Dropbox Sign の導入でユーザー契約管理に費やす時間が半減した AdvicePay
AdvicePay は、出来高制のファイナンシャル プランニング サービスを提供する個人事業主のプランナー、小規模の企業、および大規模の企業のために作られた、請求と支払いソリューションを提供するクラウド プラットフォームです。史上初、そして唯一のファイナンシャル プランナー向けの RIA に準拠した支払い処理ツールであり、柔軟な請求と支払いの機能統合、データ セキュリティ、支払い処理などに対応し、SEC および各州の規制に準拠しています。
Dropbox Forms 製品のサポートは終了しました
AdvicePay は、ファイナンシャル プランニングの未来像として画期的な出来高制モデルを長らく提唱している、著名ファイナンシャル アドバイザーのアラン・ムーア氏とマイケル・キッチェス氏が共同で創立した企業です。この成長戦略をサポートする請求と支払いのプラットフォームを構築することは、同社にとっても業界にとっても自然な進化でした。
アプリケーションの初期バージョンでは、クライアントへの請求書送信と支払い回収の機能があったのみで、ドキュメントへの署名を依頼するには別のソフトウェアが必要でした。つまり、クライアントがアドバイザーからサービスを受けるためには複数のシステムが必要だったのです。この仕組みには、処理に時間がかかり、契約書や請求書の料金データが一致しないと支払いの遅延やクライアントへの返金が発生しやすく、クライアントのオンボーディングも煩雑になるという問題がありました。
そのため、AdvicePay にデジタル トランザクション マネジメント（DTM）を統合し、請求書と契約書をリンクさせることは、自然な展開でした。これはユーザーである個人事業主のファイナンシャル アドバイザーがクライアントをオンボーディングするプロセスを効率化し、急速に拡大しているエンタープライズ クラスの顧客のニーズを AdvicePay が満たすために不可欠でした。
リード デベロッパーのジョー・ティマー氏はこう述べています。「2018 年 7 月に、請求書と契約書の統合を進めるための電子署名ツールとして DocuSign を選びましたが、ローンチの準備だけで 3 か月を要しました。当社としては、単一の認証済み電子署名アカウントでセキュリティを管理し、当社のアプリケーション内でユーザーが処理を完結できるようにしたいと考えていました。しかし最終的には、DocuSign のサイト内ワークフローには重大なセキュリティ上の欠陥があると判断せざるを得なくなりました。顧客が別の顧客のデータを閲覧できる恐れがあったのです。
DocuSign のサポートに報告しましたが、これは仕様であり、ドキュメントに記載しておくべきだったと数週間後に回答があり、サポート チケットがクローズされました。DocuSign には、ソリューションの中心機能としてすでに多額の投資を行っていたため、これは厄介なことになったと思いました。」
「クリック 1～2 回で電子署名が追加できるようになり、ユーザーも外部操作の必要性がなくなりました。これまで、請求書や契約書を作成し照合する作業には多くの時間が必要でしたが、自動化により作業時間が 2～3 倍スピードアップしています。結果としてアドバイザーが契約管理にかける時間は半減しました。」
ティマー氏のチームが Dropbox Sign に問い合わせをしたのは、2018 年 10 月後半のことです。それから 2 週間で、API のテスト、構築、ローンチが完了しました。「HelloSign（現 Dropbox Sign）は、私たちの話に耳を傾け、目標を理解してくれているとすぐに感じました。テスト中にサポート チームに質問したときには、1 時間以内に回答が得られ、それはいつも、私たちが取り組んでいる内容に沿ったものでした。
この機能を組み込むことで、請求書を契約書とリンクさせるシームレスなユーザー エクスペリエンスを提供できるようになりました。完全なホワイトラベル機能によって、電子署名機能を使用する際にも当社ブランドの印象を維持できるため、ユーザーは特別に意識する必要がなく、AdvicePay の中で作業を完結できるようになります。
DocuSign とは異なり、HelloSign（現 Dropbox Sign）では差し込みフィールドを必要な数だけ利用でき、設計や組み込み方法も自分たちで管理できます。署名、イニシャル、テキストボックス、チェックボックスなどさまざまなフィールドを使ってテンプレートをカスタマイズできるほか、プラットフォームの事前入力フィールドによって請求書にデータが取り込まれ、契約書にも自動で同期されます。これこそ、アドバイザーやあらゆる規模の企業に提供したいと私たちが考えていたものです」とティマー氏は付け加えます。
請求書と契約書を完全に同期し、アドバイザーの純利益が増加
「ユーザーが AdvicePay で請求書を作成すると、自動的にアプリケーションが HelloSign（現 Dropbox Sign）で契約書を作成し、請求書の金額やその他の重要なデータ フィールドが入力されるため、ドキュメントが完全に同期されます。
今では、ユーザーが契約書に触れることはありません。当社システムのデータから API を経由して 100 % 管理されているからです。AdvicePay を離れる必要がなく、アプリケーション上ですべての契約書を管理、追跡、ダウンロードできます。請求書と契約書のデータ照合によって買掛金と売掛金が一致するため、純利益を大幅に改善できます」とティマー氏は語ります。
アドバイザーが契約管理にかける時間を半減
AdvicePay アプリケーションに Dropbox Sign を組み込み、Dropbox Sign のテンプレートを選択するだけで契約書が作成できるようになりました。ティマー氏は次のように述べています。「クリック 1～2 回で電子署名が追加できるようになり、ユーザーも外部ワークフローを使用する必要がなくなりました。
これまで、請求書や契約書を作成し照合する作業には多くの時間が必要でしたが、自動化により作業時間が 2～3 倍スピードアップしています。結果としてアドバイザーが契約管理にかける時間は半減しました。」
大規模なフィンテック企業市場に事業を拡大
DTM の統合によって AdvicePay はエンタープライズ市場に事業を拡大できるようになりました。ティマー氏は次のように語っています。「当社はここ 1 年ほど、最大手規模のブローカー ディーラーと取引をしています。その企業は、当社がワークフローに HelloSign（現 Dropbox Sign）の電子署名を統合したことを知り、その後すぐに問い合わせがあって当社と契約することになりました。
最近では、TD Ameritrade やその他の大企業とも契約を結んでいます。100～1,000 人のアドバイザーを擁する企業は、基本的にあらゆる業務で契約書を必要とします。
電子署名は、エンタープライズ市場に参入するという当社のビジネス目標の実現に向けた大きな転機となりました。」
AdvicePay のエンタープライズ顧客の純利益が 30 % 増加
エンタープライズ クラスの企業にとっては、データ管理と事務作業に費やす時間のコスト削減は大きなメリットであり、後者は純利益に直接影響します。AdvicePay によって実現する請求書と契約書の同期と、プラットフォーム内でアドバイザーが契約書と支払いステータスを確認できる機能によって、エンタープライズ クラスの企業は重要なドキュメントに費やす事務作業の時間を削減できるようになります。
さらに、電子署名の有料プランを利用していた大企業クライアントは、Dropbox Sign インテグレーションによってそのコストも削減できることになります。
「HelloSign（現 Dropbox Sign）を使用すると、当社のプラットフォーム上で請求書と契約書の不一致をなくすことができます。そのためエンタープライズ クラスのお客様は、不一致を管理し解決するための事務作業に費やしていた時間をもっと重要な作業に使えるようになります。その結果、エンタープライズ クラスの企業では純利益が 30 % 向上できているのです」とティマー氏は述べています。
AdvicePay の次のステップ
AdvicePay は、コンプライアンスに準拠したスムーズな統合アプリケーションを完成させ、エンタープライズ市場への参入を進めています。さらに、より幅広い顧客層にサービス提供を拡大することを目指しています。
「ユーザーが出来高制だけでなく、管理請求の対象資産も円滑化できるよう、エンタープライズ レベルの電子署名ワークフローを追加していきます。この目標も、HelloSign（現 Dropbox Sign）との連携によって達成できると確信しています」とティマー氏は語ります。
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