Dropbox Forms を活用してモバイル フレンドリーな採用プロセスを実現した StaffUpApp
StaffUpApp は、人材紹介会社に求人応募とオンボーディング プロセスをスピードアップさせるカスタム仕様のホワイトラベル アプリを提供するモバイル プラットフォームです。
結果
クライアントにモバイル フレンドリーなフォームを提供
98 %
カスタム フォームの 98 % を Dropbox Forms で作成
フォームに何度も入力していた情報を自動入力することで余分な手間を削減
会社概要
非効率的なフォームでは採用プロセスに関する不満が高まる
求職者の 70 % 近くが求人に応募する際にパソコンではなく携帯電話を使用するなか、現在の人材紹介会社にはモバイル フレンドリーなソリューションが必要不可欠となっています。
このようなトレンドがあるにもかかわらず、システム会社が従業員の採用に使用する求職者追跡システムのほとんどでは、今でもパソコン ベースのツールを使用して候補者に関する重要な情報を収集しています。モバイル フレンドリーな採用ツールに対する需要が満たされていない状況を見て、StaffUpApp の CEO であるリック・リチャード氏は、モバイルでのシンプルな採用プロセスを実現するサービスである StaffUpApp を作成しました。
StaffUpApp の事業は人材紹介会社向けのホワイトラベル アプリの構築から始まりました。企業の求人広告、応募者の募集活動、シフト スケジュールの設定、タイムシートの管理、従業員とのコミュニケーションなど、すべてを 1 つのアプリで行えるようにしています。
リチャード氏は、多くの人材紹介会社を疲弊させている、非効率的で時代遅れのフォーム入力プロセスをなんとかしたいとも考えていました。「どの人材紹介会社も、なるべく多くの従業員や候補者を募集したいと考えています。そのためには迅速なオンボーディングが必要不可欠です。オンボーディングや最初の応募に時間がかかりすぎると、離脱率が急増します」とリチャード氏は説明します。
大半の人材紹介会社が新入社員のオンボーディングの最初に行うのが、新入社員に複数のフォームに記入および署名してもらうことです。しかし、これらのフォームのほとんどは携帯電話ではなくパソコンに最適化されています。つまり、新入社員がオフィスにいない場合、ピンチやズームといった操作を駆使してテキスト フィールドを解読し、小さい画面向けではないフォームに情報を入力する必要があります。
ドキュメントの量が多すぎても、フォームの完成が遅れます。新入社員が受け取るフォームの数が多すぎる場合(雇用契約書、NDA、W-9 など)、同じ情報を何度も入力することになり、余分な手間がかかります。その結果、多くの場合、候補者は早々に見切りをつけて別の人材紹介会社を探してオンボーディングします。
なんとか入力を続けたとしても、フォームの数が多すぎればミスにつながる可能性があります。従業員が誤ってルーティング番号の数字を入力し忘れたり、住所を打ち間違えたり、電話番号の入力をとばしたりすることは珍しくありません。そして、新入社員がドキュメントを提出した後で会社がこのようなミスを見つけた場合、新入社員に誤りを修正してもらうためのフォロー アップに余計に時間がかかり、プロセスがさらに遅れます。
「ルーティング番号を 1 桁間違えて入力するだけで、そのスタッフに給料を支払えなくなります。スタッフが入力を間違えても、既存の会社がそれを把握することは非常に困難です。」リチャード氏はこのように語ります。
新入社員の情報を会社のシステムに入力する際にも、作業の滞りが発生します。紙のフォームを使用して従業員のオンボーディングを行っている場合、その情報は手作業でコピーする必要があります。PDF からデータをドラッグして貼り付けたとしても、その時間の間にそれよりもはるかに重要なタスクを実行できるはずです。また、手作業でのデータ入力によりミスの可能性が高まることは言うまでもありません。
フォームへの入力に関するよくある問題を解決すれば、StaffUpApp が他の人材紹介アプリケーションでは不可能な価値の高いサービスを提供できるとリチャード氏は確信しました。しかし、このソリューションを現実のものにするには、それに適した製品が必要でした。
人材紹介ソリューションの改善に取りかかるため、StaffUpApp は Dropbox Forms に目を向けました。
今では、クライアントがドキュメントを迅速かつ正確に完成できるようになり、通常は手作業で移していたデータはすべて自動で行われるようになりました。こうして、目を見張るほど効率が向上しました。
適応型モバイル フォームにより、クライアントと候補者両者にとっての採用プロセスが迅速かつ簡単に
Dropbox Forms API の導入は、StaffUpApp の改良版モバイル フォーム機能を開発するための第一歩でした。「Dropbox Forms API は当社のオンボーディング ドキュメントの基本です。当社のようなエンタープライズ向けシステムでは、最終的なエンド クライアントに提供するサービスの数や規模に応じて、応募者追跡システムとのやり取りに膨大な作業が必要になります。」リチャード氏はこのように語ります。「Dropbox Forms を当社のプロセスに組み込むことで、自分たちで構築した場合と比べて数年単位で時間を節約することができました。」
Dropbox サポート チームが提供する信頼できる一貫したガイダンスにより、Dropbox Forms API をすばやく簡単に実装できます。「ドキュメントはわかりやすく、サポートも充実しています。質問にはすぐに回答してくれて、簡単に実装できました。」リチャード氏はこのように語ります。
現在、StaffUpApp はクライアント向けフォームの 98 % を Dropbox Forms で作成しています。この API を同社製品の基盤として活用することで、時間を節約し、個別のフォームを作成する際の柔軟性も高まります。
実装以来、StaffUpApp のクライアントは複雑なフォームや単調なフォームへの入力に伴う余分な手間を減らすことができました。候補者が情報を入力すると、Dropbox Forms によって、その情報が他のすべてのフォームに自動的に入力されます。同じデータを何度も入力する必要がないため、候補者はフォームをよりすばやく、ストレスなく完成できるようになりました。
StaffUpApp は Dropbox Forms を使用して候補者のミスも減らしています。各フィールドに特定のルールを適用することで、正確で不備のない情報が確実に入力されます。
「たとえば、間違った形式の郵便番号や、9 桁未満のルーティング番号を入力することはできません。このように、システムにデータが取り込まれる前に新入社員が問題を修正する機会がたくさん用意されているため、候補者によるミスが抑制されます。」リチャード氏はこのように説明します。
また、データを手入力するのに多くの時間と労力を費やす必要もなくなります。Dropbox Forms の支援により、StaffUpApp は独自のシステム内で完成したドキュメントを整理し、最終的にフォームを企業の応募者追跡システムに送付できるようになりました。「クライアントは、PDF から自社システムにデータをドラッグ & ドロップしたり、フォームを別の人に送信するという余分な手間をかけたりすることなく、プロセスを管理できます。システムがすべてやってくれるのです」とリチャード氏は述べています。
Dropbox Forms により、StaffUpApp は人材紹介会社の採用およびオンボーディング プロセスを改善し、時間の節約と ROI の向上を実現しました。リチャード氏は次のように述べています。「今では、クライアントがドキュメントを迅速かつ正確に完成できるようになり、通常は手作業で移していたデータはすべて自動で行われるようになりました。こうして、目を見張るほど効率が向上しました。」
Dropbox Forms がスムーズなオンボーディングと人材採用の可能性を開く
簡単でシンプルな API インテグレーション
Dropbox Forms の迅速な実装により、StaffUpApp はモバイルでのフォーム入力機能をクライアントに提供できるようになりました。この機能を StaffUpApp が構築していたら少なくとも 12~18 か月はかかっていたでしょう。
クライアントにシームレスでモバイル フレンドリーなフォームを提供
モバイル デバイスに最適化されたフォームでは、応募者と新入社員がピンチやズームといった操作を行う必要がなくなり、求人への応募やオンボーディングが簡単になります。
StaffUpApp、カスタム フォームの 98 % を Dropbox Forms を使用して作成
Dropbox Forms により、StaffUpApp はクライアント固有のニーズに従って柔軟にフォームを作成できるようになりました。
クライアントのフォーム完成率が 50 % から 80 % に増加
応募フォームに事前にデータを入力しておくことで、求職者が複数のフォームに何度も情報を入力する手間が省け、より多くのフォームに入力できるようになります。「自動入力によってクライアントのフォームの完了率が 50 % から 80 % に増加しました」とリチャード氏は言います。
データ入力の簡素化
応募者と新入社員のデータは StaffUpApp のシステムから人材紹介会社の応募者追跡システムまでシームレスに移動するため、データの手入力は大半が不要になり、間違いも減ります。
StaffUpApp の次のステップ
StaffUpApp は拡大計画を立てていますが、同社の事業の大部分は米国、英国、カナダ、オーストラリアの地域を対象とする傾向は変わりません。
「英国を拠点とするあるクライアントが、ドイツにも代理店を置いています。そのため、自然な流れで当社もドイツに展開する予定です」とリチャード氏は言います。「とはいえ、一般論では当社はすでに事業を展開しているエリアから離れず、米国での成長を続け、当社の機能をできる限り拡大していきます。」
StaffUpApp のような成果を上げるには
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