Entrust Reduces Signature Process From 2 Weeks to 1 Day with Dropbox Sign
Entrust Public Accounting Corporation tilbyr profesjonelle tjenester innen områdene forsikring, rådgivning, regnskap, skatt, bedriftssekretærtjenester og outsourcing av forretningsprosesser til et bredt spekter av virksomheter i Singapore.
Resultater
50 siders regnskap med penn og papir flyttet fullstendig på nettet
Redusert 2-ukers signaturprosess ned til 1-dags
Eliminerte kostnader ved å skrive ut 500 stykker papir per transaksjon
Firmaprofil
Langsomme og manuelle signeringsprosesser
2020 introduced a new way of working for many businesses around the world. The traditional 9-5 was replaced with odd working hours, from whichever room at home had the strongest internet connection. In order to stay ahead of this shift, companies had to digitize their workflows faster than ever.
For å holde tritt med overgangen til å jobbe eksternt, startet Jason Lew, direktør og grunnlegger av Entrust Accounting Public Corporation, firmaets bevegelse mot å være 100 % digital. En av de mest kritiske delene av denne overgangen var å bevege seg bort fra alt det kostbare, fysiske papirarbeidet teamet jobbet med på daglig basis. Å skrive ut, signere, skanne og sende dokumenter var ikke lenger et levedyktig alternativ, og det måtte utvikles for at virksomheten skulle fortsette.
Heldigvis var Entrust ett skritt foran de fleste regnskapsfirmaer i Asia. De brukte allerede Dropbox til å lagre kundenes dokumenter og skjemaer, så å legge til Dropbox Sign i miksen for deres e-signaturbehov var et enkelt, intuitivt neste skritt for å holde virksomheten strømlinjeformet i en endret verden.
«Advokater, profesjonelle bedrifter og statlige etater vi jobber med, som er vant til tradisjonelle prosesser, blir imponert over e-underskrifter. Vi har fått mange positive tilbakemeldinger fra kunder, særlig under pandemien, fordi måten vi jobber på har endret seg.»
Enkel og mobilvennlig signering
Som en Dropbox-bruker, var Entrust allerede kjent med produktets brukervennlighet og effektivitet som et samarbeidsverktøy. Jason var sikker på at Dropbox Sign ikke ville være annerledes og ville være like lett å lære og adoptere for firmaet sitt. Det tok selskapet mindre enn to dager å forstå systemet, fordøye det fullt ut og implementere det i arbeidsflytene deres. Det første prosjektet Entrust jobbet med var å integrere Dropbox Sign i signeringsprosessen for kundeserviceavtaler. Partene de samarbeider med ble raskt imponert over enkel og effektiv elektronisk signering.
Disse kundeserviceavtalene er lange og kan kreve opptil ti sett med 50-siders regnskaper på totalt 500 stykker papir som må signeres av begge parter. Ikke bare er den manuelle prosessen med å skrive ut og signere tidkrevende, men å spore hvert sett med avtaler for hånd er ekstremt arbeidskrevende. For dokumenter som må signeres utenfor Singapore, kan hele prosessen, med tilleggstrinnet med å sende disse skjemaene internasjonalt, ta mer enn to uker! Med Dropbox Sign har Jasons firma vært i stand til å redusere denne prosessen til en enkelt dag. Jason forklarer,
«Dropbox Sign er ekstremt praktisk for oss, fordi vi kan skrive under alt på en mobil enhet, hvor som helst og når som helst. Både jeg og kundene mine sparer mye tid, særlig når det gjelder kontrakter som må underskrives i et annet land.
Etter å ha sett den raske bruken og positive tilbakemeldingene for eSignature, var det en enkel avgjørelse for Jason å implementere den for intern bruk også. Deres rekrutteringsprosess og akseptbrev er nå drevet av eSignature for å sikre jevn og sømløs onboarding for sine ansatte. Den beste delen? Det var lett å selge til hele teamet.
«Det var ekstremt enkelt å trene teamet til å bruke Dropbox Sign, selv for folk som ikke nødvendigvis er teknisk kunnskapsrike. I tillegg elsker mine ansatte å bruke det.»
2-ukers signaturprosess redusert til 1-dags
Den forrige prosessen med å skrive ut, signere og sende internasjonalt krevde opptil to uker for å fullføres. Ved å implementere eSignatures og kunne signere hvor som helst, når som helst, har firmaet og deres kunder vært i stand til å drastisk redusere hele prosessen til en enkelt dag.
Eliminerte kostnader ved å skrive ut 500 stykker papir per transaksjon
Ved å gå over til den miljøvennlige metoden med eSignatures og fjerne penn og papir fra signeringsprosessen, har Entrust vært i stand til å redusere kostnadene forbundet med utskrift. Firmaet bestilte papir og blekk én gang i uken for å holde tritt med utskriftsbehovene deres. Nå er det redusert til én gang i måneden.
100 % klar for revisjon og enda sikrere
Papirskjemaer er ikke bare en hodepine å overvåke manuelt, men et kostbart og mer risikabelt forsøk når tredjeparts budtjenester blir involvert. Med Dropbox Signs komplette tilsynsloggfunksjon, har Jason og hans ansatte vært i stand til å overvåke sine signerte dokumenter og er trygge på når og hvem de blir signert av. «Vårt firma bruker tilsynsloggfunksjonen enormt. Med den kan vi sjekke om signaturen er ekte og når den er signert. Dette er en viktig protokoll for vår virksomhet. Enda mer praktisk er de innebygde påminnelsene som varsler partene når et dokument venter på deres underskrift.» forklarer Jason Lew, direktør og grunnlegger av Entrust.
Hva blir det neste for Entrust
Som en konsekvent bruker av Dropbox og Dropbox Sign, planlegger Entrust å bevege seg mot å være 100 % digital i fremtiden, og håper å påvirke kunder så vel som at industrien blir digital også. Regnskapsbransjen er fortsatt satt på sine tradisjonelle måter, men Entrusts fremtidsrettede metoder kan påvirke andre firmaer i Singapore til å modernisere og gjøre arbeidsflytene deres effektive, praktiske og enda sikrere.
Interessert i å glede deg over resultater som Entrust?
Dropbox Sign er den enkleste måten å sende, motta og administrere juridisk bindende e-signaturer for bedrifter på. Stemt som nr. 1 for brukervennlighet fra G2, to år på rad, kan vår eSignature-løsning gjøre dine viktigste arbeidsflyter raske, enklere og sikrere. Registrer deg for en gratis prøveperiode i dag, og kom i gang med å digitalisere virksomheten.
Kontakt oss
