Hvordan Daiichi Jitsugyo Asia fremskyndet internasjonal undertegning med Dropbox Sign
Daiichi Jitsugyo Asia Group (DJKA group) er et datterselskap av det japanske handelsselskapet Daiichi Jitsugyo Co. Ltd., og har hovedkontor for Asia i Singapore (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Som et ekspanderende salgs- og serviceselskap, fokuserer det på leveranser til industrielle anlegg og utstyr til industrien, kombinert med enestående service og et globalt velutviklet nettverk.
Vi støtter ikke lenger Dropbox Forms-produktet
Resultater
Fremskynde den å internasjonale prosessen for å skrive under
Eliminerte kostnader for utskrift og levering
Reduserte kostnader til lagring og håndtering av dokumenter
Firmaprofil
Internasjonal signering var en plage
For Daiichi Jitsugyo Asia var det en lang og langsom prosess å sende kundetilbud, kontrakter, ferdigstillelsesrapporter og leveringsordrer over internasjonale grenser.
Men det var ikke bare salgsdokumenter som bremset. Sensitivt internt papirarbeid for generalforsamlingen krevde også underskrifter fra direktører i flere land – Japan, Thailand med mer. Og det tok flere dager før disse dokumentene ble skrevet under og returnert. Yohei Takahashi, direktør i Daiichi Jitsugyo Asia sier,
«Vår største bekymring var hastighet. DJK Group har kontorer over hele verden, så det tok lang tid å få en håndskrevet underskrift. For eksempel er hovedkvarteret vårt i Japan, så vi må sende originaldokumenter dit og deretter vente til personen skriver under på dem og sender dem tilbake. Selv da jobbet mottakerne ofte hjemmefra eller var borte på en innenriks forretningsreise. Dette betydde at vi måtte vente veldig lenge på å få en underskrift.»
Denne tradisjonelle prosessen med penn og papir var ikke bare treg, men å sende dokumenter frem og tilbake kostet Daiichi Jitsugyo Asia en liten formue. Som Yohei sier,
«Når vi ber om underskrifter, er dokumentene vanligvis veldig viktige. Vi måtte bruke et spesielt logistikkfirma som DHL eller OCS, men det var veldig dyrt.»
Daiichi Jitsugyo Asia trengte en raskere og mer kostnadseffektiv måte å sende og motta interne og kunderettede dokumenter på som passet selskapets internasjonale virksomhet. Det var da de valgte Dropbox Sign.
«Før vi begynte å bruke HelloSign [nå Dropbox Sign], telte vi opp hvor mange konvolutter vi brukte månedlig, hvor mange dokumenter vi skrev ut og hvor mye vi brukte på å sende dem til utlandet. Vi konkluderte med at HelloSign [nå Dropbox Sign] var verdt abonnementskostnaden.»
Raske, grenseløse digitale underskrifter
For å redusere tiden kunder og ansatte bruker til å sende og skrive under dokumenter internasjonalt, implementerte Daiichi Jitsugyo Asia Dropbox Sign.
Med digital e-underskriftsteknologi innført, måtte teamet ikke lenger vente på at papirdokumenter skulle komme fra et annet land, ordne levering av dokumentene til et selskap, og deretter vente på at noen skrev under og returnerte dem via en annen leveringstjeneste. Nå mottar mottakerne bare en e-post og kan skrive under umiddelbart på datamaskinen eller enheten, noe som sparer tid for begge parter.
I tillegg realiserte Daiichi Jitsugyo Asia enorme kostnadsbesparelser på tvers av prosessen med å skrive under på dokumenter. Hiroki Koumura, personalsjef sier:
«Da vi sendte papirdokumenter, brukte vi DHL i stedet for standard luftpost fordi det var sikrere. Men det var også veldig dyrt. Nå har vi redusert kostnadene for levering ved å erstatte papirdokumenter med digitale HelloSign [nå Dropbox Sign] dokumenter. Vi sammenlignet HelloSign [nå Dropbox Sign] med to eller tre andre produkter. Prisen og brukervennligheten til HelloSign [nå Dropbox Sign] var de beste.»
Og denne «brukervennligheten» var spesielt viktig for Daiichi Jitsugyo Asias vellykkede implementering av e-underskrift. Det var kritisk at Daiichi Jitsugyo Asias underskrivere raskt kunne forstå hvordan de skulle svare på forespørsler om underskrift uten tilsyn fra teamet til Daiichi Jitsugyo Asia. Tan Ming Wei, personaldirektør forklarer,
«Noen ganger når vi ber noen om å undertegne et dokument, må vi forklare hvordan den digitale underskriftsprosessen fungerer. Det forårsakte angst og tok tid å forklare. Men med HelloSign [nå Dropbox Sign] har vi ikke denne utfordringen fordi det er et brukervennlig produkt og alle forstår enkelt hvordan det skal brukes.»
Dropbox Sign har også gjort livet enklere for teamet til Daiichi Jitsugyo Asia. Nå kan de spore dokumenter i sanntid, slik at de vet hvem som har skrevet under og hvem de fortsatt venter på.
Dessuten, fordi Daiichi Jitsugyo Asia allerede er Dropbox-kunde, tok integrasjonen mellom Dropbox Sign og Dropbox brukervennligheten til et helt nytt nivå. Integrasjonen mellom Dropbox Sign og Dropbox betyr at dokumenter automatisk sikres og lagres i Daiichi Jitsugyo Asias eksisterende mapper, så det er ikke nødvendig å bruke tid på å flytte dokumenter mellom de to verktøyene. Hiroki Koumura sier:
«Med Dropbox lagres de underskrevne dokumentene våre automatisk i mapper som er lett tilgjengelige. Dette betyr at det er veldig praktisk å finne underskrevne kontrakter for medarbeiderne våre.»
Raskere underskriving internasjonalt
Den tidligere prosessen med å skrive ut, skrive under og sende dokumenter internasjonalt tok dager. Ved å implementere eSignatures kunne direktørene og kundene signere hvor som helst, når som helst. Daiichi Jitsugyo Asia reduserte drastisk den totale tiden for å skrive under for generalforsamling og salgsdokument. Yohei Takahashi, direktør i Daiichi Jitsugyo Asia sier:
«Vi kan enkelt spore fremdriften deres og identifisere hvem som ennå ikke har skrevet under på hvert dokument. Selv om underskriveren er på tur eller forlater kontoret, kan vi fortsatt be om en underskrift.»
Eliminerte kostnader for levering av dokument
Ved å fjerne penn og papir fra prosessen med å skrive under, har Daiichi Jitsugyo Asia redusert de tilknyttede utskrifts- og leveringskostnadene som følger med transport av sensitive dokumenter over internasjonale grenser.
Integrasjonen mellom Dropbox Signog Dropbox for automatisk lagring av dokumenter
Med integrasjonen mellom Dropbox Sign og Dropbox lagrer Daiichi Jitsugyo Asia automatisk og sikkert alle dokumentene på selskapets Dropbox-konto etter at de er undertegnet. Det gjør at det er enkelt å finne alle dokumentene, og det sparer teamet for timer med administrativt arbeid for å overføre dokumenter mellom forskjellige systemer.
Hva blir det neste for Daiichi Jitsugyo Asia?
Daiichi Jitsugyo Asia bruker allerede Dropbox i hele foretaket og Dropbox Sign på kontorene i Singapore. Selskapets neste trekk er å implementere Dropbox Sign internasjonalt, noe som gjør underskriftsprosessen effektiv i hele virksomheten.
Vil du gjerne se resultater som Daiichi Jitsugyo Asia?
Dropbox Sign er den enkleste måten å sende, motta og administrere juridisk bindende e-signaturer for bedrifter på. Stemt som nr. 1 for brukervennlighet fra G2, to år på rad, kan vår eSignature-løsning gjøre dine viktigste arbeidsflyter raske, enklere og sikrere. Registrer deg for en gratis prøveperiode i dag, og kom i gang med å digitalisere virksomheten.
Kontakt oss
