Eagle Financial が書類 1 通あたり 4 分の時間短縮を実現し、期限遅れの罰則から顧客を救った Dropbox Sign の活用法

Dropbox Sign で納税期限を難なく乗り切る

Eagle Financial は、顧客の承認と税務申告書類の署名を集めるための面倒なメール添付作業を直ちに Dropbox Sign ウェブ アプリに置き換えたため、契約書の送付と署名取得を短時間で済ませることが可能になりました。「ドキュメントの回収率が大幅に向上しました。Dropbox Sign を使えば、10 回のうち 9 回はクライアントに依頼すればすぐに署名してくださいます。特に締め切りが迫っているときは大助かりです」とジョンズ氏は言います。

同氏によると、ドキュメントが署名されていない場合でも、Dropbox Sign の追跡機能と自動リマインダー機能を最大限に活用し、申告書類と承認が期限内に届くようにしているそうです。「2～3 週間も書類を追いかけ回す必要はもうありません。Dropbox Sign は 48 時間以内に自動でクライアントにリマインダーを送り、その後 3 日目と 7 日目にも再送してくれるので、フォローアップの手続きがとても楽になりました」とジョンズ氏は述べています。

Dropbox Sign によって、Eagle Financial では社内で管理する書類の量も減らすことができました。以前はドキュメントの転送や管理チームとの文書のやり取りが必要でしたが、「今では、お客様がフォームに署名すると、管理チームのメール アドレスに自動的に送信されるので、すぐに処理を進めて提出できるようになりました。クライアントが送り返してきた書類を転送する必要がないため、効率的で時間の節約になります。」  

この電子署名のメリットはどれを取っても素晴らしいものですが、それが集約された Dropbox Sign は Eagle Financial のビジネスに革新的な影響をもたらしました。「Dropbox Sign を導入したことで、書類 1 通あたり 4 分ほどの時間を短縮できました。当社は毎年、約 1 万通の書類を送っています。処理状況を確認する手間を大幅に省くことができたので、経理面から見れば、節約できた時間には非常に大きな価値があります。これをドルに換算すると、請求可能な業務時間を 8 万ドル分も取り戻せたことになります。」

Eagle Financial の時間短縮に大いに貢献した Dropbox Sign の機能として、ジョンズ氏は、ドキュメントを自動で適切な形式に変換する機能を挙げています。この機能のおかげで、ドキュメントに手を加えてファイル形式を手作業で変換する必要はなくなりました。「Word 文書を Dropbox Sign にドラッグ＆ドロップするだけで PDF に変換されるので、1 文書あたり最大約 1 分も短縮できました。」

署名プロセスの刷新で Eagle が得たメリットは手続きの効率化だけではありません。Dropbox Sign は同社の Google レビューの向上にも貢献しています。近年 Eagle Financial は、顧客のレビューを集める方法を大きく発展させ、進化させました。同社のチームは、日々業務に専念し、仕事のしくみを刷新するとともに、顧客には感謝の気持ちを伝え、非常に優れた仕事をしているチーム メンバーには報酬を与えたいと思っていました。

そのため同社は、契約締結後の顧客に提示するランディング ページを設置しました。そのページでは、同社の取り組みに協力してくださったお客様への創業者たちからの感謝の言葉や、経理担当者の苦労を紹介しています。担当者の心配りやチームの周到な備えをお客様に感じていただき、Eagle Financial とのやり取りにパーソナルな意味合いを加えることがこのページの目的でした。この方法とパーソナルな雰囲気が功を奏し、お客様はより多くのレビューを残すようになりました。2020 年の初めには Google で 20 件ほどだったレビューが、本稿執筆時点では 200 件以上になっています。ジョンズ氏は次のように述べています。「多くのお客様が『良いレビューがたくさんあったので、あなたの会社を選びました』とおっしゃいます。見込み客はレビューを見る可能性が高いので、これは Dropbox Sign で署名した後のお客様のためのランディング ページを設置した成果でしょう。」

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書類 1 通あたり 4 分を節約

ドキュメントの作成と送信のしくみを Dropbox Sign でデジタル方式に作り直すことで、Eagle Financial はフォーム送信プロセスを 4 分ほど短縮できました。これを毎年送信する 1 万通以上のドキュメントに当てはめると、請求可能な業務時間を 8 万ドル分も取り戻したことになります。

クライアントの署名完了率が向上

Eagle Financial は、顧客の承認と税務申告書類の処理をすべて Dropbox Sign ウェブ アプリで行うことで、契約書の送付と署名取得を短時間で済ませることが可能になりました。「ドキュメントの回収率が大幅に向上しました。Dropbox Sign を使えば、10 回のうち 9 回はクライアントに依頼すればすぐに署名してくださいます。特に締め切りが迫っているときは大助かりです」とジョンズ氏は言います。

Google レビューを 200 以上獲得し、さらに増加中

Eagle Financial は、契約締結後の顧客に自動で専用のランディング ページを表示することで、より多くのレビューを残してもらえるように働きかけました。2020 年の初めには Google で 20 件ほどだったレビューが、本稿執筆時点では 200 件以上になっています。

Eagle Financial の次のステップ

ジョンズ氏とチームは、テクノロジーが自分たちにとってどのような働きをするのか、また Dropbox や Dropbox Sign のようなツールがビジネスや顧客のためにどう役立ち、より大きくより優れた成果を生み出し続けられるのかについて、時間をかけて真剣に検討しています。

Eagle Financial の詳細はこちらをご覧ください。

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