電子署名を利用して採用と成約を迅速化した EqualTo
EqualTo はベルリンを拠点とするスタートアップ企業で、ソフトウェア チームを対象に、スプレッドシート ツールを自社製品と連携するための支援を提供しています。
Dropbox Forms 製品のサポートは終了しました
手作業での契約の署名による採用や取引の停滞
EqualTo によって開発された、ソフトウェア エンジニア向けのスプレッドシート ツールにより、エンジニアはスプレッドシート機能を自社製品に簡単に組み込めるようになりました。
しかし EqualTo はソフトウェア企業として、プロセスの自動化と最適化を実現する方法を常に模索しています。EqualTo で非効率的だった社内業務の 1 つは採用でした。競争の激しい求人市場では、採用プロセスをスピーディーに進められなければ、優秀な人材を確保できず、貴重な時間とお金も無駄にしてしまいます。同社の場合、手書き署名の取得だけでなく、4 種類のドキュメントを郵送するという余計な手間も採用プロセスの遅延の原因となっていました。具体的には、雇用契約書、秘密保持契約書、インターネットのプライベート利用に関する契約書、ストックオプション契約書などを郵送する必要があり、ビザが必要な場合は、さらにドキュメントが増えます。
「1 か月で 4 人または 5 人採用するとします。それでなくても署名が必要なドキュメントが大量にあるのに、紙を使って採用を進めるとなると、時間を無駄にしてしまい、非効率的です」と EqualTo の財務および運用担当バイス プレジデントであるドミトリ・ケメネフ氏は話します。さらにドキュメントを送ったり相手からの返送を待ったりするのに日数を費やすとなれば、EqualTo での採用が決まった新しい人材に、他の企業からのオファーや心変わりを理由に就職を辞退されるおそれもあります。
優秀な人材の採用も大切ですが、できる限り短期間で取引を成立させることも EqualTo にとって重要です。顧客やサードパーティのサプライヤーと連携する際、販売契約書、秘密保持契約書、サプライヤー フォーム、ベンダー契約書を含むさまざまなドキュメントの署名を取得する必要があります。しかし、ドキュメントを郵送する場合、このプロセスが長引くおそれがあります。郵送後、ドキュメントが相手に届くまで 2～3 日（あるいはそれ以上）かかります。また、ドキュメントを受け取った相手が意図した人ではない場合もありますし、受取人はそれを署名者に渡す必要があります。「大切なのは、署名プロセスを短期間で済ませることです。印刷したり、郵便局に行ってドキュメントを郵送したりするのに時間を費やすのは、決して望ましくないですし、相手がドキュメントをいつ受け取ったのかもわかりません」とケメネフ氏は言います。
EqualTo の採用活動とビジネス全体の成功において、電子署名が果たす役割は非常に大きく、それが Dropbox Sign の導入の決め手となりました。
「採用プロセスで電子署名を使用することで、3〜5 日の節約になっています。採用を他社よりも迅速に進められるので、優秀な人材を確保できます。効率化を実現できたのは、Dropbox Sign のおかげです。」
電子署名で採用と契約締結の効率化を実現
ケメネフ氏も EqualTo の創業者も、以前勤めていた企業で Dropbox Sign を使用していました。彼らは Dropbox Sign を使えば、新しいスタートアップ企業である EqualTo にとって重要な効率性を向上できると確信していたため、電子署名の早期導入を決めました。
ドイツの法律によると、雇用契約は手書きで署名する必要がありますが、EqualTo は、まず誠意のしるしとして、Dropbox Sign の電子署名を使って契約書を交わします。こうすることで、正式な契約を紙ベースで締結するまでの期間も新しく採用する人材を囲い込めます。
秘密保持契約書、インターネットのプライベート利用に関する契約書、ストックオプション契約書などの新規採用に関連するその他のドキュメントについても、すべて電子署名で済ませられるので、オンボーディング期間の短縮や採用プロセス全体の効率化を実現できます。
「採用プロセスで電子署名を使用することで、3〜5 日の節約になっています」とドミトリ氏は言います。「これは採用プロセスにおいて非常に重要なことです。採用を他社よりも迅速に進められるので、優秀な人材を確保できます。効率化を実現できたのは、Dropbox Sign のおかげです。」
顧客やサプライヤーからドキュメントに署名をもらうプロセスもずっとスムーズになりました。電子署名を使用すれば、ドキュメントを郵送するという煩わしいプロセスを踏んだり、タイムリーに適切な人に届くかを気にしたりすることなく、署名する権限のある人にドキュメントを直接、簡単に送信できるようになり、販売契約やベンダー契約の締結の迅速化を実現できます。
さらに、Dropbox Sign のリアルタイムのドキュメント追跡機能で、各契約書の状況を完全に把握できるようになったため、EqualTo のスタッフは、署名者が契約書を受領したことや内容を見たことを確認でき、適切なタイミングでフォローアップできます。「リモートワークが一般的になった今、Dropbox Sign を使えば、郵便で契約書を送ることなく、署名を迅速に取得できます。Dropbox Sign で署名の進捗状況を確認し、誰が対応済みで誰が未対応なのかを把握できますし、自動通知の設定も可能です。なによりメリットを感じているのは、時間を大幅に節約できることです」とケメネフ氏は言います。
署名プロセスの効率化により、EqualTo のスタッフは、緊急性の高い業務に時間を優先的に割けるようになりました。これまでは、大量の契約書や関連ドキュメントの郵送でのやり取りや追跡をオフィス マネージャーが担当していましたが、これを電子署名で自動化することで、同社は、こうした定型的な管理業務のために新しい人材を採用する必要がなくなりました。
Dropbox Sign で業務の効率化を実現
採用プロセスに要する期間を 3～5 日短縮
採用関連のドキュメントの多くを Dropbox Sign を通じて送信することで、採用プロセスを短縮化でき、候補となる人材が他社に就職してしまうリスクを軽減できました。
大量の紙文書を扱う業務が不要に
EqualTo は、郵送での署名のやり取りに対応するオフィス マネージャーを採用する必要がなくなりました。
署名依頼をリモートから署名者に直接送信
電子署名を導入したことで、EqualTo は署名依頼のやり取りを適切な相手と直接できるようになり、余計な手順やドキュメントが届くのを待つ無駄な時間を省けました。
EqualTo の次のステップ
創業 2 年目の EqualTo は今、シード ステージにいます。次のステップはシリーズ A の資金調達で、同社は 2024 年までにその偉業を達成するという目標を掲げています。ケメネフ氏は次のように話しています。「達成できるかどうかは、市場の状況によります。現在、投資市場は停滞気味ですが、当社の今後については楽観的に見ているので、シリーズ A まで進めば、事業の拡大や大量採用に踏み切る予定です。」
EqualTo の業務プロセス全体において、電子署名は今後も不可欠な役割を果たします。「もう電子署名のない環境には戻れません。これからも積極的に活用したいと考えています」とケメネフ氏は話します。「会社の成長に伴い、ますます電子署名の数が増えています。この数が今後も変わらずに推移したり減ったりすることはあり得ません。」
EqualTo のような成果を上げるには
Dropbox Sign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する最も簡単な方法です。G2 での評価において、2 年連続で使いやすさ 1 位に選ばれた当社の電子署名ソリューションは、お客様の最も重要なワークフローを迅速化し、よりシンプルで安全性の高い業務を実現できます。無料トライアルに今すぐ登録して、ビジネスのデジタル化を始めましょう。
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