kohlpharma accélère ses workflows de signature
40 ans après sa création, kohlpharma est l’un des plus grands importateurs allemands de médicaments brevetés et soumis à prescription médicale en Europe, et le leader incontesté du marché allemand. Depuis le début, son fondateur Edwin Kohl reste fidèle à son engagement qui consiste à proposer les meilleurs prix aux consommateurs, ce qui a permis au système de santé d’économiser des centaines de millions d’euros chaque année.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
La plupart des médicaments sont fabriqués en Europe par des entreprises internationales, qui choisissent généralement un site de production central basé dans l’Union européenne. Leur choix s’explique notamment par une fiscalité avantageuse et des salaires plus compétitifs. Les médicaments sont ensuite mis en circulation dans toute l’UE conformément aux conditions du marché de chaque État membre, à des prix généralement moins élevés qu’en Allemagne. kohlpharma profite des coûts réduits dans d’autres pays de l’UE pour proposer des préparations originales sur le marché allemand à des prix attractifs. Ces médicaments originaux sont ensuite réétiquetés ou reconditionnés conformément à la réglementation allemande. Les économies ainsi réalisées favorisent l’équilibre du système de santé, ce qui est bénéfique pour les médecins, les pharmaciens et, surtout, les patients.
Étant donné que le groupe kohlpharma s’approvisionne à partir de stocks excédentaires, il peine parfois à répondre efficacement à la demande. La disponibilité des marchandises et les éventuels problèmes d’approvisionnement échappent parfois au contrôle de l’entreprise. Le département logistique doit notamment veiller au respect des règles de transport des médicaments réfrigérés, tels que l’insuline ou les vaccins, qui doivent être stockés à une température constante comprise entre 2 et 8 °C tout au long de la chaîne logistique. Il est donc d’autant plus important que les processus soient coordonnés de la meilleure façon possible, de l’achat à la livraison finale. Dans cette optique, kohlpharma fait le choix de miser toujours plus sur la numérisation.
Avant qu’un médicament puisse être mis en circulation après son achat, de très nombreux documents doivent être remplis et signés. En tant que fabricant de produits pharmaceutiques, kohlpharma respecte les réglementations BPF (bonnes pratiques de fabrication), ce qui implique une documentation écrite exhaustive pour tous les processus et les ordres de production achevés. La correspondance, y compris pour passer des commandes et signer des contrats, se faisait jusqu’à présent via des procédés analogiques chronophages, notamment pour l’impression, la signature, la numérisation et l’envoi de documents par e‑mail. Comme l’explique Johannes Reinert : « Les délais de traitement sont parfois très longs et complexes, en particulier pour les documents relatifs aux bonnes pratiques de fabrication. Nous avons donc cherché une seule solution numérique simplifiée pour accélérer ces opérations et servir de base pour l’ensemble de nos fournisseurs et partenaires de services et de protection des données d’entreprise. »
« Un grand nombre de nos utilisateurs travaillent désormais de la maison, ce qui a constitué une sorte de révolution à la fois pour nos collaborateurs en télétravail et pour les personnes chargées de traiter les données électroniques. Je suis ravi d’avoir choisi Dropbox Sign, car cela m’aide à simplifier considérablement le travail des employés à la maison comme au bureau. »
kohlpharma a d’abord essayé de développer une solution en interne qui engloberait non seulement les signatures électroniques, mais également les workflows associés. Toutefois, un changement de priorités a entraîné des retards dans la réalisation du projet. L’entreprise a donc voulu investir dans la gestion des signatures électroniques. Dropbox Sign s’est imposé comme étant la meilleure solution en raison de sa transparence, de sa simplicité, de sa disponibilité immédiate et de ses cadres contractuels. Le succès de la solution Dropbox Sign entièrement basée dans le cloud et de l’API de signature électronique a rapidement convaincu l’entreprise de réaliser des tests approfondis.
« J’ai compris que Dropbox Sign était la meilleure solution pour nous. Nous avons commencé par une offre d’essai et avons rapidement constaté les avantages de la solution, qui a résolu tous les problèmes que nous rencontrions avant, mais aussi ceux qui sont apparus au cours de l’essai », explique Johannes Reinert.
Un outil rapide et très facile à utiliser
L’interface utilisateur de Dropbox Sign est intuitive. Elle vous guide pas à pas pour veiller à ce que tous les champs pertinents soient remplis et que toutes les signatures requises soient insérées dans les contrats et les formulaires. Dropbox Sign peut être intégré avec tout type d’environnement, y compris avec une identité de marque individuelle. Grâce à cela, kohlpharma a pu rapidement mettre en place le télétravail sans difficulté. De la confirmation orale de la commande à l’implémentation logicielle, le processus complet a pris moins d’une heure.
« Nous disposions de la solution idéale et prête à l’emploi pour les workflows de signature, ce qui a permis à nos équipes de travailler à distance. Nous avons également pu améliorer nos processus métiers et offrir aux collaborateurs une plus grande liberté en matière de lieu de travail », explique Johannes Reinert.
De l’analogique au numérique : un avenir sans papier
Les premiers tests ayant dépassé toutes les attentes, kohlpharma planifie déjà l’étape suivante afin d’accélérer les processus métiers et d’améliorer les conditions de travail à l’aide de Dropbox Sign.
Une meilleure transparence en interne
L’objectif consiste à numériser entièrement les workflows documentaires internes, ainsi que le processus de confirmation des formations internes obligatoires. Cela augmentera considérablement la transparence et évitera d’avoir à numériser les documents correspondants ultérieurement. Pour les documents qui doivent être signés par plusieurs parties, les signatures électroniques simplifient le processus tant pour les rédacteurs que pour les signataires.
Une meilleure collaboration en externe
L’annotation et la signature des contrats des fournisseurs seront également numérisées. Les modèles seront unifiés pour l’ensemble des structures de contrats et des accords avec les fournisseurs. Ainsi, à l’avenir, les documents signés par kohlpharma à destination des clients ne pourront être édités qu’avec Dropbox Sign.
Des processus d’assurance qualité toujours plus rapides
Pour les procédures d’exploitation standard, où les processus de production sont soumis à une réglementation stricte, notamment en matière d’assurance qualité et de protection des données, les signatures manuelles seront remplacées par leur équivalent numérique. Aujourd’hui, grâce à ses entrepôts automatisés et à la surveillance de la chaîne logistique à distance, kohlpharma est déjà un pionnier de la numérisation et de l’automatisation dans l’industrie pharmaceutique allemande. Le groupe prévoit de supprimer à court terme autant de processus d’approbation sur papier que possible. Il reste encore du chemin à parcourir, mais Dropbox Sign lui a déjà permis de franchir une étape importante. Les formulaires pourront progressivement être convertis en documents Dropbox Sign, réduisant ainsi le nombre de registres physiques.
« À l’avenir, j’aimerais par exemple que nous puissions gérer l’assurance qualité à l’aide de formulaires numériques, qui sont beaucoup plus faciles à utiliser et à administrer. Toute modification exigée par la loi peut être appliquée au plus vite dans tous les documents concernés, sans avoir à détruire des piles de formulaires papier. Tout peut être signé et rempli de manière fluide à l’aide des composants Dropbox Sign intégrés. La transparence n’en sera que renforcée à nouveau, car chaque détail de chaque processus sera traçable », conclut Johannes Reinert.
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