Dropbox Sign を使用して、シフト制勤務を採用する組織の人事業務をスムーズにした Bizimply
Bizimply は、給与、人事、レポートなどを一元的に管理できるオールインワンのワークフォース管理プラットフォームで、シフト制を採用している小売、サービス、ヘルスケアといった業界の現場を取りまとめるマネージャーが、日々の業務を可能な限りスムーズに遂行するうえで有用なツールです。
Dropbox Forms 製品のサポートは終了しました
すべてが常にめまぐるしく動いている小売業やサービス業の現場は苦労が絶えませんが、複数のソフトウェア システム、連携されていないツール、複雑なプロセスの管理も加わると、さらに厄介です。多忙なビジネスの現場を仕切るマネージャーに落ち着く暇などありません。少しでも時間を無駄にすれば、スタッフに負担がかかり、顧客にも影響が及びます。
シフト勤務の処理における問題に対処するため、Bizimply は、人事、給与、レポートなどを管理するための日常業務に不可欠なソリューションと、シングル サインオンで利用できる 1 つのプラットフォームを連携し、大きな成果を収めました。今ではコスタ コーヒー、ボーダフォン、ケンタッキー フライド チキンなどの企業が、シフト管理に Bizimply のオールインワン プラットフォームを活用しています。
しかし、ある問題が残っていました。Bizimply の人事業務は未だに手作業で行われており、紙ベースの署名プロセスから脱却できずにいたのです。そのため、顧客はドキュメントを印刷し、署名後にスキャンするという面倒な作業を自分でするか、プラットフォームとは別のサードパーティ製ツールを使用して契約書に署名する必要がありました。この非効率なプロセスがボトルネックとなり、人事マネージャーへの負荷を増大させているだけでなく、Bizimply が目指すオールインワンの実現の妨げとなっていました。「私たちの目標は、オールインワンの管理ソリューションを提供することです。しかし、それを達成するには、一度ログインするだけですべての機能を利用できる環境を提供する必要があります。連携されていないツールを 10 種類提供するだけではだめなのです」と Bizimply のカスタマー サクセス チーム責任者のエリザベス・シャファリツキー氏は言います。
同社の目標と提供するサービスとのギャップを特定した結果、欠落していたのは電子署名だったことが明らかになりました。Bizimply が必要としていたのは、人事、運用、管理業務で必要な機能を顧客にまとめて提供できる、既存のプラットフォームに最適な連携ドキュメント署名ソリューションでした。
「お客様とのやり取りはすべてペーパーレスになりました。契約の締結から従業員のオンボーディングまで、署名はすべてオンラインで完結できます。このシンプルさと簡単にアクセスできる便利さがお客様に好評です。」
完全なオールインワンの署名体験を実現するため、Bizimply は Dropbox Sign の電子署名 API を自社のプラットフォームに連携しました。直感的に署名できる方法を顧客に提供できるだけでなく、Bizimply の他のツールとも連携可能なので、この API を使えば採用プロセスをすべてプラットフォーム上で完結できます。「幸い、Dropbox Sign は当社のプラットフォームとシームレスに連携できました。作業の妨げとなるトラブルもなく、サービスを充実させるために必要だった電子署名の機能を提供できるようになりました」とシャファリツキー氏は話します。
Dropbox Sign API が Bizimply の顧客にもたらすメリットは、署名機能だけに留まりません。詳細な追跡やリマインダー機能も利用できるようになるため、Dropbox Sign を使えば、契約書を適切な人に届けられるという安心感を得られます。
「おかげで人事マネージャーが採用プロセスの状況を全体的に把握できるようになり、不確実性や懸念を抱えることがなくなりました。この安心感は大きな強みになっています」とシャファリツキー氏は説明します。
すでに確立されているシステムに新しいツールを連携するのは困難な場合もありますが、Dropbox Sign API ドキュメントと専用のカスタマー サポートがあったので、簡単に実装できました。シャファリツキー氏はこう話します。「API ドキュメントの説明は、非常に細やかでした。必要な情報はすべて網羅されていましたし、明快かつわかりやすく書かれていました。また、いつでも Dropbox Sign のカスタマー サポートの力を借りられたのも助かりました。おかげで、当社のデベロッパーによって Dropbox Sign が実装された後、すぐに運用を開始できました。」
電子署名は今や Bizimply の製品スイートにおける不可欠な機能となり、多くの顧客が署名プロセスの完全なペーパーレス化を実現できています。ドキュメントの署名と送信に加え、利用しているアカウントへの直接保存もできるため、技術に詳しい人もそうでない人も、誰もが簡単に署名できます。
緊密に連携するドキュメント署名ツール
Bizimply の既存のソリューションに Dropbox Sign API を組み込んだことで、複数のツールを行き来したり何度もログインしたりする必要がなくなり、使い慣れたプラットフォームであらゆる署名に対応できるようになりました。「お客様に余計な負担をかけないようにしたいと考えていました」とシャファリツキー氏は話します。「ありがたいことに、Dropbox Sign の連携によってすべてを一元的に提供できるようになりました。これでもうお客様が、ビジネスを推進するうえで必要な署名を追跡したり、さまざまなツールを使い分けたりする必要はありません。」
完全にペーパーレスな人事業務
自社のプラットフォームに直感的な電子署名ソリューションを実装することで、Bizimply は、顧客のペーパーレス化を支援し、従来よりもスピーディーで安全性に優れた署名体験を可能にしました。現在同社は、拡大を続ける顧客基盤に対してさらに多様な製品ラインナップを提供し、採用、オンボーディング、従業員管理のシンプル化を実現しています。「Dropbox Sign のおかげで、お客様が完全にペーパーレスになり、スキャンやアップロードのプロセスも不要になりました。今ではすべてが合理化されています。ドキュメントを用意し、署名をお願いする相手に送信し、署名済みのものが返ってくるのを待つだけでいいのです」とシャファリツキー氏は説明します。
顧客に広く普及
Bizimply が製品スイートに Dropbox Sign を加えたところ、同社の顧客はすぐにその新しい機能を利用し始め、時間の節約、書類作業の削減、そして、既存ワークフローへのフレキシブルな署名機能の追加を実現しました。「1 月から現在までにお客様とやり取りした電子署名の数は 6,000 を超えています」とシャファリツキー氏は話します。「お客様からも好評です。手動のプロセスをなくし、署名完了までの時間を短縮できるうえに、可視性の向上により書類の追跡や管理に伴う不確実性を大幅に軽減できる、と好意的なフィードバックをいただいています。」
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Bizimply の次のステップ
Bizimply は、Dropbox Sign の電子署名 API を同社が提供する製品のコアに据え、プラットフォーム上で完結できるペーパーレスな署名体験によるメリットをより多くの顧客に実感してもらうために、この API の活用を促進しています。
Bizimply は、Dropbox Sign の利用をさらに促進するため、顧客が複数の契約書をまとめて送信できる機能を追加する予定です。「今後数か月で、さらなる拡張やより規模の大きい取り組みを進めていきます」とシャファリツキー氏は言います。「Dropbox Sign を活用した次のフェーズでは、お客様から送られてくる契約書をより多く処理できるよう、当社のキャパシティの強化を図ります。」
Bizimply のような成果を上げるには
Dropbox Sign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する最も簡単な方法です。G2 での評価において、2 年連続で使いやすさ 1 位に選ばれた当社の電子署名ソリューションは、お客様の最も重要なワークフローを迅速化し、よりシンプルで安全性の高い業務を実現できます。無料トライアルに今すぐ登録して、ビジネスのデジタル化を始めましょう。
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