Valor Payroll Solutions の Dropbox Sign 活用法
Valor Payroll Solutions は、給与支払から勤怠管理、コンサルティング、人事までの包括的なサービスを提供する独立系の企業です。小規模企業が複雑な給与支払体制を構築、運用できるように支援する、最新のテクノロジーと専門家によるサポートを提供しています。
Dropbox Forms 製品のサポートは終了しました
米国における給与支払代行では、内国歳入庁との対話を開始し、顧客の代わりに給与支払を行う認可を得るために、Form 8655 という書類が欠かせません。米国で小規模企業向けの給与支払ソリューションを提供している Valor Payroll Solutions は、内国歳入庁の認可申請書類に必要な署名を新規顧客からスムーズに受け取れなかった場合、給与支払に深刻な問題が生じかねないことを嫌というほど理解しています。正式な認可がなければ、同社は顧客のために給与支払を代行することができません。つまり、最終的には顧客の従業員に給与を支払えなくなる、ということです。
オンボーディングの遅れは、Valor Payroll Solutions の創業者で代表取締役であるクリスティーナ・ヘゲニー氏が 2020 年の同社設立時から懸念していた問題です。この問題を解決するため、ヘゲニー氏はまず根本原因を突き止めることにしました。その結果わかったのは、顧客が書類を受け取り、署名し、返送する手順が時代遅れだということです。「当社が書類手続きをお願いする顧客は、何らかの高価なソフトウェアを自社で導入するか、手作業で書類を印刷してスキャンするか、そのどちらかを行う必要があったのです」とヘゲニー氏は説明します。このため、書類の返送までに数週間かかることも珍しくなかったといいます。
顧客をもっと手早く簡単にオンボーディングする手段が必要なことは明らかでした。そこで同社が、安全性を維持しながら署名プロセスを効率化する方法として導入したのが Dropbox Sign です。Dropbox Sign を使えば、顧客に簡単に書類を送付して署名を受け取り、速やかに内国歳入庁の認可を得ることができます。
「これまで数週間かかっていた作業がほんの数分で終わるようになりました。…書類を送りさえすれば後は手間いらずです。書類を確認した顧客はすぐに署名して送り返してくれます。まさに画期的です。」
Valor Payroll Solutions では、Dropbox Sign を使って、内国歳入庁の認可申請書をすべて電子的に送信しており、印刷して署名、スキャンという時間のかかるプロセスをなくしています。また Dropbox Sign は、署名をするのにサードパーティ製ツールを一切必要としないため、顧客は場所やデバイスを問わずいつでも手早く署名できます。「Dropbox Sign のおかげで、顧客の負担が軽減されました。顧客は、スマートフォンでもパソコンでも、インターネットにつながってさえいれば、どんなデバイスでも署名を済ませることができます。業種や技術的な能力に関係なく、どんな組織でも書類に署名できるのです。それも、あっという間にです」とヘゲニー氏は話します。
顧客が署名を忘れている場合には、Dropbox Sign の自動リマインダーにより、重要な書類も速やかに署名してもらえます。書類を受け取ってもらえただろうかと心配したり、フォローアップのメールを送ったりする必要はありません。署名を依頼した書類はすべて Dropbox Sign によって追跡され、期日までに署名されていなければ自動でリマインダーが送られます。このため、認可申請書に確実に署名をもらい、新規顧客の給与支払を予定どおりに処理することができます。
Dropbox Sign の導入後は、署名されていない書類を追跡する手間がなくなっただけでなく、書類を準備して顧客に送信するのも簡単になりました。再利用可能なテンプレートを使用すれば、顧客固有の詳細情報を記入するだけで、ほんの数クリックで書類を送付できます。毎回のように新しい書類を作成する必要はありません。
また Valor Payroll Solutions が処理、送付する書類には、ほぼ例外なく機密情報が含まれているため、セキュリティの確保が非常に重要な問題となります。紙の書類は紛失、置き忘れ、誤送付といった問題が起きやすく、情報漏洩のリスクがあります。Dropbox Sign と Dropbox の組み合わせでは、書類は自動的かつ安全にオンラインで保存され、2 段階認証（2FA）で保護されるので、重要な情報が第三者の手に渡る心配はありません。「Dropbox Sign では、すべての情報が安全に保管され、第三者はアクセスできないという安心感が得られます。また Dropbox との直接的な連携に対応しているので、PDF ファイルやメールを使った操作は必要ありません」とヘゲニー氏は Dropbox Sign のメリットについて語ります。
署名完了までにかかる時間を大幅に短縮
ワークフロー全体に電子署名を導入した結果、Valor Payroll Solutions の顧客はいつでもどこでも署名できるようになり、重要な書類の署名完了までにかかる時間が数分単位に短縮されました。ヘゲニー氏は話します。「特に重要な書類については、署名完了までの時間を 10 秒にすることを目指しています。1 週間～数週間も時間をかけたり、何度もフォローアップしたりせずに済むようにしたいと思っています。」
社内の生産性を向上
書類の作成や返送に長時間費やす必要はなくなりました。カスタム テンプレートを使って数分で書類を作成し、署名依頼を送付できるようになっています。
顧客の信頼をつかむ優れたセキュリティ
安全なストレージ、2FA、Dropbox との簡単な連携により、Valor Payroll Solutions の顧客は、自社の重要情報は不正アクセスから保護されているという安心感を得ることができています。
Valor Payroll Solutions の次のステップ
Valor Payroll Solutions は、ビジネスの成長と発展に合わせて Dropbox Sign の活用法を進化させています。将来的には、Dropbox Sign の利用範囲を拡大し、テンプレート数を無制限にして一層の効率化を図り、全顧客のオンボーディング プロセスをペーパーレス化しようと計画しています。
オンボーディング プロセスを効率化する、給与支払登録をスピードアップする、顧客がもっと簡単に重要書類に署名できるようにする。Valor Payroll Solutions の日常業務に欠かせない存在となっている Dropbox Sign は、今後も同社の生産性向上ツールの中で重要な役割を担っていくことでしょう。
Valor Payroll Solutions のような成果を上げるには
Dropbox Sign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する最も簡単な方法です。G2 での評価において、3 年連続で使いやすさ 1 位に選ばれた当社の電子署名ソリューションは、お客様の最も重要なワークフローを迅速化し、よりシンプルで安全性の高い業務を実現できます。無料トライアルに今すぐ登録して、ビジネスのデジタル化を始めましょう。
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