ISCA bespaart met HelloSign meer dan 10.000 pagina's per maand
Het Institute of Singapore Chartered Accountants (ISCA) is de nationale instantie op het gebied van accountancy in Singapore die opleidingsprogramma's verzorgt voor accountantskantoren en -beroepsbeoefenaren, haar leden helpt bij de digitalisering en samenwerkt met overheidsinstanties en ministers op begrotingsgebied.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Rechtvaardiging voor een wereld op afstand
De gebeurtenissen van 2020 hebben de werkwijze van veel bedrijven over de hele wereld op zijn kop gezet. En één van de grootste veranderingen was hoe belangrijke documenten werden ondertekend. Vóór de pandemie was de invoering van e-handtekeningen geen prioriteit omdat het bestaande papieren systeem nog functioneel was. Maar COVID-19 gooide roet in het eten van de gevestigde ondertekeningsmethoden met pen en papier voor bedrijven overal ter wereld. Er moest iets veranderen.
Voor de meer dan 100 medewerkers van ISCA, die meer dan 32.000 ISCA-leden bedienen, is het efficiënt beheren van duizenden documenten van cruciaal belang voor hun dagelijkse werkzaamheden - we hebben het dan over interne trainingsaanvragen, goedkeuringen en handtekeningen van bestuursleden, maar ook over contracten met externe verkopers. Maar met de nieuwe, op afstand manier van werken voorzag ISCA een grote uitdaging als ze niet snel handelden. "We beseften dat al onze aanvraagformulieren en memo's zouden vastlopen omdat we ons niet meer in hetzelfde gebouw bevonden. We kunnen niet gewoon naar een andere verdieping gaan en zeggen: 'kunt u dit tekenen'. We moesten een oplossing vinden, want op het moment dat we een contractdeadline zouden missen, zou het een groot probleem voor ons en onze leden zijn geworden", zegt Edmund Liu, Hoofd van InfoComm Technology & Management bij ISCA.
Toen wendden ze zich tot HelloSign om hen te helpen hun ondertekeningsprocessen te digitaliseren met e-handtekeningtechnologie.
"Ik heb verschillende dure e-handtekeningoplossingen van topkwaliteit gebruikt, maar HelloSign heeft mijn perspectief veranderd. Het is de eenvoudigste en biedt de beste gebruikerservaring terwijl het toch dezelfde output bereikt als die andere dure oplossingen."
Sneller tekenen in minder pagina's
ISCA heeft HelloSign onmiddellijk geïmplementeerd om de interne goedkeuringen te versnellen en te beheren. Bij projecten waarbij het hoger management betrokken is, zijn vaak meerdere handtekeningen nodig van verschillende afdelingshoofden, raadsleden of bestuursleden. Maar met papieren documenten liep deze handtekeningsketen het risico te mislukken wanneer een document verloren ging of er een knelpunt in het ondertekeningsproces ontstond.
Om het nog ingewikkelder te maken, moeten de documenten van ISCA in een bepaalde volgorde door de belanghebbenden worden goedgekeurd. En als één van deze goedkeuringen niet in de juiste volgorde plaatsvindt, moeten zij het hele ondertekeningsproces opnieuw beginnen.
Met de ingebouwde logica van HelloSign gaan de juiste contracten echter altijd op het juiste moment naar de juiste mensen.
"Wat ik het meest prettige vind aan HelloSign is de functie voor geordend ondertekenen. Wij kunnen verzoeken dat twee personen tegelijk tekenen of dat documenten in een bepaalde volgorde worden getekend. Alle logica, verzending en tijdsplanning worden door HelloSign afgehandeld. Bovendien kunnen we zien wie er nog niet heeft getekend of waar een document is blijven steken, en dan kunnen we die persoon een herinnering sturen."
HelloSign heeft ook de productiviteit van ISCA aanzienlijk verbeterd. Bij het beheer van grote hoeveelheden gedetailleerde papieren contracten kunnen fouten en versiecontrole kostbaar zijn. Zelfs de kleinste fout kan leiden tot het opnieuw afdrukken van 20 tot 30 pagina's, waardoor enorme hoeveelheden tijd en papier verloren gaan.
De werknemers van ISCA delen en ondertekenen documenten nu digitaal. Als er toch een fout optreedt, kunnen ze die herstellen en het document opnieuw verzenden zonder dat er ook maar één pagina hoeft te worden afgedrukt. En omdat ISCA documenten als één bestand kan bijvoegen, hoeven de ontvangers niet meer pagina per pagina te tekenen; er hoeft maar één handtekening voor het hele document te worden gezet - waardoor het ondertekeningsproces nog sneller verloopt. "Het handmatig opnieuw afdrukken en verzenden van documenten is een hele klus. Omdat we digitaal ondertekenen en opnieuw ondertekenen met HelloSign, kunnen we gewoon het hele document opnieuw uploaden en alles opnieuw als een soft copy verzenden. Het is zo eenvoudig", zegt Edmund.
Dit was slechts het topje van de ondertekeningsijsberg. Bij aanbestedingen worden originele exemplaren geëist. Maar soms raken papieren exemplaren zoek of beschadigd. Zodra dat gebeurt, heb je een reservekopie nodig, wat een omslachtige herverificatie en goedkeuring van het financiële team vereist. Maar, zoals Edmund uitlegt, "met HelloSign heeft iedereen die een document heeft ondertekend automatisch een eigen origineel exemplaar. En omdat het digitaal is, kan het niet verloren gaan of beschadigd raken. Het is zoveel makkelijker geworden voor iedereen onderweg omdat ze zichzelf kunnen helpen en originele documenten kunnen vinden met behulp van HelloSign."
ISCA bespaart ook op informatiebeheer en archiveringstijd door haar documenten te groeperen. "Een van mijn favoriete functies van HelloSign is de mogelijkheid om veel bestanden van verschillende formaten en groottes bij te voegen. Het slepen en neerzetten is echt makkelijk. Ik kan ook eerdere HelloSign-documenten bijvoegen die al ondertekend zijn, zodat ik alle relevante informatie in één pakket kan delen", zegt Edmund.
Geen kosten meer voor het afdrukken van 10.000 stuks papier per maand
Door handtekeningen met pen en papier te vervangen door e-handtekeningen is het papierverbruik van ISCA met een milieuvriendelijke 10.000 pagina's per maand gedaald. Nog beter, het heeft de papierkosten met meer dan 10% verminderd, wat neerkomt op een besparing van meer dan USD 300 per maand.
Verhoogde ondertekeningsproductiviteit
Naast kostenbesparingen was er een grote boost in productiviteit. Omdat de ingebouwde logica van HelloSign nu meerdere handtekeningverzoeken in een specifieke volgorde beheert, zijn de teams van ISCA niet langer tijd kwijt aan het beheren en volgen van het ondertekeningsproces. "De productiviteit is enorm gestegen. Er wordt tijd bespaard en het werk wordt sneller gedaan. Zodra iedereen HelloSign begon te gebruiken, hebben we nooit meer omgekeken", zegt Edmund.
De volgende stap voor ISCA
HelloSign is nu het gevestigde platform van ISCA voor het ondertekenen van documenten, en meer dan 17 verschillende teams maken er gebruik van. Ze zijn zelfs zo onder de indruk dat ze het beschouwen als hun voorkeursmethode voor het ondertekenen van alle interne en externe documenten. "Vanwege de brede acceptatie van HelloSign binnen ISCA, overwegen we nu om HelloSign te gebruiken als het belangrijkste platform voor alle taken die met ondertekenen te maken hebben", zegt Edmund.
Geïnteresseerd in resultaten zoals ISCA?
HelloSign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze eSignature-oplossing is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
Contact opnemen
