How Valor Payroll Solutions uses Dropbox Sign
Valor Payroll Solutions er en komplett, uavhengig tjeneste for lønnsutbetaling, tidtaking, rådgivning og menneskelige ressurser. De hjelper småbedrifter med å starte opp og navigere i den komplekse jungelen som handler om lønnsutbetalinger, ved hjelp av moderne teknologi og spesialisert kundestøtte.
Vi støtter ikke lenger Dropbox Forms-produktet
Når det gjelder lønn, er skjema 8655 avgjørende for å få i gang dialogen med skattemyndighetene (IRS) og få fullmakt til å handle på vegne av klienten. Og som leverandør for amerikanske småbedrifter vet Valor Payroll altfor godt at forsinkelser i å skaffe nye klientsignaturer for IRS-autorisasjonsskjemaer kan føre til større problemer med lønnsutbetalingen. Uten offisiell autorisasjon kan ikke Valor handle på vegne av klienten, noe som til syvende og sist betyr at de ikke kan betale klientens ansatte.
Forsinkelser i prosessen med å få om bord nye artister var et problem som Christina Hageny, grunnlegger og president for Valor, ønsket å unngå da hun startet opp bedriften sin i 2020. For å løse problemet identifiserte Christina først en rotårsak: den utdaterte måten klienten mottok, signerte og returnerte dokumenter på. «Den vi trengte å få papirer fra, måtte enten kjøpe dyr programvare på egen hånd, eller eventuelt manuelt skrive ut og skanne dokumentet», forklarer Christina. Dette betydde at det ofte kunne ta uker før et skjema ble returnert.
Valor Payroll Solutions visste at de trengte en raskere og enklere måte å få i gang nye klienter på. De valgte Dropbox Sign for å effektivisere signeringsprosessen på en sikker måte, slik at det ble enklere å sende dokumenter, skaffe signaturer fra klientene og få IRS-autorisasjoner på plass så raskt som mulig.
«Det som pleide å ta flere uker, tar nå noen minutter. Jeg vet at jeg kan sende det og glemme det. Så snart klienten ser dokumentet, kommer det signert tilbake. Det endrer alt.»
Valor Payroll Solutions bruker Dropbox Sign til å sende alle IRS-autorisasjonsskjemaer elektronisk, slik at de slipper den trege prosessen med utskrift, signering og skanning. Og fordi Dropbox Sign ikke krever noen ekstra tredjepartsverktøy for å kunne signere, kan Valors klient signere fra hvor som helst på hvilken som helst enhet i løpet av få minutter. «Dropbox Sign gjør livet enklere for klientene mine. De kan gjøre det på telefonen, på datamaskinen eller på en hvilken som helst enhet med Internett. Uavhengig av bransje og teknologisk evne, kan de få ting signert – og veldig raskt», forklarer Christina.
Når klienten glemmer å signere et viktig dokument, hjelper Dropbox Sign Valor med å sende påminnelser automatisk. I stedet for at bedriften må lure på om et dokument er mottatt og sende e-poster for å følge opp klienten, sporer Dropbox Sign hvert dokument som sendes av Valor for å se om det er signert. Det sendes automatiske påminnelser når dokumenter ikke signeres. Dette sikrer at alle godkjenninger blir signert og at Valor kan behandle nye klienters lønn i tide.
I tillegg til at Valor slipper å jakte på usignerte dokumenter, gjør Dropbox Sign det raskere å forberede dokumentene og sende dem til klienten. Med Dropbox Signs gjenbrukbare maler kan Valor fylle ut klientspesifikk informasjon og sende ut skjemaer med bare noen få klikk – uten å måtte formatere et nytt dokument hver gang.
Siden nesten alle dokumenter som Valor håndterer og sender ut inneholder sensitiv informasjon, er sikkerhet alltid første prioritet. Fysiske skjemaer går lett tapt, blir forlagt eller feilarkiveres – noe som setter klientens data i fare. Ved å bruke Dropbox Sign + Dropbox-integrasjon blir Valors dokumenter imidlertid automatisk lagret på en sikker måte på nettet og beskyttes av tofaktorgodkjenning (2FA), slik at data aldri havner i gale hender. «Fra et sikkerhetsperspektiv hjelper Dropbox Sign, for jeg vet at alt er trygt og at feil personer ikke får tilgang til dataene. Det er også direkte integrert med Dropbox, slik at man ikke trenger å bruke PDF-er og e-poster», forklarer Christina.
Dramatisk nedgang i behandlingstiden
Med e-signaturer implementert i hele arbeidsflyten til Valor Payroll Solutions, kan klienten nå signere når og hvor som helst. Dette reduserer behandlingstiden for forretningskritiske dokumenter til noen få minutter. Christina forklarer: «Vi snakker om en behandlingstid på 10 sekunder for å få signert et av våre viktigste skjemaer, i stedet for å vente i en uke, to uker eller enda lenger og gjøre flere oppfølginger.»
Forbedret intern produktivitet
I stedet for å bruke flere timer på å lage dokumenter og vente på at de skal returneres, bruker Valor nå tilpassede maler og sender dokumenter til signering i løpet av få minutter.
Tillitsskapende sikkerhet
Med sikker lagringsplass, tofaktorgodkjenning (2FA) og enkel integrasjon med Dropbox, kan Valors kunder slappe av i visshet om at den viktige informasjonen er i trygge hender.
Hva blir det neste for Valor Payroll Solutions?
I takt med at Valor har vokst og utviklet seg, har også bruken av Dropbox Sign gjort det. I fremtiden planlegger Valor å utvide bruken av verktøyene, dra nytte av et ubegrenset antall maler for å forbedre effektiviteten sin og gi alle de nye kundene sine tilgang til en papirløs prosess.
Enten det handler om å strømlinjeforme oppstartsprosessen for nye klienter, oppnå raskere lønnsregistrering eller bare gi klienten den enkleste måten å signere viktige dokumenter på, er Dropbox Sign en viktig del av den daglige driften. Det er en av de viktigste løsningene i Valors verktøykasse for å nå målet om effektivitet og produktivitet.
Vil du gjerne få tilsvarende resultater som Valor?
Dropbox Sign er den enkleste måten å sende, motta og administrere juridisk bindende e-signaturer for bedrifter på. Løsningen vår for e-signering er kåret til nummer én når det gjelder brukervennlighet av G2 to år på rad og kan gjøre det viktigste arbeidet raskere, enklere og sikrere. Registrer deg for en gratis prøveperiode i dag, og kom i gang med å digitalisere virksomheten.
Kontakt oss
