropbox Sign. »
Dropbox Sign ajoute une fonctionnalité de signature fluide à Process Street
Process Street intègre la fonctionnalité de signature Dropbox Sign aux workflows grâce à l’automatisation Zapier.
Ainsi, Process Street et ses clients peuvent tirer parti des plus de 800 modèles de workflows de l’entreprise ou créer leurs propres workflows pour accomplir les tâches qui nécessitent des signatures, comme l’intégration des employés, la vérification des antécédents ou la signature de contrats de vente. Lorsqu’ils envoient des demandes de signature, il suffit aux utilisateurs de connecter Process Street à leur compte Dropbox Sign via Zapier pour concevoir des workflows de signature automatisés.
Process Street utilise l’intégration de la signature électronique Dropbox Sign dans ses propres processus internes, ce qui témoigne de la qualité de son produit. Au sein du département des ressources humaines de Process Street, Ashley Chain utilise l’automatisation entre Dropbox Sign et Zapier afin de rédiger et d’envoyer les promesses d’embauche aux nouvelles recrues. Lorsqu’une nouvelle recrue accepte une offre à l’oral, Ashley Chain lance un workflow automatisé dans Process Street. Les informations sur la nouvelle recrue sont ensuite extraites du système et renseignées dans les champs appropriés du modèle de promesse d’embauche Dropbox Sign. Grâce à ces informations préremplies, Ashley Chain peut envoyer une promesse d’embauche officielle pour signature à un candidat en quelques minutes. « En automatisant le processus de rédaction des contrats, je gagne au moins 30 minutes chaque fois que j’envoie une promesse d’embauche à une nouvelle recrue avec Dropbox Sign », explique Ashley Chain.
L’absence de double manipulation et de transfert manuel d’informations entre les outils a été très utile à Process Street, et pas seulement pour le recrutement. Ses équipes de vente et RH ont réduit le nombre d’erreurs de saisie de données de manière significative.
« Il n’y a aucune chance que nous soyons obligés de corriger un numéro. Nous gagnons donc du temps en interne et nous ne sommes pas stressés à l’idée d’avoir saisi une information incorrecte », explique Ashley Chain.
La mise en place de l’intégration a également été très simple pour Process Street. Ashley Chain a pu configurer elle-même l’intégration dès le premier essai, et lorsqu’elle avait des questions, l’équipe d’assistance Dropbox Sign était prête à intervenir et à l’aider. « J’avais une question sur la façon dont ma signature apparaissait et l’équipe d’assistance m’a beaucoup aidée. Les représentants m’ont tout expliqué, ils ont été réactifs et ont réglé le problème rapidement », se souvient Ashley Chain. « Le département des ventes a dit la même chose lors de la configuration de Zapier pour ses propositions commerciales. Nous avons tous eu des expériences très positives avec l’équipe d’assistance. »
Tirer parti de l’intégration avec Zapier a permis à Process Street d’économiser le temps et l’énergie qu’il aurait fallu consacrer à la conception d’un outil de signature électronique. « Créer nous-mêmes cet outil pour l’intégrer à notre plateforme aurait été un projet gigantesque », explique Ashley Chain. « Le fait de pouvoir montrer à nos clients que nous avons facilement mis en place cette intégration entre Zapier et nos produits a également eu ses avantages. »
Avec Dropbox Sign, les workflows de signature sont fluides
Une pléthore de possibilités de signature pour les clients de Process Street
Les clients de Process Street peuvent ajouter les demandes de signature électronique à leurs workflows en connectant Dropbox Sign et la plateforme Process Street via Zapier. Cela signifie que Dropbox Sign peut être utilisé dans les workflows Process Street avec plus de 5 000 applications, y compris Salesforce, ce qui permet la création de cas d’usage flexibles.
30 minutes économisées par contrat
Grâce à Dropbox Sign, les documents comme les promesses d’embauche ou les propositions commerciales peuvent être créés, remplis et envoyés en quelques minutes seulement.
Moins d’erreurs de saisie des données
Grâce aux données remplies automatiquement dans les contrats, le personnel et les clients de Process Street ne craignent plus de faire des erreurs lors de la rédaction des documents.
Quelle est la suite pour Process Street ?
Dorénavant, Process Street prévoit de proposer de nouvelles fonctionnalités et d’améliorer les fonctionnalités existantes sur la base des commentaires de ses clients. Avec chaque mise à jour, l’entreprise espère personnaliser les processus en fonction des besoins de ses clients. « Nous travaillons sur l’amélioration de notre fonctionnalité de logique conditionnelle et nous aimerions répondre aux attentes de nos clients en offrant des ensembles de données de formulaires, par exemple. Il s’agit d’approfondir certains processus et de permettre aux clients de bénéficier d’encore plus de personnalisation. C’est vraiment passionnant. Et nous sommes très enthousiastes à l’idée d’offrir ces améliorations à l’avenir. »
Vous aimeriez obtenir les mêmes résultats que StaffUpApp ?
Dropbox Sign est le moyen le plus simple pour les entreprises d’envoyer, de recevoir et de gérer des signatures électroniques juridiquement contraignantes. Élue n° 1 pour sa facilité d’utilisation deux années de suite par G2, notre solution de signature électronique permet d’accélérer, de simplifier et de sécuriser vos workflows les plus importants. Inscrivez-vous à une offre d’essai gratuite et commencez à digitaliser votre entreprise.
Nous contacter
