ISCA lagrer over 10 000 sider hver måned med Dropbox Sign
Institute of Singapore Chartered Accountants (ISCA) er Singapores nasjonale regnskapsetat som leverer opplæringsprogrammer til regnskapsbedrifter og fagfolk, bistår medlemmer når det gjelder digitalisering og jobber med offentlige etater når det gjelder budsjettsaker.
Vi støtter ikke lenger Dropbox Forms-produktet
Å forholde seg til en verden med fjernarbeid
Hendelsene i 2020 snudde opp ned på driften for mange virksomheter over hele verden. En av de største endringene var måten de skrev under på viktige dokumenter på. Før pandemien var ikke innføring av e-underskrifter en prioritet fordi det eksisterende papirsystemet fungerte. Men COVID-19 stakk kjepper i hjulene for pålagte underskriftsprosesser med penn og papir for virksomheter overalt. Forandring måtte til.
For ISCAs over 100 ansatte, som betjener over 32 000 ISCA-medlemmer, er det helt avgjørende for den daglige driften å kunne håndtere tusenvis av dokumenter på en effektiv måte. Det kan være interne søknader om kurs, godkjenninger og underskrifter fra styremedlemmer, samt eksterne leverandørkontrakter. Men med nye muligheter for fjernarbeid, forsto ISCA at de ville få en stor utfordring hvis de ikke foretok seg noe raskt. – Vi innså at alle rekvisisjonsskjemaer og memoer ville bli utilgjengelige fordi vi ikke lenger var i samme bygning. Vi kan ikke bare gå til en annen etasje og be noen om å skrive under. Vi måtte finne en løsning, fordi så snart vi ikke overholder en frist for en kontrakt, vil det bli et stort problem for oss og medlemmene våre, sier Edmund Liu, leder for InfoComm Technology & Management for ISCA.
Det var da de henvendte seg til Dropbox Sign for å få hjelp til å digitalisere underskriftsprosessen med e-underskriftsteknologi.
«Jeg har brukt flere førsteklasses, kostbare e-underskriftsløsninger, men HelloSign [nå Dropbox Sign] ga meg et nytt perspektiv. Det er den enkleste løsningen og den beste brukeropplevelsen, samtidig som resultatet blir det samme som med dyrere løsninger.»
Raskere underskrifter og færre sider
ISCA implementerte Dropbox Sign med en gang for å få fart på og administrere interne godkjenninger. Når prosjekter involverer toppledelsen, må de ofte ha flere underskrifter fra ulike avdelingsledere, rådsmedlemmer og styremedlemmer. Men med papirdokumenter sto denne underskriftskjeden i fare for å bli brutt hver gang et dokument ble borte eller det oppsto en flaskehals i underskriftsprosessen.
For å gjøre det enda mer komplisert, må ISCAs dokumenter godkjennes av interessentene i en bestemt rekkefølge. Og hvis noen av disse godkjenningene ikke skjer i riktig rekkefølge, må de begynne hele underskriftsprosessen på nytt.
Men med Dopbox Signs innebygde logikk, kommer alltid de rette kontraktene til de rette personene til rett tid.
«Det jeg liker best med HelloSign [nå Dropbox Sign], er funksjonen for underskrifter i rekkefølge. Vi kan be to personer om å undertegne samtidig eller be om at dokumenter blir undertegnet i en bestemt rekkefølge. All logikk, sending og timing håndteres av HelloSign [nå Dropbox Sign]. I tillegg kan vi se hvem som ikke har skrevet under eller hvor et dokument blir sittende fast og sende en påminnelse til den det gjelder.»
ISCAs produktivitet har også økt betraktelig takket være Dropbox Sign. Når du administrerer store volumer med detaljerte papirkontrakter, kan feil- og versjonskontroller være kostbart. Selv den minste feilen kan føre til at 20 til 30 sider må skrives ut på nytt, noe som fører til store mengder bortkastet tid og papir.
Nå deler og undertegner medarbeiderne i ISCA dokumenter digitalt. På den måten kan de rette opp feil som måtte skje og sende dokumentet på nytt, uten å skrive ut en eneste side. I tillegg, siden ISCA kan legge ved dokumenter som én fil, trenger ikke mottakerne å skrive under på hver enkelt side lenger. Det holder med én underskrift for hele dokumentet. Det gjør underskriftsprosessen raskere. «Arbeidet med å skrive ut på nytt og sende dokumenter manuelt er en plage. Siden vi kan undertegne digitalt gjentatte ganger med HelloSign [nå Dropbox Sign], trenger vi bare å laste opp hele dokumentet på nytt og sende alt elektronisk. Det er så enkelt», sier Edmund.
Det var bare toppen av underskriftsisfjellet. Når det gjelder innkjøp, krever prosessen originalversjoner. Men noen ganger blir papirkopier borte eller ødelagt. Når det skjer, må du ha en sikkerhetskopi som krever en møysommelig ny sjekk og godkjenning fra økonomiavdelingen. Men Edmund forklarer at med HelloSign [nå Dropbox Sign] får alle som har underskrevet et dokument en egen original så fort underskriftene er i orden. Og fordi det er digitalt, kan det ikke bli borte eller ødelagt. Alt har blitt så mye enklere for alle fordi de selv kan finne originaldokumentene med HelloSign [nå Dropbox Sign].»
ISCA sparer også tid på informasjonshåndtering og arkivering ved å samle og gruppere dokumentene. – En av favorittfunksjonene mine i HelloSign [nå Dropbox Sign] er muligheten til å legge ved mange filer i ulike formater og størrelser. Dra og slippfunksjonen er veldig enkel. Jeg kan også legge ved tidligere HelloSign [nå Dropbox Sign]-dokumenter som allerede er underskrevet, slik at jeg kan dele all relevant informasjon i én pakke, sier Edmund.
Kostnaden for å trykke 10 000 ark per måned er fjernet
Å bytte ut underskrifter med penn og papir med e-underskrifter har redusert papirforbruket med miljøvennlige 10 000 sider per måned for ISCA. Og ikke bare det, papirkostnadene er redusert med over 10 %, noe som utgjør besparelser på over 300 USD per måned.
Økt underskriftsproduktivitet
I tillegg til kostnadsbesparelser fikk produktiviteten et skikkelig løft. Fordi Dropbox Signs innebygde logikk nå håndterer flere underskriftsforespørsler i en gitt rekkefølge, kaster ikke ISCA-teamet bort tid på å håndtere og følge opp underskriftsprosessen lenger. «Produktiviteten har økt enormt. Vi sparer tid og gjør jobben raskere. Så fort alle hadde tatt i bruk HelloSign [nå Dropbox Sign], så vi oss ikke tilbake», sier Edmund.
Hva er det neste for ISCA?
Dropbox Sign er nå den plattformen ISCA bruker for å undertegne dokumenter. Mer enn 17 ulike team har tatt den i bruk. ISCA er så imponert at de vurderer denne underskriftsmetoden for alle interne og eksterne dokumenter. «Takket være HelloSigns [nå Dropbox Sign] brede adopsjon i ISCA, vurderer vi nå å bruke HelloSign [nå Dropbox Sign] som hovedplattform for alle oppgaver relatert til underskrifter», sier Edmund.
Vil du oppnå tilsvarende resultater som ISCA?
Dropbox Sign er den enkleste måten å sende, motta og administrere juridisk bindende e-signaturer for bedrifter på. Stemt som nr. 1 for brukervennlighet fra G2, to år på rad, kan vår eSignature-løsning gjøre dine viktigste arbeidsflyter raske, enklere og sikrere. Registrer deg for en gratis prøveperiode i dag, og kom i gang med å digitalisere virksomheten.
Kontakt oss
