How Dropbox Sign saves time and eliminates errors in HR and Sales
Process Street hjelper bedrifter med å håndtere gjentakende arbeid, forenkle prosesser og øke den generelle effektiviteten ved hjelp av programvare for automatisering av arbeidsflyt uten kode.
Vi støtter ikke lenger Dropbox Forms-produktet
Resultater
Tilbyr e-underskrifts-funksjonalitet til mer enn 5000 kundeapper fra Process St.
30 minutter
Sparer 30 minutter per mal
Færre feil ved dataregistrering
Firmaprofil
Ta automatisering av arbeidsflyten til neste nivå
Da verden gikk over til digitale verktøy for å erstatte tradisjonelle papirprosesser som onboarding av ansatte og salgstilbud, skjedde det noe uventet: Teamene måtte håndtere et økende antall verktøy for å fullføre disse prosessene.
Det var ikke bare tidkrevende for de ansatte å gå inn og ut av ulike verktøy, det økte også sjansen for at det ble gjort feil når de ansatte kopierte og limte inn informasjon som personnummer, rutingnummer og adresser mellom verktøyene.
Process Street har utviklet en kodefri plattform for automatisering av arbeidsflyten for å hjelpe bedrifter med å få fart på de daglige prosessene. "Alle virksomheter har en repeterbar prosess som kan gjøres mer effektiv. Det er det Process Street gjør", sier Ashley Chain, Director of People and Operations i Process Street.
En stor del av disse prosessene – for eksempel onboarding av ansatte og utarbeidelse av salgstilbud – innebærer imidlertid at man må fylle ut informasjon og be om underskrifter. Process Street kjente godt til bruken av e-underskrifter til disse oppgavene, men selskapets tidligere e-underskriftsverktøy hadde et dårlig grensesnitt og kunne ikke integreres med Process Streets interne arbeidsflyt. Dette innebar at Process Street måtte bruke et helt separat verktøy for å skrive under på dokumenter, og selskapets kunder sto overfor det samme dilemmaet.
På personalavdelingen fører denne ineffektiviteten til forsinkelser i jobbtilbud, onboarding og forfremmelser, noe som kan føre til at gode kandidater går glipp av jobben.
På salgssiden kan det ta lang tid å få tilbud og inngå avtaler, noe som kan føre til frustrasjon hos potensielle kunder og potensielt sette salget i fare.
For å løse problemet gikk Process Street på utkikk etter en løsning for e-underskrift som kunne gi teamet og kundene e-underskriftsfunksjonalitet for å skape komplette arbeidsflyter.
Og det tok ikke lang tid før Process Street fikk øye på Dropbox Sign.
"Ved å automatisere kontraktsutformingsprosessen sparer jeg minst 30 minutter hver gang jeg sender et tilbudsbrev til en nyansatt med Dropbox Sign."
Dropbox Sign legger til smidig underskriftsfunksjonalitet i Process Street
Process Street tilbyr Dropbox Sign underskrift-funksjonalitet for arbeidsflyter gjennom Zapier-automatisering.
På den måten kan Process Street og deres kunder dra nytte av selskapets over 800 arbeidsflytmaler eller opprette egne arbeidsflyter for å utføre oppgaver som krever underskrifter, for eksempel ansettelse av nye medarbeidere, bakgrunnssjekk eller underskriving av salgskontrakter. Når brukerne sender ut forespørsler om underskrift, kan de enkelt koble Process Street til Dropbox Sign-kontoene sine via Zapier for å bygge automatiserte underskriftsarbeidsflyter.
Som et bevis på produktets verdi bruker Process Street Dropbox Sign eSignature-integrasjonen i sine egne interne prosesser. I Process Streets personalavdeling bruker Ashley Dropbox Sign Zapier-automatiseringen til å utarbeide og sende tilbudsbrev til nyansatte. Når en nyansatt muntlig aksepterer et tilbud, starter Ashley en automatisert arbeidsflyt i Process Street. Informasjonen om den nyansatte hentes deretter fra systemet og fylles inn i de aktuelle feltene i Dropbox Signs mal for tilbudsbrev. Når informasjonen er forhåndsutfylt, kan Ashley sende et offisielt tilbudsbrev til kandidaten for underskrift i løpet av få minutter. "Ved å automatisere kontraktsutformingsprosessen sparer jeg minst 30 minutter hver gang jeg sender et tilbudsbrev til en nyansatt med Dropbox Sign", sier Ashley.
Fraværet av dobbeltarbeid og manuell flytting av informasjon mellom ulike verktøy har vært verdifullt for Process Street, ikke bare når det gjelder ansettelser. Personaleavdelingen og salgsteamene har redusert antallet feil i dataregistreringen betraktelig.
"Det er ingen fare for at vi trenger å gå tilbake og si: 'Bare tuller, det var feil nummer'. Så internt sparer vi tid og slipper å bli stresset av at noe er lagt inn feil", sier Ashley.
Det var også enkelt og greit for Process Street å få integrasjonen i gang. Ashley klarte å konfigurere integrasjonen på egen hånd på første forsøk, og når hun hadde spørsmål, var Dropbox Sign-supportteamet klare til å hjelpe henne. "Jeg hadde et spørsmål om hvordan underskriften min ble vist, og supportteamet var veldig hjelpsomme. Representantene deres veiledet meg gjennom det hele. De var lydhøre og løste problemet raskt", sier Ashley. "Salgsavdelingen sa det samme da de satte opp Zapier for salgstilbudene sine. Vi har alle hatt svært positive erfaringer med supportteamet."
Ved å bruke Zapier-integrasjonen har Process Street spart tid og krefter på å bygge et e-underskriftsverktøy selv. "Det ville være en enorm oppgave å lage noe slikt selv, og ha det på plattformen vår", sier Ashley. "Det har også vært en stor fordel å kunne vise kundene våre at vi har denne integrasjonen med produktene våre, og at den er enkel å konfigurere via Zapier."
Dropbox Sign gjør underskriftsarbeidsflyter mer smertefritt
En overflod av underskriftsmuligheter for Process Street-kunder
Process Streets kunder kan legge til forespørsler om e-underskrift i arbeidsflyten ved å koble sammen Dropbox Sign og Process Street-plattformen via Zapier. Dette betyr at Dropbox Sign kan brukes i Process Street-arbeidsflyter med mer enn 5000 apper, inkludert Salesforce, noe som åpner for nye, fleksible bruksområder.
30 minutter spart per kontrakt
Takket være Dropbox Sign kan dokumenter som tilbudsbrev eller salgstilbud opprettes, fylles ut og sendes på bare noen få minutter.
Færre feil ved dataregistrering
Automatisk utfylte data i kontraktene betyr at Process Streets medarbeidere og deres kunder ikke trenger å bekymre seg for å gjøre feil når de utarbeider dokumenter.
Hva blir det neste for Process Street?
I tiden fremover planlegger Process Street å lansere nye funksjoner og forbedre eksisterende funksjoner basert på tilbakemeldinger fra kundene. Med hver oppdatering håper selskapet å gjøre prosessene mer tilpasset kundenes behov. "Vi jobber med å forbedre funksjonen for vilkårslogikk og introdusere ting som vi har hørt at kundene våre virkelig ønsker seg, for eksempel skjemadatasett. Funksjoner som kan gå dypere inn i visse prosesser og gi kundene mulighet til å tilpasse enda mer, noe som er veldig spennende og veldig nerdete. Men vi gleder oss veldig til det."
Klar til å se resultater som StaffUpApp?
Dropbox Sign er den enkleste måten å sende, motta og administrere juridisk bindende e-signaturer for bedrifter på. E-underskriftsløsningen vår er kåret til nummer én når det gjelder brukervennlighet av G2 to år på rad og kan gjøre de viktigste arbeidsflytene dine raskere, enklere og sikrere. Registrer deg for en gratis prøveperiode i dag, og kom i gang med å digitalisere virksomheten.
Kontakt oss
