Nieuwe werknemers helpen om sneller productief te worden
Greenhouse Software biedt toonaangevende oplossingen om alle bedrijven te helpen goed te worden in het aannemen van personeel. Met behulp van hun wervings- en onboardingsoftware ervaren kandidaten vanaf het eerste contactmoment een naadloze en digitale ervaring.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Inzicht in hoe klanten e-handtekeningen gebruiken
De missie van Greenhouse is om elk bedrijf te helpen geweldig te worden in het werven van personeel. Het paradepaardje van het bedrijf, Greenhouse Recruiting, is ontworpen om bedrijven een aanpasbare oplossing te bieden voor het opbouwen van een wereldwijd team.
De eerste klanten van Greenhouse bestonden vooral uit technische start-ups, maar Greenhouse heeft zijn klantenbestand uitgebreid naar verschillende sectoren en formaten. Het bedrijf lanceerde Greenhouse Onboarding om bedrijven van alle formaten te helpen het proces van de eerste werkdag te stroomlijnen, zodat werknemers meteen aan de slag kunnen.
Greenhouse Onboarding is per definitie een overgangssysteem dat het proces stroomlijnt, van de aanbiedingsbrief, de personeelsdocumentatie tot de verwelkoming op de eerste dag. De gegevens die tijdens dit proces worden verzameld, gaan ergens anders heen: naar het HR-informatiesysteem van de klant. Het beheren van de vele integraties tussen platforms is een van de grootste uitdagingen van Onboarding.
Als je bij een nieuw bedrijf begint, moet je veel arbeidsdocumenten ondertekenen en veel persoonlijk identificeerbare informatie (PII) geven. Greenhouse heeft Dropbox Sign in zijn Onboarding-tool geïntegreerd om een samenhangende, ononderbroken onboarding-workflow te creëren. Een nieuwe medewerker ondertekent documenten binnen deze aangepaste ervaring, zonder ooit een Dropbox Sign-account te hoeven aanmaken. Ook de klanten van Greenhouse hebben geen account nodig; ze kunnen nog steeds verschillende welkomstervaringen automatiseren voor verschillende gebruikers via de Sign-integratie. De gebruikersinterface van Dropbox Sign is erg overzichtelijk, waardoor gebruikers zich comfortabel en veilig voelen bij het invoeren van hun PII.
Het gebruik van e-handtekeningen kwam van de grond en nu faciliteert Greenhouse Onboarding 20.000 e-handtekeningen per maand via deze welkomstervaringen. Maar het had ook een manier nodig om het gebruik bij te houden. Nadat een klein aantal klanten veel handtekeningen begon te gebruiken, realiseerde Greenhouse Senior Engineering Manager Hugo Marcotte zich dat ze beter inzicht moesten krijgen in het gebruik van handtekeningen.
"We moesten ons eigen dashboard onderhouden op basis van onze eigen gegevens in onze database", aldus Marcotte. "Het was goed genoeg, maar niet 100% nauwkeurig." In plaats van urenlang heen en weer over afwijkingen te praten met klanten, wilde Marcotte een beter overzicht om proactief eventuele problemen aan te pakken.
"Als het om persoonlijke informatie gaat, helpt het gebruikers om zich comfortabel en veilig te voelen als ze dit onder de vlag van Dropbox doen."
Zichtbaarheid maakt onboarding naadloos
Zodra Marcotte de behoefte aan meer zichtbaarheid aankaartte bij het Dropbox-team, startte het een samenwerkingsproces. Dropbox luisterde naar zorgen van Marcotte, verduidelijkte zijn behoeften en liet hem kennismaken met de bètaversie van het Sign API-dashboard. Dit dashboard biedt waardevolle inzichten in het gebruik van handtekeningquota en de status van aanvragen, evenals de gezondheid van de integratie.
Marcotte en zijn team maken intensief gebruik van het dashboard, zowel om de kant-en-klare sjablonen van Greenhouse Onboarding te ondersteunen als om eventuele problemen met de workflow op te lossen. Deze workflows kunnen complex zijn en daarom heeft het zo lang geduurd om ze te ontwarren. De cijfers van het API-dashboard zijn consistent, accuraat en actueel, waardoor het team van Marcotte problemen kan identificeren aan de hand van fouttrends.
Nu geeft het API-dashboard het team van Marcotte de benodigde zichtbaarheid om eventuele problemen snel op te sporen en ervoor te zorgen dat het proces naadloos verloopt. "Mijn team vindt het erg handig om naar een specifiek document te zoeken, de status ervan te bekijken en te zien wat er is gebeurd", vertelt hij. "Vervolgens kan het actie ondernemen."
"Onze klanten kunnen regels definiëren, waarna de juiste e-handtekeningen automatisch worden toegewezen aan hun nieuwe medewerkers, omdat we integreren met Dropbox Sign." Hugo Marcotte, Senior Engineering Manager, Greenhouse
Meer efficiëntie voor iedereen
De integratie met Sign biedt klanten van Onboarding ingebouwde sjablonen voor veelgebruikte formulieren. Daarnaast stelt het klanten in staat om moeiteloos hun eigen sjablonen te maken met voorwaardelijke regels die voor elk exemplaar zijn gedefinieerd. Door de toewijzingen van documenten op deze manier te automatiseren, bespaart Greenhouse klanten veel tijd doordat herhaalde, handmatige processen voor elke nieuwe aanwerving worden vermeden.
Discrepanties met handtekeningen zijn ongewoon voor Greenhouse, maar de complexiteit van de workflow maakte het moeilijk om problemen te lokaliseren als ze zich voordeden. Het API-dashboard heeft het team van Marcotte elke maand uren werk bespaard, omdat het controleren van de handtekeningstatus van een bepaald document nu nog maar een minuut in beslag neemt. "Doordat we zoveel zichtbaarheid hebben, kunnen we problemen direct opmerken en oplossen", zegt Marcotte.
Greenhouse Onboarding ondersteunt gecompliceerde workflows en heeft nooit hoeven twijfelen aan zijn keuze voor Dropbox Sign. "Mijn team krijgt altijd de ondersteuning en documentatie die het nodig heeft om ervoor te zorgen dat onze klanten een betrouwbare oplossing voor e-handtekeningen hebben die is ingesloten in onze toepassing", zegt Marcotte. De gebruikersinterface van Dropbox Sign is zeer intuïtief en vormt een cruciaal onderdeel van Greenhouse Onboarding. Greenhouse biedt een ander onboardingproduct dat geen e-handtekeningen bevat: Greenhouse Welcome. 80% van de Greenhouse-klanten gebruikt echter Dropbox Sign via Onboarding omdat ze de functionaliteit van e-handtekeningen willen. "Zonder dit onderdeel zou het niet compleet zijn", besluit Marcotte.
De volgende stap voor Greenhouse
Marcotte was verrast door hoeveel er mogelijk was met de Sign API: formulieren vooraf invullen met gegevens die zijn verkregen via Greenhouse Recruitment, bijvoorbeeld. "Het is iets wat mensen niet opvalt omdat we het hebben", zegt hij, maar wat mensen vervelend zouden vinden als ze die informatie opnieuw handmatig moesten invoeren.
Greenhouse is nu aan het onderzoeken hoe deze mogelijkheid verder kan worden uitgebreid door gebruik te maken van de Sign API om informatie uit ondertekende documenten te halen en nog meer processen te automatiseren, zoals eVerify-verzoeken.
Wil je ook dezelfde resultaten zien als Greenhouse?
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze oplossing voor e-handtekeningen is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog aan voor een gratis proefversie om te beginnen met het digitaliseren van je bedrijf.
Contact opnemen
