kohlpharma が署名ベースのワークフローを高速化
創業 40 年の kohlpharma は、欧州において特許で保護されている医薬品や処方箋が必要な医薬品を輸入するドイツ最大級の企業であり、ドイツでは誰もが認めるマーケット リーダーです。創業者のエトヴィン・コール氏は、創業当初から、消費者の利益のためには欠かせない競争力のある価格設定を重視しており、結果として医療制度における年間数億ユーロの削減に寄与しています。
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ヨーロッパで製造されるほとんどの医薬品は国際的な企業によって製造されていますが、これらの企業は通常、中心的な製造拠点を EU 域内に置くことを選びます。このような戦略をとる理由は、税務の要件が緩やかであることや、給与面での競争力の高さなどが挙げられます。医薬品はその後 EU 全域で各加盟国に特有の市場条件下で流通しますが、通常はドイツでの価格よりも安価です。kohlpharma は、他の EU 諸国でのコストの低さを活かし、先発品の製剤をドイツ市場で手ごろな価格で提供しています。これらの先発医薬品は、ドイツでの要件に従ってラベルまたはパッケージが変更されます。結果的に費用が抑えられることで、医療制度に対する負担が軽減され、医師や薬剤師、そして何よりも患者にとってメリットとなります。
kohlpharma は余剰在庫から供給しているため、確実に需要を満たすことが重要な課題です。自社でのコントロールが及ばない理由によって、商品の在庫状況や潜在的な供給の問題は変動する可能性があります。特に、物流に関する課題として、サプライ チェーン全体で常時 2～8 °C で保管する必要があるインスリンやワクチンなどの冷蔵医薬品を、品質が保証された状態で輸送することが挙げられます。したがって、販売から供給までのプロセスが可能な限り最適な形で調整されることがさらに重要になります。このような理由から、kohlpharma はデジタル化の可能性をますます重視するようになっています。
医薬品を仕入れてから流通可能にするまでには、多くの書類に入力、署名する必要があります。医薬品メーカーである kohlpharma は、GMP（医薬品の製造管理および品質管理の基準）の規制に従っており、すべてのプロセスと完了した製造指図書を広範囲にわたってドキュメント化しています。従来、発注や契約を含むやり取りは、印刷、署名、スキャン、メールという時間のかかるアナログなプロセスによって行われてきました。ヨハネス・ライネルト氏は次のように述べています。「特に GMP 関連ドキュメントに関しては、処理時間が非常に長く作業が複雑になりがちです。このため当社では、これらの運用を早めることができるソリューションを探していました。求めていたのは、当社の EDP サプライヤーとサービス パートナーすべてに対応できる、シンプルな単一のデジタル基盤です。」
「今では多くのユーザーがテレワークとなり、在宅勤務者だけでなく電子データ処理に携わる人にとっても、まったく新しい環境になりました。Dropbox Sign を選んで良かったと思います。Dropbox Sign は、オフィスだけでなく自宅で働く社員にとっても、仕事の大幅な効率化に役立っているからです。」
kohlpharma は当初、電子署名を中心とした機能を基盤とするだけではなく、関連ワークフローの対応づけが可能なソリューションを自社で開発しようとしましたが、優先順位の変化によって完成が遅れたため、電子署名管理機能を購入したいと考えるようになりました。そして、透明性とシンプルさ、直接利用できること、契約の枠組みなどから、最適なソリューションは Dropbox Sign だとわかったのです。Dropbox Sign のクラウド専用ソリューションと eSignature API の使用がうまくいったことで、同社はすぐに全体テストを実施することを決定しました。
「Dropbox Sign は当社に最適なソリューションだと判断し、最初に小規模なトライアルを実施しましたが、すぐにこのソリューションのメリットが感じられました。当社が認識していた課題と、トライアルの間に生じた課題をすべて解決するのに適していたのです。」 – ヨハネス・ライネルト氏
高いユーザビリティ、短期間での利用開始
Dropbox Sign のユーザー インターフェースは直感的です。契約書やフォームにステップごとのガイダンスを設けることで、すべての関連フィールドが確実に入力され、必要なすべての署名が挿入されます。Dropbox Sign は、個別のブランド設定を含め、あらゆる環境と連携できます。このため、kohlpharma はすぐに問題なく在宅勤務に移行できました。口頭での注文からソフトウェアの導入まで、プロセス全体が 1 時間以内で完了しました。
「署名ワークフローの理想的なソリューションの準備ができたので、チームはリモートで働けるようになり、会社はそれを奨励できるようになりました。ビジネス プロセスを改善し、働く場所の自由度を高めることができる可能性が生まれたのです。」– ヨハネス・ライネルト氏
アナログからデジタルへ：ペーパーレスの未来
初期テストの結果が期待以上だった kohlpharma は、Dropbox Sign を使ってビジネス プロセスを加速し、労働条件を向上させるための次のステージをすでに計画しています。
内部的な利点 – 透明性の向上
将来の計画としては、社内のドキュメント ワークフローだけでなく、必須の社内教育の認定も完全にデジタル化する予定です。これにより、透明性が大幅に向上し、対応するドキュメントを後からデジタル化する必要がなくなります。複数の関係者による署名が必要なドキュメントの場合、電子署名によって、編集者と署名者の両方にとってプロセスが簡素化されます。
対外的な利点 – コラボレーションの向上
サプライヤーとの契約書への赤入れや署名もデジタル化されます。このプロセスを通じて、サプライヤーとの契約構造や合意においても、テンプレートの統一によるメリットが得られます。kohlpharma が署名した法人顧客向けドキュメントは、将来的には Dropbox Sign でのみ編集できるようになります。
品質保証 – プロセスの恒久的な高速化
品質保証や EDP 品質システムでのように、製造工程が厳格に規制される SOP（標準業務手順書）については、手書きの署名をデジタル署名で置き換える予定です。kohlpharma はすでに、自動倉庫やシームレスなサプライ チェーンの遠隔モニタリングを通じて、ドイツの医薬品業界でデジタル化と自動化の分野における先駆者の地位を確立しています。同社は近いうちに紙ベースの承認プロセスを極力排除していく予定です。それはまだ先の話ですが、Dropbox Sign で大きな一歩を踏み出したと言えるでしょう。長期的には、フォームを Dropbox Sign ドキュメントに変換することで、物理的な記録管理を減らしていくことができます。
ヨハネス・ライネルト氏は次のように説明します。「今後、たとえば品質保証をデジタル フォームに切り替えたいと考えています。デジタル フォームははるかに使いやすく、より効果的に管理できます。法的に更新が必要になった場合も、すべての関連ドキュメントにできるだけ短時間で適用でき、大量の紙のフォームを破棄する必要もなくなります。あらゆる署名と入力が、シームレスに連携する Dropbox Sign コンポーネントを使って行われるため、すべてのプロセスの詳細が追跡可能になり、透明性の点でもメリットがあります。」
kohlpharma と同じレベルで成功を収めるには
Dropbox Sign についてお問い合わせください。Dropbox Sign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する簡単な方法です。最適な Dropbox Sign 製品の提案をご希望の場合は、デモをご依頼ください。お客様のビジネスに合わせて署名ベースのプロセスを最適化する方法をご案内いたします。
