kohlpharma akselererer signaturbaserte arbeidsflyter
40 år etter etableringen er kohlpharma en av de største tyske importørene av patentbeskyttede og reseptbelagte legemidler i Europa og den ubestridte markedslederen i Tyskland. Grunnleggeren Edwin Kohl har vært fokusert på essensielle konkurransedyktige priser til fordel for forbrukerne siden begynnelsen, og helsesystemet har som et resultat spart hundrevis av millioner euro hvert år
Vi støtter ikke lenger Dropbox Forms-produktet
Det meste av medisiner produseres i Europa av internasjonale selskaper som vanligvis velger et sentralt produksjonssted i EU. Årsakene til denne strategien inkluderer lave skattekrav og mer konkurransedyktige lønninger. Medisiner settes deretter i sirkulasjon over hele EU under de typiske markedsforholdene i hvert medlemsland, og er generelt billigere enn i Tyskland. kohlpharma utnytter de lavere kostnadene i andre EU-land for å tilby originale preparater på det tyske markedet til attraktive priser. Disse originalmedisinene blir deretter ommerket eller ompakket i henhold til tyske krav. De resulterende besparelsene forårsaker mindre belastning på helsesystemet, til fordel for leger, farmasøyter og viktigst av alt, pasienter.
Siden kohlpharma bruker overflødig lager for forsyningen, er det en viktig utfordring å møte etterspørselen på en pålitelig måte. Varetilgjengelighet og potensielle forsyningsproblemer kan variere av årsaker som ligger utenfor selskapets kontroll. En spesiell utfordring for logistikk er kvalitetssikret transport av nedkjølte medisiner, som insuliner eller vaksiner, som må lagres konstant fra 2 til 8 °C gjennom hele forsyningskjeden. Det er derfor enda viktigere at prosesser fra kjøp til forsyning koordineres på best mulig måte. Av denne grunn stoler kohlpharma i økende grad på potensialet til digitalisering.
Før en medisin kan gå i sirkulasjon etter kjøp, er det en mengde dokumenter som skal fylles ut og underskrives. Som farmasøytisk produsent følger kohlpharma GMP (Good Manufacturing Practices)-regelverket, som betyr omfattende skriftlig dokumentasjon for alle prosesser og gjennomførte produksjonsordrer. Korrespondanse, inkludert ordreplassering og kontrakter, har historisk sett blitt utført ved hjelp av analoge prosesser: tidkrevende utskrifter, signering, skanning og e-post. Som Johannes Reinert sier: «Gjennomløpstidene, spesielt for GMP-relevante dokumenter, er noen ganger veldig lange og komplekse. Derfor lette vi etter en løsning som kunne akselerere disse operasjonene. Vi var på utkikk etter et forenklet, digitalt, enkelt fundament med alle våre EDP-leverandører og servicepartnere.
«Mange av brukerne våre jobber nå hjemmefra, og det har vært en helt ny opplevelse, både for dem og de som jobber med elektronisk databehandling (EDP). Jeg er så glad for at jeg valgte Dropbox Sign. Det hjelper meg med å gjøre jobben enklere, både for de som jobber hjemme og på kontoret.»
kohlpharma prøvde først å utvikle en løsning internt, som ikke bare skulle være basert på eSignatures, men også kartlegge de relaterte arbeidsflytene. Utviklingen av prioriteringer resulterte imidlertid i forsinkelser i fullføringen, så selskapet ønsket å investere i e-signatur-administrasjon. Dropbox Sign viste seg å være den beste løsningen på grunn av åpenheten, enkelheten, den direkte tilgjengeligheten og kontraktsmessige rammer. På grunn av suksessen til Dropbox Signs nettsky-løsning og e-signatur-API, tok selskapet raskt beslutningen om grundig testing.
«Jeg så at Dropbox Sign var den beste løsningen for oss. Vi jobbet med en liten prøveversjon til å begynne med, og følte raskt fordelene med løsningen – egnet for å løse alle problemene vi var klar over og som dukket opp under prøveperioden. – Johannes Reinert
Høy brukervennlighet, raskt å bruke
Dropbox Sign-brukergrensesnittet er intuitivt. Trinn-for-trinn veiledning gjennom kontrakter og skjemaer er i stand til å sikre at alle relevante felt er fylt ut og alle nødvendige underskrifter er innført. Dropbox Sign kan integreres i ethvert miljø, inkludert med individuell merkevarebygging. Dette hjalp umiddelbart kohlpharma med vellykket overgang til hjemmearbeid. Fra verbal bestilling til programvareimplementering tok hele prosessen mindre enn én time.
«Jeg hadde den ideelle løsningen for underskriftsarbeidsflyter klar til bruk, noe som betydde at vi kunne legge til rette for og oppmuntre teamene våre til å jobbe eksternt. Det skapte potensialet til å forbedre forretningsprosesser og gi en høyere grad av frihet på arbeidsplassen.» – Johannes Reinert
Fra analog til digital: den papirløse fremtiden
Etter at de innledende testene overgikk alle forventninger, planlegger kohlpharma allerede neste trinn for å akselerere forretningsprosesser og forbedre arbeidsforholdene ved hjelp av Dropbox Sign.
Internt – øker åpenheten
Planen for fremtiden er å fulldigitalisere interne dokumentarbeidsflyter, samt obligatorisk intern opplæringsbekreftelse. Dette vil øke åpenheten betraktelig og eliminere behovet for å digitalisere tilsvarende dokumenter senere. For dokumenter som må signeres av flere parter, forenkler eSignatures prosessen for både redaktører og underskrivere.
Eksternt – forbedrer samarbeidet
Red-lining og signering av leverandørkontrakter vil også bli digitalisert. Gjennom denne prosessen vil kontraktsstrukturene og avtalene med leverandørene dra nytte av malsammenslåing. Dokumenter for bedriftskunder signert av kohlpharma kan eksklusivt redigeres med Dropbox Sign i fremtiden
Kvalitetssikring – permanent akselererende prosesser
For SOP-er (Standard Operating Procedures) hvor produksjonsprosesser er nøye regulert, for eksempel innen kvalitetssikring og EDP-kvalitetssystemet, vil manuelle underskrifter erstattes med deres digitale ekvivalente. Nå, med dets automatiserte varehus og sømløse ekstern overvåking av forsyningskjeden, er kohlpharma allerede en pioner innen digitalisering og automatisering i den tyske farmasøytiske industrien. De planlegger å fjerne alle papirbaserte godkjenningsprosesser så mye som mulig i overskuelig fremtid. Det er fortsatt en vei å gå før det skjer, men med Dropbox Sign har de nådd en betydelig milepæl. Skjemaer kan over tid konverteres til Dropbox Sign-dokumenter, noe som reduserer fysisk journalføring underveis.
Som Johannes Reinert forklarer: «Når jeg ser fremover, vil jeg gjerne se kvalitetssikring, for eksempel byttet over til digitale skjemaer. Digitale skjemaer er mye enklere og kan administreres mer effektivt. Eventuelle lovpålagte oppdateringer kan gjøres på kortest mulig tid, og på tvers av alle relevante dokumenter, uten at hauger av skjemaer må destrueres. Alt signeres og fylles ut ved hjelp av sømløst integrerte Dropbox Sign-komponenter. Så vi drar igjen nytte av gjennomsiktighet – hver eneste detalj i hver prosess vil være sporbar.»
Ønsker du å oppnå samme suksessnivå som kohlpharma?
Spør oss om Dropbox Sign i dag. Dropbox Sign er en enkel måte for bedrifter å sende, motta og administrere juridisk bindende eSignatures på. Hvis du trenger hjelp til å velge riktig Dropbox Sign-produkt, avtal en demoavtale og oppdag hvordan signaturbaserte prosesser kan optimaliseres i virksomheten din.
Kontakt oss
