Dropbox Sign で署名プロセスを 2 週間から 1 日に短縮した Entrust
Entrust Public Accounting Corporation は、保証、相談、会計、税務、秘書、業務アウトソーシングの分野で、シンガポールのさまざまな企業に専門サービスを提供しています。
時間のかかる手作業での署名プロセス
2020 年は、世界中の多くの企業が新しい働き方を導入した年でした。従来の 9 時から 5 時までの就業形態に代わって、インターネットに接続できる自宅から、各自が自由な時間に働く方法が登場しました。企業はこの変化にいち早く対応するため、これまで以上にワークフローのデジタル化を進める必要がありました。
Entrust Accounting Public Corporation の創業者兼取締役であるジェイソン・ルー氏は、リモート ワークへの移行に対応しようと、業務の完全デジタル化に乗り出しました。この移行に絶対に欠かせない要素の 1 つが、日々発生する、コストのかかる紙の事務処理からの脱却でした。文書を印刷して署名し、スキャンして郵送するという作業は、もはや現実的な方法ではありません。ビジネスの存続のためには進化させる必要がありました。
幸い Entrust は、アジアの多くの会計事務所の中では一歩先を行く存在でした。以前から顧客の文書やフォームの保存に Dropbox を使用していたので、電子署名ソリューションの候補に Dropbox Sign を加えることは、急激に変化した世界で業務効率を維持できる、簡単かつ直感的な対応策でした。
「電子署名は、当社の取引先の中でも、従来のフローに慣れている弁護士、プロフェッショナル企業、政府機関の方々から、高い関心を集めています。働き方が変化したこのパンデミック下では特に、お客様から高評価をいただくことが増えました。」
手軽でモバイル フレンドリーな署名
前々から Dropbox を使用していた Entrust は、その使いやすさと、コラボレーション ツールとしての有効性を熟知していました。ルー氏には、Dropbox Sign も Dropbox と同じように習得が簡単で、社内にすぐ浸透するだろうという確信がありました。Entrust がシステムを十分に理解してワークフローに組み込むまで、2 日もかかりませんでした。最初に取り組んだのは、顧客サービス契約の署名プロセスに Dropbox Sign を連携することでした。電子署名の手軽さと効率のよさは、取引先にすぐさま気に入られました。
顧客サービス契約は長大で、場合によっては 50 ページの決算書を 10 セット用意し、合計 500 枚もの紙に双方の関係者が署名しなければなりません。印刷して署名するという手作業に時間がかかるだけでなく、契約書の各セットを手動で追跡するのにも非常に手間がかかります。シンガポール国外で署名が必要な場合は、書類を国際郵便で送るという追加の手順を伴うため、プロセスが完了するまで 2 週間以上かかることもありますが、Dropbox Sign によって、Entrust はこのプロセスを 1 日に短縮できました。ルー氏は次のように説明しています。
「Dropbox Sign は、いつどこにいてもモバイル デバイスですべての署名を完了できるのでとても便利です。特に国外での署名が必要な契約書については、当社だけでなくクライアントの時間も大幅に節約できます。」
電子署名がまたたく間に受け入れられ、好意的なフィードバックがあったことから、ルー氏はすぐに社内への導入を決めました。同社の新人募集プロセスや採用通知には現在、電子署名が導入されており、新規採用者がスムーズかつシームレスに入社手続きをとれるようになっています。何よりよかったのは、社内全体に簡単に浸透したことです。
「社員の中には必ずしも技術に詳しくない者もいますが、それでも Dropbox Sign の使い方をトレーニングするのは非常に簡単でした。社員も皆、喜んで使ってくれています。」
2 週間がかりだった署名プロセスが 1 日に
以前のプロセスでは、書類を印刷し、署名し、国際便で郵送するのに最大で 2 週間を要していました。電子署名を導入したところ、いつでもどこでも署名できるようになり、Entrust と顧客はプロセス全体を 1 日に短縮することができました。
契約のたびに 500 枚の紙を印刷するコストが不要に
電子署名という環境に優しい方法に移行し、ペンと紙が不要な署名プロセスを実現した結果、Entrust は印刷のコストも削減することができました。以前は、印刷に必要な紙とインクを週に 1 度注文していましたが、今では月に1 度で済んでいます。
100 % 監査可能、さらに確実に
紙のフォームは、手作業で監視するのが面倒なだけでなく、第三者の宅配業者が関与すると、コストとリスクが高まります。Dropbox Sign の完全な監査証跡機能によって、Entrust では署名後の文書の監視が可能になり、いつ誰が署名したのかを確認できるようになりました。「監査証跡の機能はとても重宝しています。この機能を使うと、署名が本物かどうか、いつ署名されたのかを確認できます。当社のビジネスにとって、これは大切な手順です。さらに便利なのは、文書に署名する準備が整うと、組み込みのリマインダーで当事者に通知できることです。」Entrust の創業者兼取締役であるジェイソン・ルー氏は、このように説明しています。
Entrust の次のステップ
Dropbox と Dropbox Sign を今やフル活用している Entrust は、今後は完全デジタル化を目指し、顧客だけでなく業界もデジタル化に向かうよう影響を与えたいと考えています。会計の世界では今も旧来のやり方が続いていますが、Entrust の将来を見据えた手法がシンガポールの他の企業に影響すれば、ワークフローが一新され、効率性、利便性、そして安全性がさらに高まるでしょう。
Entrust のような成果を上げるには
Dropbox Sign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する最も簡単な方法です。G2 による使いやすさの評価で 2 年連続して 1 位に選ばれた当社の電子署名ソリューションは、お客様の最も重要なワークフローの迅速さ、使いやすさ、安全性をさらに高めることができます。無料トライアルに今すぐ登録して、ビジネスのデジタル化を始めましょう。
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