How Dropbox Sign helped Flow Healthcare save $600 per employee for its customers
Flow Healthcare er en alt-i-ett-programvare for klinisk og administrativ styring av helseteam. Produktene effektiviserer arbeidsflyter og reduserer kostnadene over hele for innføringsprogram, ledelse, utdanning og engasjement.
Vi støtter ikke lenger Dropbox Forms-produktet
Resultater
Effektiviserte arbeidsflyter som sparte Flows kunder $ 600 per ansatt
Det hjalp til med å redusere administrativ bruk av tid med 50 % for Flows kunde Beam Healthcare
Implementert av en enkelt utvikler på bare noen få uker
Firmaprofil
Innføringsprogram for medisinsk ansatt er komplekst
Ikke bare krever innføringsprogrammet for nytt helsepersonell de vanlige personalfilene som goder og forsikring, det finnes også kliniske filer som inneholder viktig informasjon som lisenser for helsetjeneste, klinisk erfaring, løpende utdanning, overvåking og feilbehandling. I tillegg til de vanlige føderale og lokale bakgrunnskontrollene fra arbeidsgiveren, kreves en ny runde med ekstra bakgrunnskontroller av helsenivået.
Men kompleksiteten slutter ikke der. For Flows kunde, Beam Healthcare, en leverandør av helsepersonell til fjerntliggende sykehus og online telemedisinske tjenester, var ansettelsen av helsepersonell full av doble papirskjemaer som måtte fullføres flere ganger. «Da Beam leide inn en leverandør, måtte de fylle ut en søknad for selskapet og kjøre alle nødvendige bakgrunns- og referansesjekker. Men så, for å få den samme ansatte til å jobbe ved tre eller fem forskjellige helseinstitusjoner, måtte de fylle ut anleggsspesifikke søknader om nye ansatte og gå gjennom ulike kontroller på nytt. Du kan forestille deg den administrative byrden på leverandøren og det administrative personalet som måtte flytte alt dette papirarbeidet fremover. Denne arkaiske prosessen er et punkt for frustrasjon hos klinikere og unngår til tider å bli godkjent/privilegert ved flere fasiliteter. Hvis vi ønsker å forbedre tilgangen til omsorg, må helsevesenet fokusere på prosesser i tillegg til å bare produsere flere leverandører,» sier Sarjoo Patel, administrerende direktør hos Flow. For å gjøre ting verre, hvis dette sykehuset var en del av en stor institusjon med satellittklinikker, måtte denne leverandøren fylle ut de samme papirene og gjennomgå de samme bakgrunnskontrollene også for hver av disse klinikkene.
Hele innføringsprosessen tvang helsepersonell til å omhyggelig fylle ut den samme informasjonen igjen og igjen – tid som kan brukes bedre på å behandle pasienter. Det var da Flow vendte seg til Dropbox Sign for å forenkle papirarbeidet for helsetjenester.
«Med Flow klarte vi å kutte $ 600 per ansatt og redusere bruk av tid på administrasjon med 50 % for Beam Healthcare. Og mye av dette har å gjøre med Dropbox Sign og hvordan det automatiserte mange dokumenter for oss.»
Raske, digitale skjemaer uten duplikater
For å redusere antall dobbelte skjemaer leverandører må fullføre når de jobber på andre sykehus, implementerte Flow automatiserte maler ved hjelp av Dropbox Sign API. Som Sarjoo forklarer, «Så snart som helsepersonell ansettes, er det virkelige verdiløftet til Flow og Dropbox Sign for klientene våre i helsesektoren at de eliminerer overflod av dokumenter som må fylles ut. Søknadsskjemaene på papir som sykehusene trenger, er utformet som maler i Flow. Så når et sykehus ber om dem, fylles de automatisk ut ved hjelp av Dropbox Sign API-integrasjonen som er koblet til databasen vår. Leverandøren leser bare dokumentet og skriver under på det. Når de har gjennomgått innføringsprogrammet, trenger de ikke å fylle ut flere dokumenter manuelt.»
Men ikke all medisinsk praksis er den samme, og det betydde at Flows maler trengte fleksibilitet. «Vårt Dropbox Sig-abonnement tillater tilpasning for Flows kunder. Det lar [Flow-brukere] laste opp sine egne PDF-dokumenter og legge til de spesifikke datafeltene de trenger. Så kunder har muligheten til å tilpasse noen av de enkle dokumentene sine», sier Chance Hammacher, Full Stack-utvikler, Flow.
I tillegg til at den var rask og enkel å bruke, sørget Flow for at hele dokumentopplevelsen var sømløs for kundene. «Vi var veldig fornøyde med den innebygde skjemafunksjonen som Dropbox Sign tilbød. Den lot oss holde alle brukerne våre på ett system samtidig som vi var sikre,» fortsatte Chance. «Vi valgte [Dropbox Signs tilpassede branding] for å gi kundene våre en mer persontilpasset opplevelse når de bruker elektroniske underskrifter.»
For å forenkle medisinsk papirarbeid ytterligere, henvendte Flow seg også til HelloWorks for å automatisere tidkrevende referansekontroller. «Vårt viktigste bruksområde for HelloWorks er referansekontroller. For profesjonelle referansekontroller sender vi dem enten via e-post eller tekstmelding for å si, 'Hei, kan du fylle ut denne profesjonelle referansen for denne leverandøren, han eller hun søker på denne stillingen,» sier Sarjoo.
I tråd med sitt løfte om å administrere hele livssyklusen for den ansatte, lager Flow også maler ved hjelp av HelloWorks som hjelper med interne ansettelsesdokumenter. La oss si at du vil sende et internt dokument fra et inntektssystem som irs.gov eller W9. Ved hjelp av HelloWorks har Flow også integrert denne funksjonaliteten direkte på plattformen sin.
Med så mange formularer og komplekse prosesser å automatisere, ville det være rimelig å tro at integrering av Dropbox Sign API i Flows plattform kan ta en stund. Men som Chance sier, «Integrasjonen tok ikke for lang tid, maksimalt noen uker med en enkelt utvikler. Dokumentasjonen var god. Den hadde klare indikasjoner for arbeidsflyten vi brukte. Vi kunne enkelt teste og feilsøke alle problemene våre før vi gikk live med Dropbox Sign.»
Integrasjonshastigheten kunne ikke ha kommet på et bedre tidspunkt for Flows kunder, spesielt Beam. Under pandemien trengte Beam å ansette og innføre klinikere raskt og i stor skala for å bygge ut sin telemedisinske tjeneste. «De trengte å ansette flere medarbeidere for å lette presset på sykehusene»," forklarte Sarjoo. Takket være Flows raske integrasjon med Dropbox Sign API, var Beam i stand til å innføre ansatte så raskt som på 48 timer.
Reduser administrasjonstiden med 50 %
Å bruke Dropbox Sign API for å automatisk fylle ut dokumenter og redusere behovet for leverandører til å fylle ut papirer flere ganger, hjalp Flows kunde Beam til med å redusere tiden personalet brukte på administrativt papirarbeid med 50 % og spare anslagsvis $ 600 per ansatt.
Lykke for arbeidsgivere og ansatte
Amy Faust, Business Officer, CPMSM & CPCS sier:
«Dropbox Sig har hjulpet [Flow] med å utføre standardreferanse- og verifiseringskontroller på en systematisk måte. Det har ført til raskere behandlingstid og lykkeligere ansatte fordi de ikke trenger å skrive ut, fylle ut, skanne og laste opp dokumenter. Det betydde også lykkeligere arbeidsgivere fordi dokumenter er lettere å lese og obligatoriske felt fylles ut første gang.»
Integrert på noen få uker med en enkelt utvikler
Med en detaljert dokumentasjon som er lett å følge, og et støtteteam som står klart til å hjelpe Flow gjennom eventuelle problemer, kunne en enkelt Flow-utvikler integrere Dropbox Sign API på bare noen få uker.
Hva blir det neste for Flow?
Flow vinner betydning hos medisinske team, og henter kunder som Beam Healthcare, Pivotal Health og CVC Health Care. Flow som er et papirløst selskap fra første dag, planlegger å fortsette å redusere papirbaserte flaskehalser fra den medisinske verden.
Vil du gjerne få tilsvarende resultater som Flow?
Integrering av Dropbox Signs e-signatur-API er den enkleste måten å forenkle arbeidsflyten din på med sømløs, brandingtilpasset signering og API-integrerte maler som automatisk fyller ut dobbel informasjon. G2 utnevnte Dropbox Signs e-signaturløsning som den beste på brukervennlighet to år på rad, og den gjør de viktigste arbeidsflytene raskere, enklere og sikrere.
Kontakt oss
