ISCA saves over 10,000 pages per month with Dropbox Sign
Institute of Singapore Chartered Accountants (ISCA) er Singapores nasjonale regnskapsetat som leverer opplæringsprogrammer til regnskapsbedrifter og fagfolk, bistår medlemmer når det gjelder digitalisering og jobber med offentlige etater når det gjelder budsjettsaker.
Vi støtter ikke lenger Dropbox Forms-produktet
Å forholde seg til en verden med fjernarbeid
Hendelsene i 2020 snudde opp ned på driften for mange virksomheter over hele verden. En av de største endringene var måten de skrev under på viktige dokumenter på. Før pandemien var ikke innføring av e-underskrifter en prioritet fordi det eksisterende papirsystemet fungerte. Men COVID-19 stakk kjepper i hjulene for pålagte underskriftsprosesser med penn og papir for virksomheter overalt. Forandring måtte til.
For ISCAs over 100 ansatte, som betjener over 32 000 ISCA-medlemmer, er det helt avgjørende for den daglige driften å kunne håndtere tusenvis av dokumenter på en effektiv måte. Det kan være interne søknader om kurs, godkjenninger og underskrifter fra styremedlemmer, samt eksterne leverandørkontrakter. Men med nye muligheter for fjernarbeid, forsto ISCA at de ville få en stor utfordring hvis de ikke foretok seg noe raskt. – Vi innså at alle rekvisisjonsskjemaer og memoer ville bli utilgjengelige fordi vi ikke lenger var i samme bygning. Vi kan ikke bare gå til en annen etasje og be noen om å skrive under. Vi måtte finne en løsning, fordi så snart vi ikke overholder en frist for en kontrakt, vil det bli et stort problem for oss og medlemmene våre, sier Edmund Liu, leder for InfoComm Technology & Management for ISCA.
That’s when they turned to Dropbox Sign to help them digitize their signing processes with eSignature technology.
«Jeg har brukt flere førsteklasses, kostbare e-underskriftsløsninger, men HelloSign [nå Dropbox Sign] ga meg et nytt perspektiv. Det er den enkleste løsningen og den beste brukeropplevelsen, samtidig som resultatet blir det samme som med dyrere løsninger.»
Raskere underskrifter og færre sider
ISCA immediately implemented Dropbox Sign to speed up and manage internal approvals. When projects involve senior management, they often require several signatures from different heads of department, council members, or board members. But with paper documents, this signature chain was at risk of breaking down whenever a document was lost or a bottleneck in the signing process arose.
For å gjøre det enda mer komplisert, må ISCAs dokumenter godkjennes av interessentene i en bestemt rekkefølge. Og hvis noen av disse godkjenningene ikke skjer i riktig rekkefølge, må de begynne hele underskriftsprosessen på nytt.
With Dropbox Sign's built-in logic, however, the right contracts always go to the right people at the right time.
“What I like most about HelloSign [now Dropbox Sign] is the ordered signing feature. We can request two people to sign at the same time or request documents are signed in a specific order. All the logic, sending, and timings are handled by HelloSign [now Dropbox Sign]. Plus we can see who has not yet signed or where a document is stuck, and then we can send a reminder to that person.”
Dropbox Sign has also greatly improved ISCA’s productivity. When managing high volumes of detailed paper contracts, errors and version control can be costly. Even the smallest mistake might lead to a 20- to 30-page reprint, wasting huge amounts of time and paper.
ISCA's employees now share and sign documents digitally — that way, when an error does occur, they can fix it and resend the document without a single page of printing. Plus, because ISCA can attach documents as one file, recipients don’t need to sign on a page-by-page basis anymore; it's just one signature for the entire document — speeding up the signing process further. “The whole effort of reprinting and sending documents manually is a pain. Because we’re signing and resigning digitally with HelloSign [now Dropbox Sign], we can just upload the whole document again and resend everything as a soft copy. It’s so easy,” says Edmund.
This was just the tip of the signing iceberg. When it comes to procurement, the process demands original copies. But sometimes hard copies get lost or damaged. Once that happens, you need a backup copy, which requires drawn-out reverification and approval from the finance team. But, as Edmund explains, “with HelloSign [now Dropbox Sign], once a document is signed, everyone who has signed it automatically has their own original copy. And because it’s digital, it can’t get lost or damaged. It has become so much easier for everyone along the way because they can help themselves and find original documents using HelloSign [now Dropbox Sign].”
ISCA also saves on information admin and filing time by grouping its documents together. “One of my favourite HelloSign [now Dropbox Sign] features is the ability to attach many files of different formats and sizes. The drag-and-drop is really easy. I can also attach previous HelloSign [now Dropbox Sign] documents that have already been signed, so I can share all the relevant information in one package,” says Edmund.
Kostnaden for å trykke 10 000 ark per måned er fjernet
Å bytte ut underskrifter med penn og papir med e-underskrifter har redusert papirforbruket med miljøvennlige 10 000 sider per måned for ISCA. Og ikke bare det, papirkostnadene er redusert med over 10 %, noe som utgjør besparelser på over 300 USD per måned.
Økt underskriftsproduktivitet
Alongside cost savings was a big boost in productivity. Because Dropbox Sign's built-in logic now manages multiple signature requests in a specific order, ISCA’s teams no longer waste time managing and tracking the signing process. “Productivity has increased tremendously. Time is saved, and work is done quicker. Once everyone started using HelloSign [now Dropbox Sign], we didn’t look back,” says Edmund.
Hva er det neste for ISCA?
Dropbox Sign is now ISCA’s established platform for signing documents, with over 17 different teams using it. In fact, they’re so impressed, they’re considering it as their preferred signing method for all internal and external documents. “Because of HelloSign's [now Dropbox Sign] wide adoption within ISCA, we are now considering using HelloSign [now Dropbox Sign] as the key platform for all signing-related tasks,” says Edmund.
Vil du oppnå tilsvarende resultater som ISCA?
Dropbox Sign er den enkleste måten å sende, motta og administrere juridisk bindende e-signaturer for bedrifter på. Stemt som nr. 1 for brukervennlighet fra G2, to år på rad, kan vår eSignature-løsning gjøre dine viktigste arbeidsflyter raske, enklere og sikrere. Registrer deg for en gratis prøveperiode i dag, og kom i gang med å digitalisere virksomheten.
Kontakt oss
