How healthcare company VolitionRx is simplifying the search for better cancer diagnosis with Dropbox Sign + Dropbox
VolitionRx er et multinasjonalt helseselskap med hovedkontor i Austin, Texas, med steder i Storbritannia, Belgia, California og Singapore. Virksomheten utvikler blodbaserte kreftprøver som oppdager tilstedeværelsen av unormale celler langt tidligere enn konvensjonelle screeningprogrammer.
Signering, sortering og deling av juridisk bindende kontrakter
2020-pandemien har forandret måten vi jobber på. Sosiale distanseringsregler betydde at mange selskaper ble tvunget til å bytte til fjernarbeid nesten over natten, men for bioteknologifirmaet VolitionRx var det ikke så enkelt.
Selv om hun allerede bruker Dropbox Business for å koble sammen sine 60 ansatte i hele Europa, Asia og Amerika, måtte VolitionRx finne en måte å holde laboratoriet på nesten 2000 kvadratmeter åpent på, ha kontakt med bedriftspersonell som jobber hjemme og oppfylle lovkrav mens ansatte jobbet fra hjemme under hele pandemien.
Som alle virksomheter i helsevesenet, tar VolitionRx datasikkerhet veldig alvorlig. Opprettelse og validering av nukleosomikkbaserte kreftprøver skaper masser av beskyttede medisinske data som må sikres og logges av hver gang den brukes eller deles. Som en børsnotert virksomhet notert på NYSE, må ansatte hos VolitionRx regelmessig signere en rekke rettferdige avtaler for hånd.
Resultatet? Ansatte som jobbet hjemmefra slet med å dele, signere, sortere og lagre juridisk bindende kontrakter – spesielt personalet og reguleringsteamet som var ansvarlig for å sikre at papirene ble holdt oppdatert under hele pandemien.
Daniel Halter, Group IT Manager hos VolitionRx, ønsket å redusere papirmengden, henvendte seg til Dropbox Sign for å digitalisere underskriftprosessen.
«Vi trengte en eSignature-løsning som var repeterbar og skalerbar, som kan brukes på tvers av forskjellige tidssoner og språk, og som ikke var avhengig av lokale IT-systemer som er vanskelige å vedlikeholde.»
«Dropbox Sign er plasserings- og enhetsagnostisk, i tillegg til å være skalerbar. For et IT-team er det drømmen: Alle får den samme opplevelsen, og vedlikeholdet er enkelt. Dette betyr at vi ikke trenger å endre måten vi jobber på når vi vokser – Dropbox Sign og Dropbox Business vil vokse og skalere med oss.»
Aktiverer hastighet og sikkerhet med Dropbox Sign og Dropbox
Daniel bruker allerede Dropbox Business for å koble sammen eksterne laboratorieteam og ansatte, og sier at integrering av Dropbox Sign var en no-brainer. «Jo mindre du avviker fra en arbeiders synsfelt, jo mer effektivt blir et verktøy. Å bruke Dropbox Sign direkte gjennom Dropbox betyr at det ikke er behov for å bytte mellom apper, det påvirker ikke arbeidsflyter, og det er mye lettere å bruke. Hele prosessen er strømlinjeformet og integrert.»
VolitionRx-ansatte bruker nå Dropbox Sign til å dele og skrive under alle medisinske datautgivelsesskjemaer, fair practice-avtaler, samt interne dokumenter. Med signerte dokumenter lagret automatisk i Dropbox, er revisjonsspor enkle å følge, og deling av dokumenter med eksterne tilsynsorganer er forenklet.
Den nye nettskybaserte arbeidsflyten er sted- og enhetsagnostisk, noe som gjør det enkelt for ansatte å bruke det, når som helst og hvor som helst og gjør det enkelt for IT-team å vedlikeholde. Med liten eller ingen opplæring nødvendig, har integrering av Dropbox Sign i eksisterende forretningsarbeidsflyter vært raskt og kostnadseffektivt for VolitionRx.
«Å bruke Dropbox Sign direkte gjennom Dropbox betyr at det ikke er behov for å bytte mellom apper, det påvirker ikke arbeidsflyter, og det er mye lettere å bruke. Dette forbedrer ikke bare sikkerheten for oss som IT-team, det fremskynder arbeidsflyt og reduserer tiden ansatte bruker på administrator!»
I følge Daniel betyr integrasjonen av Dropbox Sign med Dropbox Business at opptaket har vært høyt blant ansatte, med behov for liten eller ingen opplæring. Daniel føler også fordelene i rollen sin. «Dropbox Sign er plasserings- og enhetsagnostisk, i tillegg til å være skalerbar. For et IT-team er det drømmen: Alle får den samme opplevelsen, og vedlikeholdet er enkelt. Dette betyr at vi ikke trenger å endre måten vi jobber på når vi vokser – Dropbox Sign og Dropbox Business vil vokse og skalere med oss.»
Etter å ha startet med bare ett brukstilfelle i HR-teamet, har verktøyet utvidet seg organisk i hele virksomheten, og Daniel ser enda mer rom for å bruke Dropbox Sign i fremtiden.
For andre IT-team som ønsker å forenkle arbeidsflytene sine og holde eksterne team i samarbeid, har Daniel følgende råd:
«Mennesker vil jobbe med deg hvis du lytter til dem og tilbyr enkle løsninger som gjør jobben enklere. Dropbox Sign og Dropbox Business kan hjelpe deg med å gjøre nettopp det.»
Hva blir det neste for VolitionRx
«Vi vil at alle i selskapet skal bruke Dropbox Sign i fremtiden, spesielt de teamene som fortsatt bruker papirbaserte prosesser, for eksempel juridisk. Dette vil ikke bare forbedre sikkerheten for IT-teamet, overgangen fra en fysisk til en nettskybasert e-underskrift-prosess vil også øke hastigheten på arbeidsflyter og redusere tiden ansatte bruker på administrator!»
Interessert i å se resultater som VolitionRx?
Dropbox Sign is the easiest way to send, receive, and manage legally binding eSignatures for business. Voted #1 for Ease of Use from G2, two years in a row, our eSignature solution can make your most important workflows fast, easier, and more secure. Sign up for a free trial today to start digitizing your business.
Kontakt oss
