How Daiichi Jitsugyo Asia accelerated international signing with Dropbox Sign
Daiichi Jitsugyo Asia Group（DJKA グループ）は、日本の貿易会社である第一実業株式会社の子会社で、シンガポールにアジア本社（Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd）を置いています。
同社は販売とサービスを担う会社として、優れたサービスと大きく発展したグローバルなネットワークを基盤に、主として産業設備や産業用機器を供給しています。
Dropbox Forms 製品のサポートは終了しました
足かせとなっていた国際契約
Daiichi Jitsugyo Asia にとって、顧客向けの見積書や、契約書、完成報告書、納品書などを外国に送付することは遅々として進まない作業でした。
しかし、業務を遅らせていたのは営業関連の書類だけではありません。機密性の高い年次総会の社内文書にも、日本やタイなど複数の国の取締役の署名が必要でしたが、こうした文書は署名して返送されるまでに何日もかかっていました。Daiichi Jitsugyo Asia の取締役、Takahashi Yohei 氏は次のように述べています。
「一番の悩みはスピードでした。DJK グループは世界中に支社があるので、手書きの署名をもらうのには時間がかかります。たとえば、本社は日本にあるので、原本をそちらに送って、担当者が署名して送り返してくるまで待たなければなりません。その当時でも、書類を受け取る担当者が在宅勤務をしていることもありましたし、国内出張に出ていることもありました。これでは、署名をもらうまで、長時間待たなければなりません。」
従来の紙とペンでの署名プロセスは、時間がかかるだけでなく、書類をやり取りすることで Daiichi Jitsugyo Asia にはかなりの費用がかかっていました。Takahashi 氏はこう言います。
「署名を依頼する場合、その書類はたいてい重要なものです。そこで DHL や OCS のような特別な輸送会社を使う必要があったので、高いコストがかかっていました。」
Daiichi Jitsugyo Asia needed a faster, more cost-effective way to send and receive internal and customer-facing documents that suited its international operations. That’s when they turned to Dropbox Sign.
“Before we started using HelloSign [now Dropbox Sign], we compared how many envelopes we used monthly, how many documents we printed, and how much we spent sending them overseas. We concluded that HelloSign [now Dropbox Sign] was worth the subscription cost.”
高速でボーダーレスなデジタル署名
To reduce the time for customers and employees to send and sign documents internationally, Daiichi Jitsugyo Asia implemented Dropbox Sign.
電子署名を採用したことで、外国から紙の書類が届くのを待ち、会社宛てに書類配送の手配をし、相手が署名して別の宅配サービスを使って返送してくるのを待つ必要がなくなりました。今では、署名者はメールを受け取るだけで、自分のパソコンやデバイスですぐに署名できるので、双方の時間を節約することができます。
また、Daiichi Jitsugyo Asia では、文書の署名プロセスで大幅なコスト削減を実現しました。人事部長の Koumura Hiroki 氏は次のように述べています。
“When we sent paper documents, we’d use DHL instead of standard airmail because it was more secure. But it was also very expensive. Now we have cut delivery costs by substituting paper documents for digital HelloSign [now Dropbox Sign] documents. We compared HelloSign [now Dropbox Sign] to two or three other products. HelloSign's [now Dropbox Sign] price and ease-of-use were the best.”
そして、Daiichi Jitsugyo Asia が電子署名の導入を成功させるためには、この「使いやすさ」が特に重要でした。社内チームによって監督しなくても、署名依頼への対応方法を署名者がすぐに理解できることが不可欠だったからです。人事担当取締役の Tan Ming Wei 氏はこう説明します。
“Sometimes when we would ask somebody to sign a document, we need to explain how the digital signing process works. This would cause anxiety and take time to explain. But with HelloSign [now Dropbox Sign], we don't have this challenge because it is a user-friendly product and everyone easily understands how to use it.”
Dropbox Sign has made life easier on the Daiichi Jitsugyo Asia’s team, too. Now they can track documents in real-time, so they know who has signed and who they are still waiting on.
What’s more, because Daiichi Jitsugyo Asia was already a Dropbox customer, the integration between Dropbox Sign and Dropbox took ease-of-use to a whole new level. The Dropbox Sign-Dropbox integration means documents are automatically secured and stored in Daiichi Jitsugyo Asia’s existing folders, so there’s no need to spend time moving documents between the two tools. Hiroki Koumura says,
「Dropbox では、署名されたドキュメントが、アクセスしやすいフォルダに自動的に保存されます。そのため、社員が署名入りの契約書を探しやすくなりました。」
国際契約プロセスの迅速化
以前は、書類を印刷し、署名し、国際便で郵送するのに何日もかかっていましたが、取締役や顧客がいつどこでも署名できる電子署名を導入することで、Daiichi Jitsugyo Asia では年次総会資料や営業関連書類の署名にかかる時間を全体で大幅に短縮しました。Daiichi Jitsugyo Asia の取締役、タカハシ氏は次のように述べています。
「進捗を簡単に把握でき、それぞれの書類に誰がまだ署名していないかを特定できます。署名者が出張に行っている場合やオフィスを離れている場合でも、署名を依頼することができるのです。」
書類配送コストの削減
Daiichi Jitsugyo Asia では、署名プロセスからペンと紙を取り除くことで、機密文書を国外に送付する際に生じる印刷や配送のコストを削減しました。
Dropbox Sign-Dropbox integration for automatic document storage
With Dropbox Sign and Dropbox integration, Daiichi Jitsugyo Asia automatically and securely stores every document in its company Dropbox account after it’s been signed — making every document easy to find and saving its team hours of administrative work transferring documents between different systems.
Daiichi Jitsugyo Asia の次のステップ
Already using Dropbox company-wide and Dropbox Sign in its Singapore offices, Daiichi Jitsugyo Asia’s next move is to roll out Dropbox Sign internationally, making the signing processes streamlined across the entire business.
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