How EqualTo uses eSignature to hire and close deals faster
EqualTo er en Berlin-basert oppstartsbedrift som hjelper team med å integrere regnearkteknologi i produktene sine.
Vi støtter ikke lenger Dropbox Forms-produktet
Manuell kontraktsignering sakker ned ansettelses- og virksomhetsprosessen.
EqualTo-teamet har utviklet en regnearkteknologi for programvareutviklere. Dette gjør at utviklere enkelt kan legge til regnearkfunksjonalitet til produktene sine.
Men som en programvarevirksomhet er EqualTo alltid på utkikk etter måter å automatisere og optimalisere prosessene sine på. Et område som var lite effektivt for EqualTo var ansettelse. I et konkurranseutsatt arbeidsmarked kan det koste deg gode kandidater, tid og penger hvis prosessen ikke går raskt nok fremover. For EqualTo kan rekrutteringsprosessen bli forsinket, ikke bare av behovet for fysiske underskrifter, men også av det ekstra trinnet å måtte sende ut fire forskjellige dokumenter. Disse kontraktene inkluderer en ansettelsesavtale, en NDA, en avtale om privat bruk av internett og en opsjonsavtale, for ikke å nevne ytterligere dokumenter hvis visum er nødvendig.
«Se for deg at du ansetter fire eller fem personer på én måned. Det er så mange dokumenter allerede som må signeres. Hvis du gjør det på papir, er det bare bortkastet tid og så ineffektivt,» sier Dmitri Kemenev, visepresident for finans og drift i EqualTo. I tillegg kan ekstra dager brukt på å sende og vente på dokumenter også bety at nye ansatte trekker seg ut av sin nye ansettelse hos EqualTo etter å ha mottatt et tilbud fra et annet selskap eller de har ombestemt seg.
I tillegg til å ønske å ansette det beste talentet, er det også avgjørende for EqualTo å inngå avtaler så raskt som mulig. Når de jobber med kunder og tredjepartsleverandører, må EqualTo få signert et stort utvalg av dokumenter, inkludert salgskontrakter, NDAer, leverandørskjemaer og leverandøravtaler. Men prosessen kan ta lang tid når du sender dokumenter via post. Etter å ha blitt sendt, kan det ta noen dager (eller mer) før et dokument kommer frem. Personen som mottar dokumentet (som kanskje ikke er den tiltenkte adressaten) må bringe kontrakten til den som skal skrive under. «Du ønsker å få ting signert raskt. Du vil absolutt ikke bruke tid på å skrive ut, gå til postkontoret og sende dokumentet i posten. Hvem vet når dokumentet faktisk er mottatt?» sier Dmitri.
Rollen til e-signatur har vært avgjørende for EqualTos ansettelser og generelle virksomhet, og det er grunnen til at selskapet tok i bruk Dropbox Sign.
«Ved å bruke e-signatur i rekrutteringsprosessen sparer vi 3–5 dager ... Vi kan ansette gode kandidater fordi vi er raskere sammenlignet med de andre selskapene, og vi er raskere fordi Dropbox Sign hjelper oss.»
E-signaturer effektiviserer ansettelse og kontraktsignering
Dmitri og grunnleggerne av EqualTo brukte Dropbox Sign i sitt forrige selskap. De stolte på at Dropbox Sign ville levere effektiviteten deres nye oppstartsbedrift trengte, så de implementerte e-signaturer tidlig.
I henhold til tysk lov må arbeidskontrakter signeres med blekk, men EqualTo bruker Dropbox Sign for å signere disse kontraktene elektronisk først, som en handling i god tro. Dette hjelper EqualTo til å beholde kandidater selv når nyansatte venter på å offisielt inngå avtalen med fysiske kontrakter .
For andre dokumenter for nyansatte, som NDAer, avtaler om privat bruk av internett og opsjonsavtaler, kan EqualTo stole på e-signatur alene, som gjør onboarding raskere og gjør ansettelsen mer effektiv totalt sett.
«Ved å bruke e-signatur i rekrutteringsprosessen sparer vi tre til fem dager,» sier Dmitri. «Det er avgjørende i ansettelsesprosessen. Vi er i stand til å ansette gode kandidater fordi vi er raskere sammenlignet med de andre selskapene, og vi er raskere fordi Dropbox Sign hjelper oss.»
Å få dokumenter signert av kunder og leverandører er også en mye smidigere prosess. I stedet for å gå gjennom en tungvint prosess med å sende dokumenter og håpe de når den rette person i tide, gjør e-signaturer at EqualTo enkelt kan sende dokumenter direkte til den som har fullmakt til å signere, noe som øker salget og leverandøravtaler.
Dessuten betyr Dropbox Signs sanntids dokumentsporing at EqualTo har full oversikt over kontraktenes status – slik at de ansatte vet om en underskriver har mottatt eller sett en kontrakt og når det er på tide med oppfølging. «I stedet for å sende kontrakter i posten, spesielt nå i fjernarbeidsverdenen, hjelper Dropbox Sign oss for å få underskrifter raskt. Med Dropbox Sign kan du også se statusen til underskrifter, hvem som allerede har skrevet under, og hvem som ikke har, og du kan konfigurere automatiske påminnelser. Jeg tror den største fordelen er at det sparer mye tid,» forklarer Dmitri.
Den effektiviserte prosessen har spart EqualTo-ansattes tid, slik at de kan fokusere på mer presserende prioriteringer. Tidligere ville en kontorleder/ansvarlig alltid måtte sende, motta og holde styr på alle disse kontraktene og tilhørende dokumenter. Ved å automatisere disse administrative oppgavene ved hjelp av e-signaturer, fjerner EqualTo behovet for å ansette ekstra personell for å gjøre dette monotone arbeidet.
Dropbox Sign gjør det mer effektivt å drive virksomheter
Reduserer rekrutteringsprosessen med 3–5 dager
Å sende mesteparten av ansettelsesdokumentene via Dropbox Sign har bidratt til å fremskynde ansettelsesprosessen og redusere sjansene for at kandidater godtar andre tilbud.
Papirarbeid er eliminert
EqualTo unngikk å ansette en kontorleder/ansvarlig for å sjonglere sending og innsamling av underskrifter via post.
Forespørsel om underskrift sendes eksternt og direkte til underskrivere
Med e-signatur kan EqualTo sende og motta forespørsel om underskrift direkte til og fra de rette personene, og kutte ut ekstra trinn og bortkastet tid mens man venter på at dokumentet skal mottas.
Hva blir det neste for EqualTo?
Som et to år gammelt selskap er EqualTo for tiden i vekststadiet. Det neste trinnet er å sikre finansiering av serie A – en bragd oppstartsbedriften håper å oppnå innen 2024 eller tidligere. Ifølge Dmitri, «Det avhenger av markedssituasjonen. Akkurat nå er det relativt stille på investeringsfronten, men vi er veldig optimistiske på hvor vi er på vei. Så når vi først går inn i serie A, kommer vi sannsynligvis til å skalere og ansette mye.»
E-signatur vil også forbli en vesentlig del av EqualTos samlede driftsprosesser. «Det kommer ikke til å forsvinne. Der vi kan, kommer vi til å bruke elektroniske underskrifter,» forklarer Dmitri. "Så jeg kan se antallet elektroniske underskrifter øke etter hvert som vi vokser. Det er ingen grunn til å tro at det kommer til å forbli det samme eller reduseres.»
Vil du gjerne få tilsvarende resultater som EqualTo?
Dropbox Sign er den enkleste måten å sende, motta og administrere juridisk bindende e-signaturer for bedrifter på. E-signaturløsningen vår er kåret til nummer én når det gjelder brukervennlighet av G2 to år på rad og kan gjøre de viktigste arbeidsflytene dine raskere, enklere og sikrere. Registrer deg for en gratis prøveperiode i dag, og kom i gang med å digitalisere virksomheten.
Kontakt oss
