パートナーシップ契約を迅速に締結し、年間 100 時間以上も節約した Military Veteran
The Military Veteran の創設者は、これまで数千人の退役軍人に対し、高等教育機関への進学や民間への転身など有意義なキャリア移行を実現できるよう支援を提供してきました。DocSend と Dropbox Sign を導入したことで、同社は見込み客の行動をこれまでよりも明確に把握し、短期間で契約を締結できるようになっています。
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より多くの退役軍人を支援できるようセールスと人事のプロセスを効率化
元海兵隊員であるブレンダン・アロンソン氏は、軍隊生活から民間人としての生活に切り替えるときの感情的な葛藤を知っています。だからこそ、他の退役軍人たちが人生の第 2 ステージへと生きがいをもって踏み出せるようにサポートすることを自らの使命としています。アロンソン氏の会社である The Military Veteran は退役軍人のコミュニティを築き、魅力的なコンテンツを制作し、採用イベントを主催し、企業が次世代のリーダーを採用できるように支援しています。アロンソン氏と共同創立者は The Military Veteran や過去の非営利事業を通じて、退役後に高等教育機関に進学したり、民間に転身して充実したキャリアを実現したりできるように、数千人の退役軍人を支援してきました。
事業資金の獲得と持続的な成長のために、The Military Veteran では大企業、中規模企業、ベンチャーのスタートアップ企業に採用イベントのスポンサーシップ パッケージを販売しています。この取引は双方にメリットがあります。パッケージの販売は The Military Veteran の収入源となる一方、顧客企業のブランドにはすばらしい広報宣伝と信用獲得、優れたコミュニティからの人材採用の機会をもたらすからです。The Military Veteran はまた、人材紹介によって企業の人材採用をサポートしています。
目的に向かって進む The Military Veteran のような会社でも、スポンサーシップの取引をまとめ、締結することは困難です。同社はより多くの収益を上げ、より多くの退役軍人をサポートしようと決意してはいたものの、販売ワークフローに伴う面倒な手作業に追われ、チームはお手上げでした。
特に問題だったのは、セールス資料を送付して追跡する作業です。関連するすべての資料や添付書類を 1 つにまとめてメールで送るのには、少なからぬ時間と労力が必要になります。もし送信ボタンをクリックした後で間違いに気付いたら、もう一度ドキュメントを修正して再送しなければなりません。このようなミスをして見込み客に手間をかけさせると、取引の機会を失うことになりかねません。
さらに問題だったのは、見込み客がいつ資料を開いたのか、そのときにどの部分を閲覧したのか、実際に興味を引かれたのか、これらを把握する術がなかったことです。こうした情報がなければ、フォローアップのタイミングは推測で判断するしかありません。仮に推測が正しくても対応に時間がかかりますし、悪くすれば契約の機会を完全に逸してしまいます。
もう 1 つ、The Military Veteran が直面していたのは、いざ契約締結というときの事務処理の多さです。The Military Veteran では、契約書をやり取りする際、印刷、署名、スキャン、PDF で返送という昔ながらの方法を採用しており、手早く済ませるべき作業に必要以上の負担と手間がかかっていました。
紙ベースのプロセスは、人事面でさらに問題を起こしていました。社員は退役軍人と軍人の配偶者で構成されていますが、オンボーディングには NDA から知的資産譲渡契約まで多くの書類に署名が必要です。当時、アロンソン氏はすべての書類を探し、集めるまでに 90 分かかっていました。もちろん、署名を集める作業に入る前の話です。
そこで、時間に追われるアロンソン CEO は、セールスと人事のプロセスから手間のかかる作業を一掃しようと決断します。このプロセスを効率化、自動化できれば、そのぶんだけ多くの契約を締結し、結果としてより多くの退役軍人を支援することができるはずです。今こそデジタル変革を実行する好機でした。
「DocSend と Dropbox Sign の採用によって、私たちのビジネスは大きく前進しました。契約締結プロセスの障壁を低くし、私たちの販売ファネルにもはや不可欠です。DocSend と Dropbox Sign のない『暗黒時代』に戻ることは考えられません。」
契約締結とオンボーディングをスピーディーに実施する安全で効率的な方法
セールスと人事のワークフローで発生する手作業での情報収集をなくし、見込み客の行動を明確に把握して、最終的にもっと多くの契約を短期間で締結するために、The Military Veteran は DocSend と Dropbox Sign を導入しました。
The Military Veteran にとって DocSend は、自社のセールス資料を共有し、それがどの程度見られているかを追跡できる一元的なプラットフォームです。サイロ化したファイルを探し、添付ファイルとして送信する時代遅れの方法の代わりに、The Military Veteran では関連するドキュメントを DocSend に取り込み、安全なリンクをワンクリックで作成できます。見込み客はなにもダウンロードする必要はなく、DocSend のリンクをどのプラットフォームでも問題なく表示できます。
The Military Veteran ではこれまで、自分たちが送付した資料を見込み客がどのように閲覧しているのかまったく把握できていませんでした。しかし DocSend 導入後は、指先ひとつでリアルタイムの情報を入手できるようになっています。見込み客が資料を閲覧すると通知が届き、見込み客が検討している特定のスライドや閲覧時間についての分析情報を見ることができます。ドキュメントの追跡機能は、競合他社に対する大きな武器になるとアロンソン氏は話します。
「クライアントのトップオブマインドであることがわかっているのですから、タイミングは完ぺきです。鉄は熱いうちに打てというとおり、適切にフォローアップし、質問があるか確認することで取引を前進させることができます。」
分析情報はきめ細かく具体的なので、それを元にセールス資料に手を加え、反応のいいページを中心に資料を再構成できます。
また DocSend なら、送信ボタンを押した後でも簡単にセールス資料の誤字脱字を修正して更新版を送信できるため、さらに負担を軽減できます。アロンソン氏が DocSend でドキュメントを更新するだけで、共有したすべてのリンクがアップデートされます。見込み客の混乱や困惑を招きかねない状況を、その場で回避できます。
いざ見込み客が契約書に署名する段階になったら、Dropbox Sign の電子署名機能を使ってスピーディーに契約を締結できます。Dropbox Sign を使った署名ワークフローは簡単で自動化されているので、署名が必要な契約書を選び、署名者の連絡先情報を追加するだけで、後は相手に送付して署名を依頼できます。見込み客の側では、サービスにログインする手間なくさまざまなデバイスで署名できるので、多くの見込み客は署名依頼を受けたその場で署名をしています。
かつては、どんなに重要な作業をしていても、アロンソン氏の頭の隅には常に署名を取り付けることが引っかかり、集中を妨げていました。Dropbox Sign を使用すれば、契約書のステータスが自動的に通知されます。アロンソン氏は言います。「すべてのプロセスを 1 か所で管理でき、ログインするたびに署名が必要な案件についてシステムからリマインダーが届きます。Dropbox Sign が見込み客に自動的にリマインダーを送付するため、私自身が追跡する必要すらありません。この効果は絶大です。」
The Military Veteran はまた、Dropbox Sign を利用して、以前より速くインターンのオンボーディングを行えるようになりました。新規インターンが紹介されるたびに NDA やその他の契約書を探し回る代わりに、Dropbox Sign の再使用可能なテンプレートで書類を作成して、瞬く間に送付できます。オンボーディングはかつて、非常に慌ただしい作業でしたが、現在では楽に行えるようになりました。「先日ある人をオンボーディングさせましたが、かかった時間はおそらく 30 秒ほどです。フォームはすでに保存されていましたから、ただ 1 回クリックして相手が署名すればそれで終わりです。驚くほど簡単です。」
DocSend と Dropbox Sign で年間 100 時間以上節約
DocSend と Dropbox Sign の導入は、The Military Veteran にすぐに結果をもたらしました。時間とコストを節約し、より多くの契約を獲得して、同社にとって最大の使命の追求、つまり退役軍人のキャリア移行を支援するという作業にたくさんの時間を費やせるようになったのです。「導入後、最初の 1 週間で大きな成果を得ることができました。それは当社にとって、まさに偉大な一歩と言えるものでした。DocSend と Dropbox Sign は、とにかく優れたツールです」とアロンソン氏は両ツールを評価します。
管理に必要な時間を減らし、サポートに時間をかける
DocSend と Dropbox Sign の導入で多くの手作業が不要になった結果、週あたり最低 2 時間、年間 100 時間以上を節約し、そのぶんの時間をセールスや人材採用、顧客との関係強化に注ぐことができています。アロンソン氏は言います。「事務作業ではなく、もっと大切なことに時間を費やせるようになりました。顧客との対話、新規契約の獲得、そして最も重要な使命である退役軍人への貢献に多くの時間を割くことができます。」
圧倒的な ROI、売上は 25 % アップ
DocSend と Dropbox Sign を導入することで得た金銭的なメリットは、その費用を大きく上回ります。見込み客がセールス資料に目を通したタイミングに合わせてコンタクトを取ることができるので、従来よりも効率よくスピーディーに契約をまとめることができるのです。「Dropbox Sign のおかげで契約締結プロセスがスピードアップし、契約完了までの障壁を減らすことができました。おおまかな計算ですが、Dropbox Sign は売上を 25 % アップする直接的な貢献をしてくれています。今では当社の事業に欠かせない存在です」とアロンソン氏は説明します。
また Dropbox Sign の ROI にも目を見張るものがあるとアロンソン氏は付け加えます。「もし仮に、Dropbox Sign のおかげで契約できた案件が 1 つだけだったとしても ROI は圧倒的で、優に 100 % を超えています。」
スピーディーな人材採用でより多くの退役軍人を支援
Dropbox Sign を採用してから、The Military Veteran の採用プロセスは短く簡潔になりました。新規登録用のドキュメントの収集や送付に 90 分かかっていたのが、ほんの 30 秒になりました。一方、採用までの時間は 30 % 短縮されました。手間と時間を省いて退役軍人がより早く働き始められるようにし、彼らが職場で協力的かつ効率的に働けるという評判を築けるようにサポートしています。
使命を現実のものに
Dropbox Sign と DocSend はシームレスに連携し、The Military Veteran が抱えるいくつもの問題を解決しています。「私たちが本当に大切にしている作業や、顧客や退役軍人の方たちの価値になるような作業に多くの時間を費やせるようになりました。これこそ、私が望んでいた時間の使い方です。Dropbox Sign と DocSend は大のお気に入りです。退役軍人の方たちに民間人としての次のキャリアを見つける手助けをしてくれる両ツールを本当に気に入っています」とアロンソン氏は述べています。
The Military Veteran の次のステップ
アロンソン氏は、Dropbox Sign と DocSend が The Military Veteran の業務効率化と経済的成功にもたらすプラスの影響は、今後も拡大すると考えています。「これらの製品のすばらしい点は、私たちの事業の成長とともに利用を拡大できるということです。会社が成長し、チームの規模や会社の影響力が増すにつれて、両製品は私たちのワークフローの欠かせない一部になるでしょう。
アロンソン氏は続けて言います。「私たちのビジネスは今、大きな成長を経験する中で転換点を迎えています。Dropbox 製品によって捻出される時間は今後、組織全体が成長するにつれ拡大するでしょう。」退役軍人の採用を検討している企業は、ぜひ leadership@themilitaryveteran.org までお問い合わせください。
The Military Veteran のような成果を上げるには
Dropbox Sign を使用すると、法的拘束力のある署名機能と強固なセキュリティ機能により、オンラインの契約書に簡単に署名できます。小規模企業は管理業務に費やす時間を削減して、会社を成長させることに集中できます。今すぐセールス担当にお問い合わせください。
DocSend は世界中の 3 万 4,000 社以上の企業に導入され、安全なドキュメント共有とリアルタイム分析に利用されています。ぜひ今すぐ無料トライアルにご登録ください。
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