How Ingenique uses Dropbox Sign to simplify signing and bolster security
Ingenique Solutions leverer effektive løsninger for bekjempelse av hvitvasking av penger (AML) og aktsomhetsvurderinger som hjelper bedrifter med å overholde lover og regler og håndtere risiko på en bedre måte.
Vi støtter ikke lenger Dropbox Forms-produktet
Resultater
75%
Fornyelsesskjemaer returneres 75 % raskere
2 min.
Salgs- og fornyelseskontrakter sendt på mindre enn to minutter
1000+
Maler bidrar til å generere over 1 000 årlige kontrakter
Firmaprofil
Når du utvikler en programvare som skal hjelpe bedrifter med å bekjempe hvitvasking og foreta aktsomhetsvurderinger, er sikkerhet viktig for omdømmet ditt. Og ingen vet det bedre enn Martin Lim, grunnlegger og direktør for Ingenique Solutions, et programvareselskap som arbeider med antihvitvasking og aktsomhetsvurderinger. «Jeg sier alltid til teknikerne mine: «Hvis noe går galt med kundedataene våre, kan vi stenge butikken i morgen, for da vil ingen lenger stole på oss».»
Ingenique arbeider iherdig med å gjøre samsvar så enkelt som mulig for kundene. Men det er aldri lett å balansere sikre og pålitelige prosesser på en effektiv måte, og samtidig holde kundedataene trygge.
Det var imidlertid et område som Ingenique identifiserte som modent for forbedringer, både når det gjaldt sikkerhet og enkelhet, og det var de papirtunge salgs- og HR-arbeidsflytene.
På den ene siden gikk kontraktsinngåelsen tregt fordi hver enkelt skreddersydd kontrakt krevde mye tid av de ansatte. Når du håndterer over 60 kontrakter hver måned, er det mye tid som går med.
I den andre enden av den omstendelige etableringsprosessen var det forvirrende, lett å gjøre feil og en administrativ hodepine for salgsteamet å få en åtte siders Ingenique-kontrakt signert og returnert. «Noen [kunder] skrev under på den første siden og glemte den siste siden. Noen skrev bare under den siste siden. Noen ville skanne og sende en fin PDF-fil, og noen ville ta et bilde på telefonen og sende det tilbake. Dokumenter kunne komme i alle mulige former og størrelser. Alt dette kommer i tillegg til arbeidsmengden til salgsteamet. De drev egentlig ikke på med salg», sier Martin.
Ineffektiviteten hadde også spredt seg til HR-prosessene. Med halvårlige prestasjonsevalueringer, samtykkeskjemaer for kandidatdata, fortrolighetsavtaler og ansettelseskontrakter, var selskapet fastlåst i utskrifts-, skanne- og returmetoder som førte til en mengde papirarbeid på kontoret.
For Ingenique var svaret klart: sats på det digitale. Men i en bransje som er så opptatt av sikkerhet, var e-post ikke den ideelle måten å sende kontrakter eller personlig informasjon på. Derfor begynte selskapet å lete etter et sikkert og pålitelig e-signaturverktøy for å beskytte omdømmet og opprettholde kundenes tillit. Etter grundige undersøkelser endte det med Dropbox Sign.
«Dropbox Sign har gjort det mye raskere for salgsteamet. De bruker ikke mye tid på å jakte etter kontrakter lenger. Vi har sett en økning på rundt 75 % i antall skjemaer som kommer tilbake for fornyelse.»
For å slutte med papirbaserte skjemaer og PDF-filer som sendes via e-post, utnyttet Ingenique alle funksjonene i Dropbox Sign.
For det første bestemte de seg for å forbedre prosessen for kontraktsinngåelse. Ved hjelp av Dropbox Sign-maler har Ingenique laget en rekke skjemaer som er skreddersydd for spesifikke bransjer. På denne måten trengte selgerne bare å legge inn grunnleggende kundeopplysninger i alle salgskontrakter, servicebestillingsskjemaer og fornyelser og deretter trykke på Send. «Vi logger bare på Dropbox Sign, velger malen og klikker på Send. Det er en fantastisk opplevelse å sende innkjøpsordrer til kunder. Det går veldig, veldig fort – ikke mer enn to minutter!» utbryter Tan Lee Kiau, salgsdirektør hos Ingenique.
Dropbox Sign har også forbedret signeringsopplevelsen på kundesiden.
«Det satte virkelig fart på prosessen med å få tilbake kontrakter. Vi har kunder som ikke er så teknisk kyndige, og de kan enkelt underskrive og returnere kontrakter», sier Tan Lee Kiau.
Signering er enklere fordi Dropbox Sign legger til obligatoriske underskriverfelt i hvert dokument, slik at underskrivere kan se nøyaktig hva som må fylles ut. De kan ikke returnere en kontrakt uten å fylle ut disse feltene, slik at ingenting blir noensinne oversett. «Dropbox Sign har gjort det mye raskere for salgsteamet. De bruker ikke mye tid på å jakte etter kontrakter lenger. Vi har sett en økning på rundt 75 % i antall skjemaer som kommer tilbake for fornyelse», sier Martin.
Hos Ingenique stoppet ikke resultatene med salgsteamet. Nå kan de ansatte raskere utarbeide dokumenter i forkant av medarbeidersamtaler. Skjemaene kan fylles ut digitalt og returneres til HR i løpet av få minutter, slik at det ikke lenger er noe hastverk med å avtale en dato med trykkeriet.
Når det gjelder ansettelser – innhenting av samtykke til å samle inn opplysninger om nyansatte, signering av taushetserklæringer og inngåelse av ansettelseskontrakter – gjøres alt raskere og sikrere ved hjelp av et ISO-sertifisert e-signatur-verktøy.
Og det beste av alt? Med omfattende revisjonssporing, kryptering og integrasjon er hvert eneste dokument beskyttet, sporet og tidsstemplet – fra det øyeblikket det sendes inn til det er ferdig signert og sikret – slik at sikkerheten er integrert i signeringsopplevelsen, hver gang. For Ingenique gjør dette underverker for det sikkerhetsbevisste imaget. «Når vi bruker Dropbox Sign, sender vi kundene våre en melding om at vi gjør alt vi kan for å ivareta sikkerheten», sier Martin.
Fornyelsesskjemaer returneres 75 % raskere
Etter å ha tatt i bruk Dropbox Sign, sier Ingenique at kundene ikke bare signerer alt de trenger i en salgskontrakt eller fornyelse, men at de også signerer og returnerer dem rundt 75 % raskere.
En tidsbesparende mal for enhver anledning
Det var ikke praktisk mulig å opprette over 1 000 kontrakter manuelt hvert år. Med Dropbox Sign-dokumentmaler har Ingenique tilgang til et stort bibliotek med tilpassede kontrakter, salgsavtaler og bestillingsskjemaer for alle bransjer. Salgsteamet sender nå ut kontrakter på mindre enn to minutter, noe som gir dem mer tid til å fokusere på salg.
Et pålitelig verktøy for å styrke Ingeniques omdømme for sikkerhet.
Ingenique er bygget på et omdømme om sikker og pålitelig virksomhet. Som ISO-sertifisert leverandør bidrar Dropbox Sign til å styrke sikkerheten. Med full dokumentsporing gjennom en omfattende tilsynslogg kan Ingenique nå enkelt overholde ISO 27001-kravene og samtidig garantere sikkerheten til kundedataene til enhver tid.
Hva blir det neste for Ingenique?
Etter å ha blitt kjent med de omfattende forretningsfordelene som kommer med Dropbox Sign, anbefaler Ingenique nå bruk av Dropbox Sign til sin stadig voksende base av kunder og klienter. I fremtiden planlegger Ingenique å integrere e-signaturer i den eksisterende dokumentflyten, med sikte på å knytte sammen alle aspekter av HR- og salgsarbeidsflyten og skape en enda mer integrert opplevelse for både nyansatte og kunder.
Vil du gjerne få tilsvarende resultater som Ingenique?
Dropbox Sign er den enkleste måten å sende, motta og administrere juridisk bindende e-signaturer for bedrifter på. E-signaturløsningen vår er kåret til nummer én når det gjelder brukervennlighet av G2 to år på rad og kan gjøre de viktigste arbeidsflytene dine raskere, enklere og sikrere. Registrer deg for en gratis prøveperiode i dag, og kom i gang med å digitalisere virksomheten.
Kontakt oss
