ISCA saves over 10,000 pages per month with Dropbox Sign
Het Institute of Singapore Chartered Accountants (ISCA) is de nationale instantie op het gebied van accountancy in Singapore die opleidingsprogramma's verzorgt voor accountantskantoren en -beroepsbeoefenaren, haar leden helpt bij de digitalisering en samenwerkt met overheidsinstanties en ministers op begrotingsgebied.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Rechtvaardiging voor een wereld op afstand
De gebeurtenissen van 2020 hebben de werkwijze van veel bedrijven over de hele wereld op zijn kop gezet. En één van de grootste veranderingen was hoe belangrijke documenten werden ondertekend. Vóór de pandemie was de invoering van e-handtekeningen geen prioriteit omdat het bestaande papieren systeem nog functioneel was. Maar COVID-19 gooide roet in het eten van de gevestigde ondertekeningsmethoden met pen en papier voor bedrijven overal ter wereld. Er moest iets veranderen.
Voor de meer dan 100 medewerkers van ISCA, die meer dan 32.000 ISCA-leden bedienen, is het efficiënt beheren van duizenden documenten van cruciaal belang voor hun dagelijkse werkzaamheden - we hebben het dan over interne trainingsaanvragen, goedkeuringen en handtekeningen van bestuursleden, maar ook over contracten met externe verkopers. Maar met de nieuwe, op afstand manier van werken voorzag ISCA een grote uitdaging als ze niet snel handelden. "We beseften dat al onze aanvraagformulieren en memo's zouden vastlopen omdat we ons niet meer in hetzelfde gebouw bevonden. We kunnen niet gewoon naar een andere verdieping gaan en zeggen: 'kunt u dit tekenen'. We moesten een oplossing vinden, want op het moment dat we een contractdeadline zouden missen, zou het een groot probleem voor ons en onze leden zijn geworden", zegt Edmund Liu, Hoofd van InfoComm Technology & Management bij ISCA.
That’s when they turned to Dropbox Sign to help them digitize their signing processes with eSignature technology.
“I have used various top-notch, expensive eSignature solutions, but HelloSign [now Dropbox Sign] changed my perspective. It is the simplest and has the best UX while still achieving the same output as those other expensive solutions.”
Sneller tekenen in minder pagina's
ISCA immediately implemented Dropbox Sign to speed up and manage internal approvals. When projects involve senior management, they often require several signatures from different heads of department, council members, or board members. But with paper documents, this signature chain was at risk of breaking down whenever a document was lost or a bottleneck in the signing process arose.
Om het nog ingewikkelder te maken, moeten de documenten van ISCA in een bepaalde volgorde door de belanghebbenden worden goedgekeurd. En als één van deze goedkeuringen niet in de juiste volgorde plaatsvindt, moeten zij het hele ondertekeningsproces opnieuw beginnen.
With Dropbox Sign's built-in logic, however, the right contracts always go to the right people at the right time.
“What I like most about HelloSign [now Dropbox Sign] is the ordered signing feature. We can request two people to sign at the same time or request documents are signed in a specific order. All the logic, sending, and timings are handled by HelloSign [now Dropbox Sign]. Plus we can see who has not yet signed or where a document is stuck, and then we can send a reminder to that person.”
Dropbox Sign has also greatly improved ISCA’s productivity. When managing high volumes of detailed paper contracts, errors and version control can be costly. Even the smallest mistake might lead to a 20- to 30-page reprint, wasting huge amounts of time and paper.
ISCA's employees now share and sign documents digitally — that way, when an error does occur, they can fix it and resend the document without a single page of printing. Plus, because ISCA can attach documents as one file, recipients don’t need to sign on a page-by-page basis anymore; it's just one signature for the entire document — speeding up the signing process further. “The whole effort of reprinting and sending documents manually is a pain. Because we’re signing and resigning digitally with HelloSign [now Dropbox Sign], we can just upload the whole document again and resend everything as a soft copy. It’s so easy,” says Edmund.
This was just the tip of the signing iceberg. When it comes to procurement, the process demands original copies. But sometimes hard copies get lost or damaged. Once that happens, you need a backup copy, which requires drawn-out reverification and approval from the finance team. But, as Edmund explains, “with HelloSign [now Dropbox Sign], once a document is signed, everyone who has signed it automatically has their own original copy. And because it’s digital, it can’t get lost or damaged. It has become so much easier for everyone along the way because they can help themselves and find original documents using HelloSign [now Dropbox Sign].”
ISCA also saves on information admin and filing time by grouping its documents together. “One of my favourite HelloSign [now Dropbox Sign] features is the ability to attach many files of different formats and sizes. The drag-and-drop is really easy. I can also attach previous HelloSign [now Dropbox Sign] documents that have already been signed, so I can share all the relevant information in one package,” says Edmund.
Geen kosten meer voor het afdrukken van 10.000 stuks papier per maand
Door handtekeningen met pen en papier te vervangen door e-handtekeningen is het papierverbruik van ISCA met een milieuvriendelijke 10.000 pagina's per maand gedaald. Nog beter, het heeft de papierkosten met meer dan 10% verminderd, wat neerkomt op een besparing van meer dan USD 300 per maand.
Verhoogde ondertekeningsproductiviteit
Alongside cost savings was a big boost in productivity. Because Dropbox Sign's built-in logic now manages multiple signature requests in a specific order, ISCA’s teams no longer waste time managing and tracking the signing process. “Productivity has increased tremendously. Time is saved, and work is done quicker. Once everyone started using HelloSign [now Dropbox Sign], we didn’t look back,” says Edmund.
De volgende stap voor ISCA
Dropbox Sign is now ISCA’s established platform for signing documents, with over 17 different teams using it. In fact, they’re so impressed, they’re considering it as their preferred signing method for all internal and external documents. “Because of HelloSign's [now Dropbox Sign] wide adoption within ISCA, we are now considering using HelloSign [now Dropbox Sign] as the key platform for all signing-related tasks,” says Edmund.
Geïnteresseerd in resultaten zoals ISCA?
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze oplossing voor e-handtekeningen is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
Contact opnemen
