How StaffUpApp uses Dropbox Forms to make hiring mobile-friendly
StaffUpApp er en mobilplattform som gir bemanningsfirmaer tilpassede egne apper for å fremskynde jobbsøkings- og onboardingsprosesser.
Resultater
Muliggjør mobilvennlige skjemaer for kunder
98 %
Oppretter 98 % av egendefinerte skjemaer i Dropbox Forms
Reduserer redundans ved å automatisk fylle ut gjentatt informasjon i skjemaer
Firmaprofil
Ineffektive skjemaer gjør ansettelsesprosessen mer frustrerende
Nesten 70 % av søkerne bruker mobilen i stedet for datamaskinen for å søke jobber, og mobilvennlige løsninger er avgjørende for dagens bemanningsfirmaer.
Til tross for denne trenden, bruker de fleste søkersporingssystemer – systemene selskapene bruker for å ansette ansatte – fortsatt datamaskinbaserte verktøy for å samle inn viktig informasjon om kandidater. Siden Rick Richard, administrerende direktør i StaffUpApp, så en udekket etterspørsel etter mobilvennlige ansettelsesverktøy, opprettet han StaffUpApp, en tjeneste som gjør ansettelsesprosessen enkel på mobil.
StaffUpApp begynte med å bygge egne apper for kunder i bemanningsfirmaer, som gjorde det mulig for bedrifter å annonsere jobber, tiltrekke søkere, planlegge skift, administrere timelister, kommunisere med ansatte og mer – alt i én app.
Rick ville også rette opp i den ineffektive, utdaterte prosessen med å fylle ut skjemaer som så mange bemanningsfirmaer opplever. «Hvert bemanningsfirma ønsker å tiltrekke seg så mange ansatte eller kandidater som mulig, så det er viktig å få dem raskt innført. Hvis du bruker for lang tid på onboardingen eller den første søknaden, vil det være en stor frafallsprosent», forklarer Rick.
Når de fleste bemanningsfirmaer onboarder en nyansatt, er det første de gjør å be ansatte om å fylle ut og skrive under på flere skjemaer. Men de fleste av disse skjemaene er optimalisert for datamaskinen, ikke mobiltelefoner. Det betyr at nyansatte som er på farten må zoome inn for å tyde tekstfeltene og angi informasjon på skjemaer som ikke er ment for små skjermer.
Den store mengden med dokumenter sakker også ned utfyllingen av skjemaer. Når en nyansatt mottar så mange skjemaer – ansettelseskontrakt, NDA, W-9 osv. – kan det føles overflødig å legge inn den samme informasjonen om og om igjen. Resultatet: Kandidatene velger heller å avslutte prosessen og finner et annet bemanningsfirma de går videre med.
Selv om en ny ansatt fortsetter gjennom prosessen, kan det å ha for mange skjemaer føre til feil. Det er ikke uvanlig at ansatte ved et uhell utelater sifre i rutenummer, feilstaving av adresser eller hopper over å angi telefonnumre. Og når et firma oppdager slike feil først etter at den nyansatte har sendt inn dokumentet, bruker firmaet mer tid på å følge opp den nyansatte for å rette opp feilene, noe som forsinker prosessen ytterligere.
«Ett enkelt siffer i rutenummeret er feil, og plutselig vil ikke den ansatte få betalt. Den ansatte la sifferet inn feil, men det er veldig vanskelig for et etablert firma å legge merke til det», sier Rick.
Bedrifter opplever også redusert kapasitet når det gjelder å legge inn informasjon om nyansatte i systemene sine. Når firmaer er avhengige av papirarbeid under onboarding, må denne informasjonen kopieres over manuelt. Til og med å dra og slippe data fra en PDF krever tid som de fleste firmaer kan bruke på mye viktigere oppgaver – for ikke å nevne at manuell innlegging av data gir høye sjanser for feil.
Rick visste at ved å løse vanlige problemer rundt skjemautfylling, kunne StaffUpApp tilby en verdifull tjeneste få andre bemanningsapper kunne – men selskapet trengte det riktige produktet for å hjelpe til med å ferdigstille løsningen.
For å komme i gang med den forbedrede bemanningsløsningen, tok StaffUpApp i bruk Dropbox Forms.
Nå får kunden vår utfylt dokumentene raskt og nøyaktig, og data de vanligvis ville flyttet manuelt gjøres automatisk. Så effektiviteten øker enormt.
Adaptive mobilskjemaer gjør ansettelser raskt og enkelt for kunder og kandidater
Å få Dropbox Forms API i drift var det første trinnet i utviklingen av StaffUpApps forbedrede mobilskjemafunksjonalitet. «Dropbox Forms API er grunnlaget for onboarding-dokumentet vårt. For et Enterprise-system som vårt har du mye mer arbeid å gjøre for å samhandle med søkersporingssystemene, avhengig av størrelsen og antall tjenester du gir til din ultimate sluttkunde», forklarer Rick. «Å ha Dropbox Forms i prosessene våre sparte oss for mange år med å bygge dette grunnlaget selv.»
Pålitelig og konsekvent veiledning fra Dropbox-kundestøtteteamet gjorde implementeringen av Dropbox Forms API rask og smertefri. «Dokumentasjonen er oversiktlig, du får mye kundestøtte, spørsmålene dine besvares raskt, og implementeringen er enkel», sier Rick.
I dag oppretter StaffUpApp 98 % av kundeskjemaene sine i Dropbox Forms, så bruk av API som grunnlaget for produktet har spart dem tid, samtidig som de får mer fleksibilitet ved opprettelse av spesifikke skjemaer.
Siden implementeringen har StaffUpApps kunder redusert overflødigheten forbundet med å fylle ut kompliserte eller kjedelige skjemaer. Når en kandidat har lagt inn informasjonen sin, fyller Dropbox Forms den automatisk ut i alle andre former. Nå trenger ikke kandidater å legge inn de samme dataene gjentatte ganger, noe som betyr at de kan fylle ut skjemaer raskere, med mindre frustrasjon.
StaffUpApp reduserer også feil gjort av kandidatene ved å bruke Dropbox Forms. Visse regler kan brukes på hvert felt, for å sikre at informasjonen er nøyaktig og fullstendig.
«Du kan for eksempel ikke angi et postnummer som ikke er riktig formatert eller et rutenummer med færre enn ni sifre … Dette gir nyansatte mange muligheter til å rette opp i feil før firmaet i det hele tatt får disse dataene inn i systemet sitt, og det begrenser kandidatenes feil», forklarer Rick.
Bedrifter trenger heller ikke dedikere så mye tid og krefter til behandling av manuell data . Ved bruk av Dropbox Forms kan StaffUpApp organisere ferdige dokumenter i sitt eget system og til slutt levere skjemaene til firmaenes søkersporingssystemer. «Kundene kan administrere sine egne prosesser uten å måtte dra og slippe informasjon i systemet sitt fra en PDF, eller måtte sende ut et skjema til en person. Systemet gjør alt det for dem,» sier Rick.
Med Dropbox Forms har StaffUpApp forbedret ansettelses- og onboardingprosessen for bemanningsfirmaer, spart tid og økt avkastningen. Som Rick forklarer: «Nå får kunden vår utfylt dokumentene raskt og nøyaktig, og data de vanligvis ville flyttet manuelt gjøres automatisk. Så effektiviteten øker enormt.»
Dropbox Forms legger til rette for enkelt onboarding og ansettelse
Enkel, problemfri API-integrasjon
Rask implementering av Dropbox Forms betydde at StaffUpApp ga kundene sine en mobil skjemautfyllingsfunksjonalitet som ville tatt minst 12–18 måneder for StaffUpApp å bygge på egen hånd.
Sømløse, mobilvennlige skjemaer for kunder
Skjemaer som er optimert for mobilenheter betyr at søkere og nyansatte ikke lenger trenger å zoome inn, noe som forenkler søknader og onboarding.
StaffUpApp oppretter 98 % av egendefinerte skjemaer i Dropbox Forms
Dropbox Forms gir StaffUpApp fleksibiliteten til å utforme skjemaer i henhold til kundens spesifikke behov.
Utfyllingsgraden for klienter øker med 50 % til 80 %
Forhåndsutfylling av data på skjemaer sparer jobbkandidater mye arbeid med å legge inn informasjonen sin mer enn én gang på flere skjemaer, noe som øker antallet skjemaer de fyller ut. «Automatisk utfylling har økt fullføringsraten med 50 % til 80 % for kunden vår,» sier Rick.
Forenklet datainnlegging
Data om søkere og nyansatte strømmer sømløst fra StaffUpApps system til bemanningsfirmaenes søkersporingssystemer, noe som eliminerer behovet for manuelle data og reduserer feil.
Hva blir det neste for StaffUpApp?
Mens StaffUpApp har planer om å utvide virksomheten, vil selskapet, for det meste fokusere på sine steder i USA, Storbritannia, Canada og Australia.
«En av våre britiske kunder har også en rekke byråer basert i Tyskland. Så, bare ved naturlig utvikling, går vi også inn i Tyskland,» sier Rick. «Men generelt sett holder vi oss til områdene vi allerede er i, vi vokser i USA og utvider funksjonaliteten vår så mye vi kan.»
Klar til å se resultater som StaffUpApp?
Dropbox Sign er den enkleste måten å sende, motta og administrere juridisk bindende e-signaturer for bedrifter på. E-underskriftsløsningen vår er kåret til nummer én når det gjelder brukervennlighet av G2 to år på rad og kan gjøre de viktigste arbeidsflytene dine raskere, enklere og sikrere. Registrer deg for en gratis prøveperiode i dag, og kom i gang med å digitalisere virksomheten.