HelloSign を活用して月に 10,000 枚以上の書類を削減した ISCA
ISCA（Institute of Singapore Chartered Accountants）はシンガポールの国内会計士団体で、会計事務所や会計士への研修プログラムの提供、会員のデジタル化の支援、政府機関や大臣との予算に関する折衝などを行っています。
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テレワークの世界での会計業務
2020 年に私たちが目の当たりにした出来事は、世界中の大多数の企業が業務のあり方を大きく変えるきっかけとなりました。その中で最も大きな変化の 1 つは、重要な書類への署名方法です。コロナ禍以前は、従来の紙による署名が問題なく機能していたので、電子署名の導入が優先されることはありませんでした。ところが新型コロナウイルスの感染拡大によって、世界中の企業でこれまでの紙とペンを使った署名手続きが成立しなくなり、何かを変えなければなりませんでした。
32,000 人以上の会員にサービスを提供している ISCA の 100 人を超えるスタッフにとって、あまたの書類を効率的に管理することは非常に重要な日常業務です。社内トレーニングの申請や承認、理事会メンバーの署名や社外ベンダーとの契約など、書類の種類は多岐にわたります。しかし ISCA では、テレワークという新しい働き方について、早急に対応しなければ大きな問題になることを予見していました。「私たちは、同じビルにいなくなったことで、依頼書やメモがすべて機能しなくなることに気づきました。別のフロアに行って『署名をお願いします』と言うわけにはいきません。解決策を見つける必要がありました。契約期限を過ぎたとたんに、私たちとメンバーにとっては大きな問題になるからです」と、ISCA の情報通信管理部門の責任者であるエドマンド・リュー氏は言います。
そこで ISCA は、電子署名技術を使って署名プロセスをデジタル化するために HelloSign に注目しました。
「トップクラスとされる高価な電子署名ソリューションをいろいろ使ってきましたが、HelloSign に出会って考え方が変わりました。HelloSign は非常にシンプルで操作性に優れていながら、他の高価なソリューションと同等の機能を実現しています。」
紙の枚数を減らして署名を迅速に
ISCA はすぐに HelloSign を導入し、社内の承認手続きのスピードアップと管理性の向上を図りました。上級管理職が関与するプロジェクトでは、さまざまな部門の長や、諮問委員、取締役などからいくつもの署名が必要になることが多いのですが、紙の書類を使っていると、書類を紛失したり署名手続きのどこかで滞りが生じたりして、この署名チェーンが機能しなくなる恐れがありました。
さらに厄介なのは、ISCA の書類は決められた順番で関係者の承認を得る必要があることです。この承認のいずれかが順序どおりでなかった場合には、すべての署名プロセスを最初からやり直す必要があります。
でも HelloSign にはロジックが組み込まれているので、正しい契約書を常に適切な相手に適切なタイミングで渡すことができます。
「HelloSign で最も気に入っているのは、署名依頼に順序を設定できる点です。2 人で同時に署名してもらうことや、決められた順番で書類に署名してもらうことも可能です。ロジックや送信、送るタイミングなどはすべて HelloSign に任せています。さらに、誰がまだ署名をしていないのか、どこで書類が止まっているのかを確認して、その人にリマインダーを送ることもできます。」
HelloSign は ISCA の生産性向上にも大きく貢献しました。長大な紙の契約書を大量に管理する場合、ミス防止やバージョン管理に大変なコストがかかります。わずかなミスでも、20～30 枚の紙を再印刷することになり、膨大な時間と紙の無駄になります。
ドキュメントの共有と署名をデジタルで行うようになったことで、たとえエラーが発生しても、修正してドキュメントを再送することができ、1 ページも印刷する必要はなくなりました。さらに、複数のドキュメントを 1 つのファイルとして添付できるので、受信者はページごとに署名せずに済んでいます。ドキュメント全体に 1 つの署名をするだけでいいので、署名作業をさらにスピードアップできます。「手作業で書類を印刷し直して送付するのは面倒ですが、今は HelloSign を使ってデジタルで署名や署名の手直しができるので、ドキュメント全体を再度アップロードして、すべてをソフト コピーとして再送するだけで済みます。とても簡単です」とリュー氏は言います。
これは、ISCA で行う署名手続きのごく一部に過ぎません。備品を調達する場合は、その手続きでオリジナルのコピーが必要になります。しかし、印刷物は紛失したり破損したりすることもあります。そのような場合はバックアップ コピーが必要になり、再確認と財務チームの承認という手間がかかりますが、リュー氏はこう言っています。「HelloSign では、一度ドキュメントに署名すると、署名した人全員の手元に自分用のオリジナル コピーが自動で届きます。また、デジタルなので、紛失や破損の心配もありません。HelloSign を使って自分でオリジナルのドキュメントを探し出すことができるので、関係者全員の負担が大幅に軽減されています。」
ISCA では、ドキュメントをグループにまとめることで、情報管理やファイリングの時間も節約しています。「HelloSign で特に気に入っているのは、形式やサイズの異なるファイルを多数添付できることです。ドラッグ & ドロップするだけなので、とても簡単です。また、過去に署名済みの HelloSign ドキュメントを添付することもできるので、関連するすべての情報を 1 つのパッケージで共有できます」とリュー氏は言います。
月に紙 10,000 枚分の印刷コストを削減
紙とペンによる署名を電子署名に替えることで、ISCA の紙の使用量は月に 10,000 枚も削減され、環境への配慮も実現。この結果、紙のコストが 10 % 以上もカットされ、月に 300 US ドルを超える節約を実現できています。
署名の生産性が向上
コストが削減されただけでなく、生産性も大幅に向上しています。HelloSign に組み込まれたロジックにより、複数の署名依頼を決められた順序で管理できるようになったため、ISCA のチームが署名手続きの管理と進捗確認に時間を費やすことはなくなりました。「生産性は飛躍的に向上しました。時間を節約でき、仕事が早く片付くようになっています。全員で HelloSign を使い始めてからは、昔を懐かしく思うこともありません」とリュー氏。
ISCA の次のステップ
現在、HelloSign は ISCA のドキュメント署名プラットフォームとして定着しており、17 以上のチームが利用しています。さらに、HelloSign を高く評価する職員たちは、組織内外で扱うすべての書類の署名に HelloSign の使用を推奨することを検討しています。「ISCA 内では HelloSign が広く使用されているので、HelloSign をすべての署名関連業務の主要プラットフォームとして使用することを考えています」とリュー氏は言います。
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