How Daiichi Jitsugyo Asia accelerated international signing with Dropbox Sign
Daiichi Jitsugyo Asia Group (DJKA group) er et datterselskap av det japanske handelsselskapet Daiichi Jitsugyo Co. Ltd., og har hovedkontor for Asia i Singapore (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Som et ekspanderende salgs- og serviceselskap, fokuserer det på leveranser til industrielle anlegg og utstyr til industrien, kombinert med enestående service og et globalt velutviklet nettverk.
Vi støtter ikke lenger Dropbox Forms-produktet
Resultater
Fremskynde den å internasjonale prosessen for å skrive under
Eliminerte kostnader for utskrift og levering
Reduserte kostnader til lagring og håndtering av dokumenter
Firmaprofil
Internasjonal signering var en plage
For Daiichi Jitsugyo Asia var det en lang og langsom prosess å sende kundetilbud, kontrakter, ferdigstillelsesrapporter og leveringsordrer over internasjonale grenser.
Men det var ikke bare salgsdokumenter som bremset. Sensitivt internt papirarbeid for generalforsamlingen krevde også underskrifter fra direktører i flere land – Japan, Thailand med mer. Og det tok flere dager før disse dokumentene ble skrevet under og returnert. Yohei Takahashi, direktør i Daiichi Jitsugyo Asia sier,
«Vår største bekymring var hastighet. DJK Group har kontorer over hele verden, så det tok lang tid å få en håndskrevet underskrift. For eksempel er hovedkvarteret vårt i Japan, så vi må sende originaldokumenter dit og deretter vente til personen skriver under på dem og sender dem tilbake. Selv da jobbet mottakerne ofte hjemmefra eller var borte på en innenriks forretningsreise. Dette betydde at vi måtte vente veldig lenge på å få en underskrift.»
Denne tradisjonelle prosessen med penn og papir var ikke bare treg, men å sende dokumenter frem og tilbake kostet Daiichi Jitsugyo Asia en liten formue. Som Yohei sier,
«Når vi ber om underskrifter, er dokumentene vanligvis veldig viktige. Vi måtte bruke et spesielt logistikkfirma som DHL eller OCS, men det var veldig dyrt.»
Daiichi Jitsugyo Asia needed a faster, more cost-effective way to send and receive internal and customer-facing documents that suited its international operations. That’s when they turned to Dropbox Sign.
“Before we started using HelloSign [now Dropbox Sign], we compared how many envelopes we used monthly, how many documents we printed, and how much we spent sending them overseas. We concluded that HelloSign [now Dropbox Sign] was worth the subscription cost.”
Raske, grenseløse digitale underskrifter
To reduce the time for customers and employees to send and sign documents internationally, Daiichi Jitsugyo Asia implemented Dropbox Sign.
Med digital e-underskriftsteknologi innført, måtte teamet ikke lenger vente på at papirdokumenter skulle komme fra et annet land, ordne levering av dokumentene til et selskap, og deretter vente på at noen skrev under og returnerte dem via en annen leveringstjeneste. Nå mottar mottakerne bare en e-post og kan skrive under umiddelbart på datamaskinen eller enheten, noe som sparer tid for begge parter.
I tillegg realiserte Daiichi Jitsugyo Asia enorme kostnadsbesparelser på tvers av prosessen med å skrive under på dokumenter. Hiroki Koumura, personalsjef sier:
“When we sent paper documents, we’d use DHL instead of standard airmail because it was more secure. But it was also very expensive. Now we have cut delivery costs by substituting paper documents for digital HelloSign [now Dropbox Sign] documents. We compared HelloSign [now Dropbox Sign] to two or three other products. HelloSign's [now Dropbox Sign] price and ease-of-use were the best.”
Og denne «brukervennligheten» var spesielt viktig for Daiichi Jitsugyo Asias vellykkede implementering av e-underskrift. Det var kritisk at Daiichi Jitsugyo Asias underskrivere raskt kunne forstå hvordan de skulle svare på forespørsler om underskrift uten tilsyn fra teamet til Daiichi Jitsugyo Asia. Tan Ming Wei, personaldirektør forklarer,
“Sometimes when we would ask somebody to sign a document, we need to explain how the digital signing process works. This would cause anxiety and take time to explain. But with HelloSign [now Dropbox Sign], we don't have this challenge because it is a user-friendly product and everyone easily understands how to use it.”
Dropbox Sign has made life easier on the Daiichi Jitsugyo Asia’s team, too. Now they can track documents in real-time, so they know who has signed and who they are still waiting on.
What’s more, because Daiichi Jitsugyo Asia was already a Dropbox customer, the integration between Dropbox Sign and Dropbox took ease-of-use to a whole new level. The Dropbox Sign-Dropbox integration means documents are automatically secured and stored in Daiichi Jitsugyo Asia’s existing folders, so there’s no need to spend time moving documents between the two tools. Hiroki Koumura says,
«Med Dropbox lagres de underskrevne dokumentene våre automatisk i mapper som er lett tilgjengelige. Dette betyr at det er veldig praktisk å finne underskrevne kontrakter for medarbeiderne våre.»
Raskere underskriving internasjonalt
Den tidligere prosessen med å skrive ut, skrive under og sende dokumenter internasjonalt tok dager. Ved å implementere eSignatures kunne direktørene og kundene signere hvor som helst, når som helst. Daiichi Jitsugyo Asia reduserte drastisk den totale tiden for å skrive under for generalforsamling og salgsdokument. Yohei Takahashi, direktør i Daiichi Jitsugyo Asia sier:
«Vi kan enkelt spore fremdriften deres og identifisere hvem som ennå ikke har skrevet under på hvert dokument. Selv om underskriveren er på tur eller forlater kontoret, kan vi fortsatt be om en underskrift.»
Eliminerte kostnader for levering av dokument
Ved å fjerne penn og papir fra prosessen med å skrive under, har Daiichi Jitsugyo Asia redusert de tilknyttede utskrifts- og leveringskostnadene som følger med transport av sensitive dokumenter over internasjonale grenser.
Dropbox Sign-Dropbox integration for automatic document storage
With Dropbox Sign and Dropbox integration, Daiichi Jitsugyo Asia automatically and securely stores every document in its company Dropbox account after it’s been signed — making every document easy to find and saving its team hours of administrative work transferring documents between different systems.
Hva blir det neste for Daiichi Jitsugyo Asia?
Already using Dropbox company-wide and Dropbox Sign in its Singapore offices, Daiichi Jitsugyo Asia’s next move is to roll out Dropbox Sign internationally, making the signing processes streamlined across the entire business.
Vil du gjerne se resultater som Daiichi Jitsugyo Asia?
Dropbox Sign is the easiest way to send, receive, and manage legally binding eSignatures for business. Voted #1 for Ease of Use from G2, two years in a row, our eSignature solution can make your most important workflows fast, easier, and more secure. Sign up for a free trial today to start digitizing your business.
Kontakt oss
