署名を簡略化してセキュリティを強化する Ingenique の Dropbox Sign 活用法
Ingenique Solutions は、強力なマネー ロンダリング防止（AML）およびデュー デリジェンス ソリューションを提供し、企業がコンプライアンス規制を遵守し、リスクをより適切に管理できるように支援しています。
Dropbox Forms 製品のサポートは終了しました
マネー ロンダリング防止とデュー デリジェンスを支援するためのソフトウェアを設計、構築する場合、企業の評判に直結するのはセキュリティです。この分野のソフトウェアを開発、販売している Ingenique Solutions の創設者兼取締役であるマーティン・リム氏は、そのことを誰よりも熟知しています。「私はいつも技術スタッフにこう言っています。『顧客データに何か問題が起きたら、明日で閉店になるかもしれない。もう誰も私たちを信頼してくれないからだ。』」
Ingenique は、複雑なコンプライアンスの世界をお客様にとって可能な限りシンプルなものにするよう努めています。しかし、プロセスの安全性と信頼性のバランスを取って顧客データを安全に保つこと、そしてそれを効率的に行うことは、決して容易ではありません。
Ingenique がセキュリティと簡略化の両面で改善の余地があると判断した領域は、紙を多用しているセールスと人事のワークフローでした。
一方で、相手先ごとに特注の契約書を作成するためにスタッフの時間がかなり奪われ、契約書の作成が遅くなっていました。毎月 60 件を超える契約を処理するとなれば、それは大変な時間です。
長時間を要する作成プロセスのもう一方では、8 ページにわたる Ingenique の契約書に署名して返送してもらうことが、混乱を招き、ミスを犯しやすく、セールス チームにとっては管理上の頭痛の種でした。「お客様の中には、最初のページに署名して、最後のページを忘れる人もいました。最後のページにしか署名しない人もいます。きれいにスキャンした PDF ファイルを送ってくる人もいれば、スマートフォンで写真を撮って送り返す人もいます。ドキュメントの形やサイズはさまざまです。これらすべてがセールス チームの仕事を増やしていました。チームは本業のセールスに費やす時間を失っていたのです。」リム氏はそう振り返ります。
効率の悪さは人事の手続きにも波及していました。年 2 回の業績評価や、候補者のデータ同意書、NDA、雇用契約など、印刷、スキャン、返却を繰り返すやり方に同社は悩まされており、大量の書類がオフィスを飛び交っていました。
Ingenique にとって答えは明白でした。デジタル化です。しかし、業界ではセキュリティがとても重視されているので、メールは契約書や個人情報の類を送信するには理想的な方法ではありませんでした。そこで同社は、自社の評判を守り、顧客の信頼を維持するために、安全で信頼できる電子署名ツールを探しました。厳しい調査の末、Dropbox Sign にたどり着いたのです。
「Dropbox Sign のおかげで、セールス チームの作業スピードが格段に上がりました。もう契約の追跡にはあまり時間をかけていません。更新のための書類返送は約 75 % も早くなりました。」
紙ベースのフォームや PDF のメール送信から脱却するため、Ingenique は Dropbox Sign のすべての機能を最大限に活用しました。
Ingenique はまず、契約書作成プロセスの改善に着手しました。そして Dropbox Sign のテンプレートを使用し、特定の業種に合わせた一連のフォームを作成しました。こうして、すべての販売契約書、サービス注文書、更新契約書について、セールス担当者は基本的な顧客情報を入力して送信ボタンをクリックするだけで済むようになりました。「Dropbox Sign にログインし、テンプレートを選択して［送信］をクリックするだけです。発注書をクライアントに送る操作が見違えるほど簡単になりました。とても速くて 2 分もかかりません！」と、Ingenique のシニア セールス エグゼクティブであるタン・リー・キアウ氏は喜びの声を上げます。
Dropbox Sign は顧客側の署名エクスペリエンスも改善しました。
「契約書を手元に戻すまでの時間が本当に短くなりました。技術に詳しくないお客様もいらっしゃいますが、それでも、とても簡単に契約書に署名して返送してくださいます」とタン・リー・キアウ氏は言います。
Dropbox Sign では、すべてのドキュメントに署名者の必須フィールドが追加されるため、署名者は必要な項目を正確に確認でき、署名が簡単になります。その必須フィールドに入力しなければ契約書を返送できないので、入力漏れはありません。「Dropbox Sign のおかげで、セールス チームの作業スピードが格段に上がりました。もう契約の追跡にはあまり時間をかけていません。更新のための書類返送は約 75 % も早くなりました」とリム氏は言います。
その成果は Ingenique のセールス チームにとどまりませんでした。従業員は、業績評価に先立つ書類作成をより早く済ませることが可能になりました。フォームはデジタルで入力し、数分で人事部に返送できるため、印刷業者との日程調整に慌てる必要はもうありません。
データ収集について新入社員の同意を得る、NDA や雇用契約に署名するなど、採用に関する手続きは、ISO 認定の電子署名ツールを使用して、すべて迅速かつ安全に行われています。
そして最大のメリットは、包括的な監査機能、暗号化、インテグレーションにより、すべての書類が保護され、追跡され、タイムスタンプが付けられることです。ドキュメントが送信された瞬間から署名が完了して安全に保管されるまで、署名エクスペリエンスにはセキュリティが常に適切に組み込まれています。Ingenique にとって、これはセキュリティを重視するイメージづくりに大いに役立ちます。「お客様との契約に Dropbox Sign を使用することは、セキュリティを確保するために当社ができる限りのことをしているというメッセージになります」とリム氏は言います。
更新のための書類返送が 75 % 高速化
Ingenique によると、Dropbox Sign の導入後、顧客が販売契約や契約更新に必要な箇所の署名漏れを起こすことがなくなっただけでなく、署名と返送も約 75 % 速くなったそうです。
あらゆる場面で時間を節約できるテンプレート
年間 1,000 件を超える契約書を手作業で作成するのは現実的ではありませんでした。Dropbox Sign のドキュメント テンプレートを使えば、あらゆる業界向けのカスタム契約書や販売契約書、注文書などの膨大なライブラリを利用できます。セールス チームは契約書を 2 分以内に送付できるようになり、営業に集中できる時間が増えました。
Ingenique のセキュリティ評価を高める信頼性の高いツール
Ingenique は、安全で信頼できるビジネスに定評のある企業です。ISO 認証を取得したベンダーとして、Dropbox Sign はセキュリティ強化に貢献しています。包括的な監査証跡を通じてドキュメントを完全に追跡することで、Ingenique は顧客データの安全性を常に保証しながら、ISO 27001 の要件を容易に遵守できるようになりました。
Ingenique の次のステップ
Dropbox Sign の幅広いビジネス上のメリットを実感した Ingenique は、今や、増え続けるクライアントや顧客に Dropbox Sign の使用を勧めています。将来的には、電子署名を現行の文書事務手続きに組み入れて、人事とセールスのワークフローのあらゆる側面を結び付け、新入社員と顧客の双方にさらに緊密に連携したエクスペリエンスを提供することを目指しています。
Ingenique のような成果を上げるには
Dropbox Sign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する最も簡単な方法です。G2 での評価において、2 年連続で使いやすさ 1 位に選ばれた当社の電子署名ソリューションは、お客様の最も重要なワークフローを迅速化し、よりシンプルで安全性の高い業務を実現できます。無料トライアルに今すぐ登録して、ビジネスのデジタル化を始めましょう。
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