Hoe StaffUpApp Dropbox Forms gebruikt om het wervingsproces mobielvriendelijk te maken
StaffUpApp is een mobiel platform dat uitzendbureaus een op maat gemaakte naamloze app biedt waarmee ze sollicitatie- en onboardingprocessen kunnen versnellen.
Resultaten
Biedt klanten mobielvriendelijke formulieren
98%
Maakt 98% van aangepaste formulieren in Dropbox Forms
Vermindert dubbel werk door automatisch herhaalde informatie in te vullen op formulieren
Bedrijfsprofiel
Inefficiënte formulieren maken het wervingsproces frustrerender
Nu bijna 70% van de kandidaten bij het solliciteren gebruikmaakt van telefoons in plaats van computers, zijn mobielvriendelijke oplossingen van cruciaal belang voor de uitzendbureaus van nu.
Ondanks deze trend gebruiken de meeste kandidaatvolgsystemen – de systemen die bedrijven gebruiken om medewerkers te werven – nog steeds computertools om belangrijke informatie over kandidaten te verzamelen. Rick Richard, CEO van StaffUpApp, zag een onvervulde vraag naar mobielvriendelijke wervingstools en creëerde StaffUpApp, een service die het wervingsproces eenvoudig maakt op mobiele telefoons.
StaffUpApp begon met het bouwen van merkloze apps voor klanten van uitzendbureaus, zodat bedrijven vacatures konden plaatsen, kandidaten konden aantrekken, diensten konden plannen, urenstaten konden beheren, met medewerkers konden communiceren en nog veel meer – allemaal in één app.
Rick trachtte ook een oplossing te vinden voor het inefficiënte, verouderde proces van het invullen van formulieren waar veel uitzendbureaus last van hebben. “Elk uitzendbureau wil zoveel mogelijk medewerkers of kandidaten aantrekken, dus het is essentieel dat onboarding snel gaat. Als je te lang wacht met je onboarding of eerste sollicitatie, is het uitvalpercentage hoog”, legt Rick uit.
Bij de meeste uitzendbureaus is het zo dat als ze een nieuwe medewerker in dienst nemen, ze de medewerker direct vragen meerdere formulieren in te vullen en te ondertekenen. Maar de meeste van deze formulieren zijn geoptimaliseerd voor computers, niet voor telefoons. Dat betekent dat nieuwe medewerkers die onderweg zijn, moeten knijpen en zoomen om tekstvelden te ontcijferen en informatie in te voeren op formulieren die niet zijn bedoeld voor kleine schermen.
De enorme hoeveelheid documenten vertraagt ook het voltooien van formulieren. Wanneer een nieuwe medewerker een hele stapel formulieren ontvangt – arbeidsovereenkomst, geheimhoudingsverklaring, W-9, enz. – kan het steeds opnieuw invoeren van dezelfde informatie overbodig lijken. Het resultaat: kandidaten kiezen eieren voor hun geld en zoeken een ander uitzendbureau om mee in zee te gaan.
Zelfs als een nieuwe medewerker toch de moed niet opgeeft, kan de hoeveelheid formulieren leiden tot fouten. Het is niet ongebruikelijk dat medewerkers per ongeluk de cijfers van het bankrouteringsnummer weglaten, spelfouten maken in adressen of het invoeren van telefoonnummers overslaan. En als een bedrijf dergelijke fouten pas ontdekt nadat de nieuwe medewerker documenten heeft ingediend, moet het bedrijf meer tijd besteden aan de opvolging om de fouten te corrigeren, waardoor het proces verder wordt vertraagd.
"Als je één cijfer van dat bankrouteringsnummer verkeerd invult, krijgt die medewerker ineens niet meer betaald. De medewerker heeft het verkeerd ingevoerd, maar het is voor een gevestigd bedrijf heel moeilijk om dat te achterhalen”, zegt Rick.
Bedrijven ervaren ook een vertraging als het gaat om het invoeren van informatie over nieuwe medewerkers in hun systemen. Wanneer bedrijven voor de onboarding van medewerkers vertrouwen op papieren formulieren, moet die informatie handmatig worden gekopieerd. Zelfs het slepen en neerzetten van gegevens uit een pdf kost tijd die de meeste bedrijven zouden kunnen gebruiken voor veel belangrijker taken – om nog maar te zwijgen van het feit dat handmatige gegevensinvoer een grote kans op fouten met zich meebrengt.
Rick wist dat StaffUpApp, door veelvoorkomende problemen met het invullen van formulieren op te lossen, een waardevolle service kon bieden die maar weinig andere personeelsapplicaties konden bieden, maar het bedrijf had wel het juiste product nodig om een oplossing te realiseren.
Om de verbeterde personeelsoplossing een vliegende start te geven, wendde StaffUpApp zich tot Dropbox Forms.
Nu worden de documenten van onze klanten snel en nauwkeurig ingevuld, en in plaats van dat ze de gegevens handmatig verplaatsen, gebeurt dit allemaal automatisch. De efficiency schiet dus omhoog.
Adaptieve mobiele formulieren maken werving snel en eenvoudig voor zowel klanten als kandidaten
De Dropbox Forms API draaiende krijgen was de eerste stap in het ontwikkelen van de verbeterde mobiele formulierfunctionaliteit van StaffUpApp. “De Dropbox Forms API is de basis van onze onboardingdocumenten. Voor een bedrijfssysteem als het onze moet je veel meer werk verzetten om te kunnen communiceren met de kandidaatvolgsystemen, afhankelijk van de omvang en het aantal diensten dat je levert aan je uiteindelijke klant”, legt Rick uit. "De implementatie van Dropbox Forms in onze processen heeft ons jaren bespaard aan het zelf ontwikkelen van die basis.”
Dankzij de betrouwbare en consistente begeleiding van het Dropbox-supportteam verliep de implementatie van de Dropbox Forms API snel en zonder problemen. “De documentatie is overzichtelijk, je krijgt veel support, je vragen worden snel beantwoord en de API is eenvoudig te implementeren”, zegt Rick.
Tegenwoordig maakt StaffUpApp 98% van zijn klantformulieren in Dropbox Forms. Het gebruik van de API als basis voor zijn product bespaart tijd en biedt tegelijkertijd meer flexibiliteit bij het maken van specifieke formulieren.
Sinds de implementatie hebben de klanten van StaffUpApp de overbodige rompslomp teruggedrongen die gepaard gaat met het invullen van complexe of eentonige formulieren. Zodra een kandidaat zijn gegevens heeft ingevoerd, voert Dropbox Forms deze automatisch door in alle andere formulieren. Nu hoeven kandidaten niet herhaaldelijk dezelfde gegevens in te voeren, waardoor ze formulieren sneller en met minder frustratie kunnen invullen.
StaffUpApp vermindert met Dropbox Forms ook het aantal fouten dat kandidaten maken. Op elk veld kunnen bepaalde regels worden toegepast, waardoor wordt gegarandeerd dat de informatie accuraat en volledig is.
“Zo kun je geen postcode invoeren die niet de juiste opmaak heeft of een bankrouteringsnummer invoeren van minder dan negen cijfers... Dit biedt nieuwe medewerkers volop mogelijkheden om fouten te corrigeren voordat het bedrijf die gegevens ooit in hun systeem krijgt, en het beperkt het aantal fouten van kandidaten”, legt Rick uit.
Bedrijven hoeven ook minder tijd en moeite te besteden aan het handmatig invoeren van gegevens. Met behulp van Dropbox Forms kan StaffUpApp voltooide documenten in het eigen systeem ordenen en uiteindelijk de formulieren afleveren in de kandidaatvolgsystemen van de bedrijven. "Klanten kunnen hun proces beheren zonder dat ze gegevens vanuit een pdf naar hun systeem hoeven te slepen of dubbel werk hoeven te doen door een formulier naar iemand te verzenden. Het systeem doet dat allemaal voor ze”, zegt Rick.
Met Dropbox Forms heeft StaffUpApp het wervings- en onboardingproces voor uitzendbureaus verbeterd, waardoor ze tijd besparen en hun ROI vergroten. Zoals Rick uitlegt: “Nu krijgen onze klanten hun documenten snel en nauwkeurig ingevuld terug, en in plaats van dat ze de gegevens handmatig verplaatsen, gebeurt dit allemaal automatisch. De efficiency schiet dus omhoog.”
Dropbox Forms zorgt voor een soepele onboarding en werving
Eenvoudige, probleemloze API-integratie
Dankzij de snelle implementatie van Dropbox Forms kon StaffUpApp zijn klanten voorzien in een functionaliteit voor het invullen van mobiele formulieren die StaffUpApp minstens 12 tot 18 maanden zou hebben gekost om te ontwikkelen.
Naadloze, mobielvriendelijke formulieren voor klanten
Formulieren die zijn geoptimaliseerd voor mobiele apparaten zorgen ervoor dat kandidaten en nieuwe medewerkers niet langer hoeven te knijpen en zoomen, waardoor solliciteren en onboarding een fluitje van een cent worden.
StaffUpApp maakt 98% van aangepaste formulieren in Dropbox Forms
Dropbox Forms biedt StaffUpApp de flexibiliteit om formulieren te maken volgens de specifieke behoeften van de klanten.
Het percentage ingevulde formuleren voor klanten stijgt met 50% tot 80%
Door gegevens op formulieren vooraf in te vullen, hoeven sollicitanten hun gegevens niet meer dan één keer op meerdere formulieren in te voeren, waardoor zij meer formulieren voltooien. “Automatisch invullen heeft het voltooiingspercentage voor onze klant met 50% tot 80% verhoogd”, zegt Rick.
Vereenvoudigde gegevensinvoer
De gegevens van sollicitanten en nieuwe medewerkers stromen naadloos van het systeem van StaffUpApp naar de kandidaatvolgsystemen van uitzendbureaus, waardoor de meeste handmatige gegevensinvoer wordt geëlimineerd en fouten worden beperkt.
Wat biedt de toekomst voor StaffUpApp?
StaffUpApp heeft plannen om uit te breiden, maar het bedrijf zal zich voor het grootste deel blijven richten op zijn regio's in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Canada en Australië.
“Eén van onze Britse klanten heeft ook in Duitsland gevestigde kantoren. Het natuurlijke gevolg is dat we ook in Duitsland aan de slag gaan”, zegt Rick. “Maar over het algemeen houden we ons bij de gebieden waar we al actief zijn, groeien we in de VS en breiden we onze functionaliteit zoveel mogelijk uit.”
Wil je ook resultaten zien zoals die van StaffUpApp?
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze eSignature-oplossing is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.