人事部門と営業部門が Dropbox Sign の導入で時間を節約し、エラーを削減
Process Street は、ノーコードのワークフロー自動化ソフトウェアを提供することで、企業が反復作業を管理し、プロセスを簡素化し、全体的な効率を高められるようサポートしています。
Dropbox Forms 製品のサポートは終了しました
結果
5,000 以上の Process St. の顧客アプリに電子署名機能を提供
30 分
テンプレートあたり 30 分の節約
データ入力ミスを削減
会社概要
ワークフロー自動化をレベルアップ
従業員のオンボーディングから営業の提案書まで、従来の紙によるプロセスに代わってデジタル ツールが主流となったことで、思いもよらない問題が起きました。プロセスを完了するために、膨大な数のツールを管理する必要が出てきたことです。
さまざまなツール間を行ったり来たりするのは、従業員の時間を浪費するだけでなく、社会保障番号やルーティング番号、住所などの情報を別のツールにコピーして貼り付けているうちに誤入力が生じる危険性が高まります。
Process Street はこうした状況を支援するため、企業が日々の業務処理をスピードアップできるように、ノーコードのワークフロー自動化プラットフォームを作成しました。「どんな企業にも、効率化可能な反復プロセスがあるものです。Process Street はそこをサポートします」と人事および業務担当ディレクターのアシュリー・チェイン氏は言います。
しかし、従業員のオンボーディングや営業の提案書作成といった数多くのプロセスには、情報の入力と署名の依頼が必要です。Process Street はそうした業務に電子署名ツールを使用することに慣れてはいたものの、それまで使用していた電子署名ツールはインターフェースが不便な上、Process Street の内部ワークフローと統合できませんでした。そのため、Process Street では書類に署名するために完全にサイロ化されたツールを使用しなければならず、同社の顧客も同じジレンマに直面していました。
人事の面から見ても、この非効率的なやり方は求人、オンボーディング、昇進のプロセスの遅れを招き、優秀な候補者を採用し損ねる可能性がありました。
営業の面では、見積書の作成や契約締結に時間がかかり、見込み客の不満を招いて案件をリスクにさらす可能性があります。
問題を解決するため、Process Street は社内チームと顧客が完全なワークフローを構築できる電子署名ソリューションを探し始めました。
Process Street が Dropbox Sign を発見するまで、そう長くはかかりませんでした。
「契約書の下書きのプロセスを自動化したことで、Dropbox Sign で新規採用者にオファー レターを送信するたび、30 分以上節約できています。」
Dropbox Sign が Process Street にスムーズな署名機能を追加
Process Street では Dropbox Sign の署名機能を Zapier の自動化を通じて提供しています。
そうすることで、Process Street とその顧客は、従業員のオンボーディング、身元調査の実行、販売契約への署名など、署名を必要とするタスクを遂行するために、会社が提供する 800 以上のワークフロー テンプレートを利用したり、独自のワークフローを作成したりできます。署名依頼を送信するときは、Process Street を Zapier 経由で Dropbox Sign アカウントに接続し、自動化された署名ワークフローを作成できます。
自社製品の能力を説明するのに、Process Street は自社内のプロセスに Dropbox Sign 電子署名インテグレーションを使用しています。Process Street の人事部門で、チェイン氏は Dropbox と Sign Zapier の自動化を使用して、新規採用者にオファー レターの下書きや送信を行っています。新規採用者が口頭でオファーを受け入れると、チェイン氏は Process Street で自動化されたワークフローを開始します。するとシステムが新規採用者の情報を取得して Dropbox Sign のオファー レター テンプレートの適切なフィールドに情報を入力します。情報が事前に入力されているため、チェイン氏は候補者に署名してもらうための公式なオファー レターを、数分のうちに送信できます。「契約書の下書きのプロセスを自動化したことで、Dropbox Sign で新規採用者にオファー レターを送信するたび、30 分以上節約できています」とチェイン氏は言います。
ツール間での情報の二重処理や手入力をなくすことは、Process Street にとって、採用にとどまらない重要な意味を持っていました。人事チームや営業チームもデータ入力ミスを大幅に削減できたのです。
「待って、番号が間違ってた！などという事態は一切なくなります。社内では時間を節約でき、間違った情報を入力したのではないかと気をもんでストレスを感じることもありません。」
インテグレーションの設定も、Process Street にとっては簡単でシンプルでした。チェイン氏はインテグレーションのセットアップを独力かつ 1 回で成功させました。疑問が生じたときは Dropbox Sign のサポート チームがすぐに手助けしました。「自分の署名がどのように表示されるかについて質問があったのですが、サポート チームが非常にていねいに支援してくれました。担当者は機能を説明し、問題に機敏に対応してすばやく解決してくれました」とチェイン氏は語ります。「営業部門も、営業提案書の作成用に Zapier を設定したときに同じことを言っていました。私たちの誰もが、サポート チームに本当に満足のいく対応をしてもらえました。」
Process Street は Zapier のインテグレーションを使用することで、電子署名ツールを自社で構築する時間と手間を省くことができました。「私たちのプラットフォームに搭載するために、そのようなツールを社内で作成することは容易ではありません」とチェイン氏は言います。「ですからお客様に、私たちの製品にこのインテグレーションをセットアップできること、セットアップは Zapier を通じて簡単にできることをお伝えできることも大きなメリットでした。」
Dropbox Sign でスムーズな署名ワークフローを実現
Process Street の顧客にさまざまな署名の可能性を提供
Process Street の顧客は、Zapier を介して Dropbox Sign と Process Street プラットフォームを接続することにより、ワークフローに電子署名依頼を追加できます。つまり、顧客は Dropbox Sign を Process Street のワークフローで、Salesforce を含む 5,000 余りのアプリと一緒に使用することで、新しいユースケースを柔軟に作成できるということです。
契約書あたり 30 分を節約
Dropbox Sign を使えば、オファー レターや営業提案書などのドキュメントをわずか数分で作成、記入、送信できます。
データ入力ミスを削減
契約書にデータを自動入力できるため、Process Street のスタッフや顧客は書類を下書きする際に誤入力を心配する必要がありません。
Process Street の次のステップ
Process Street では今後、顧客からのフィードバックに基づいて新しい機能をリリースするとともに、現在の機能を改善する予定です。アップデートごとに、顧客のニーズに合わせてプロセスを修正していこうとしています。「条件付きロジック機能を向上させ、さまざまな機能を導入していくつもりです。お客様からの要望があるフォーム データ セットのような機能や、特定のプロセスを深く掘り下げて、お客様がさらにカスタマイズできる機能など、考えるとワクワクするような、マニアックとも言えるものです。でも私たちはそうしたことに本当に夢中になっているのです。」
StaffUpApp のような成果を上げるには
Dropbox Sign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する最も簡単な方法です。G2 での評価において、2 年連続で使いやすさ 1 位に選ばれた当社の電子署名ソリューションは、お客様の最も重要なワークフローを迅速化し、よりシンプルで安全性の高い業務を実現できます。無料トライアルに今すぐ登録して、ビジネスのデジタル化を始めましょう。
