How Daiichi Jitsugyo Asia accelerated international signing with Dropbox Sign
Daiichi Jitsugyo Asia Group (DJKA-groep) is een dochteronderneming van de Japanse handelsmaatschappij Daiichi Jitsugyo Co. Ltd. en heeft haar Aziatische hoofdkantoor in Singapore (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Als groeiend verkoop- en servicebedrijf richt het zich op de levering van industriële faciliteiten en apparatuur voor de industrie, gecombineerd met een uitstekende service en een wereldwijd goed ontwikkeld netwerk.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Resultaten
Versnelde hun internationale ondertekeningsproces
Elimineerde print- en bezorgkosten
Verlaagde de kosten voor documentopslag en -verwerking
Bedrijfsprofiel
Internationaal ondertekenen duurde een eeuwigheid
Voor Daiichi Jitsugyo Asia was het verzenden van verkoopoffertes, contracten, voltooiingsrapporten en leveringsorders van klanten over internationale grenzen een lang en langzaam proces.
Maar het waren niet alleen verkoopdocumenten die de zaken vertraagden. Gevoelig intern AGM-papier vereiste ook handtekeningen van directieleden in verschillende landen zoals Japan, Thailand en meer. En het kostte dagen om deze documenten te ondertekenen en terug te sturen. Yohei Takahashi, directeur bij Daiichi Jitsugyo Asia, zegt:
"Onze grootste zorg was snelheid. DJK Group heeft kantoren over de hele wereld, dus het duurde lang om een handgeschreven handtekening te krijgen. Ons hoofdkantoor bevindt zich bijvoorbeeld in Japan, dus we moeten de originele documenten daarheen sturen en wachten tot de persoon ze ondertekent en terugstuurt. Zelfs toen werkten ontvangers vaak thuis of onderweg tijdens een binnenlandse zakenreis. Dit betekende dat we heel lang moesten wachten op een handtekening."
Dit traditionele proces met pen en papier was niet alleen traag, maar het heen en terug verzenden van documenten kostte Daiichi Jitsugyo Asia ook nog eens een klein fortuin. Yohei zegt:
"Wanneer we om handtekeningen vragen, zijn de documenten meestal heel belangrijk. We moesten een speciaal logistiek bedrijf gebruiken zoals DHL of OCS, maar dat was erg duur."
Daiichi Jitsugyo Asia needed a faster, more cost-effective way to send and receive internal and customer-facing documents that suited its international operations. That’s when they turned to Dropbox Sign.
“Before we started using HelloSign [now Dropbox Sign], we compared how many envelopes we used monthly, how many documents we printed, and how much we spent sending them overseas. We concluded that HelloSign [now Dropbox Sign] was worth the subscription cost.”
Snelle, internationale digitale handtekeningen
To reduce the time for customers and employees to send and sign documents internationally, Daiichi Jitsugyo Asia implemented Dropbox Sign.
Met de digitale eSignature-technologie aan boord hoefde het team niet langer te wachten tot papieren documenten uit een ander land arriveerden, daarna de levering van de documenten aan een bedrijf te regelen en vervolgens te wachten tot iemand ze ondertekende en via een andere bezorgdienst terugstuurde. Ondertekenaars ontvangen nu gewoon een e-mail en kunnen onmiddellijk ondertekenen op hun computer of apparaat, wat beide partijen tijd bespaart.
Bovendien realiseerde Daiichi Jitsugyo Asia enorme kostenbesparingen in het hele ondertekeningsproces van documenten. HR-leidinggevende Hiroki Koumura zegt:
“When we sent paper documents, we’d use DHL instead of standard airmail because it was more secure. But it was also very expensive. Now we have cut delivery costs by substituting paper documents for digital HelloSign [now Dropbox Sign] documents. We compared HelloSign [now Dropbox Sign] to two or three other products. HelloSign's [now Dropbox Sign] price and ease-of-use were the best.”
En dit 'gebruiksgemak' was vooral belangrijk voor de succesvolle eSignature-implementatie door Daiichi Jitsugyo Asia. Het was van cruciaal belang dat de ondertekenaars van Daiichi Jitsugyo Asia snel konden begrijpen hoe ze moesten reageren op verzoeken tot ondertekening zonder toezicht van het Daiichi Jitsugyo Asia-team. HR Executive Tan Ming Wei legt uit:
“Sometimes when we would ask somebody to sign a document, we need to explain how the digital signing process works. This would cause anxiety and take time to explain. But with HelloSign [now Dropbox Sign], we don't have this challenge because it is a user-friendly product and everyone easily understands how to use it.”
Dropbox Sign has made life easier on the Daiichi Jitsugyo Asia’s team, too. Now they can track documents in real-time, so they know who has signed and who they are still waiting on.
What’s more, because Daiichi Jitsugyo Asia was already a Dropbox customer, the integration between Dropbox Sign and Dropbox took ease-of-use to a whole new level. The Dropbox Sign-Dropbox integration means documents are automatically secured and stored in Daiichi Jitsugyo Asia’s existing folders, so there’s no need to spend time moving documents between the two tools. Hiroki Koumura says,
"Met Dropbox worden onze ondertekende documenten automatisch opgeslagen in gemakkelijk toegankelijke mappen. Dit betekent dat onze medewerkers gemakkelijk ondertekende contracten kunnen vinden."
Sneller internationaal ondertekenen
Het vorige proces van documenten printen, ondertekenen en internationaal verzenden nam dagen in beslag. Door eSignatures te implementeren, konden de directieleden en klanten overal en altijd ondertekenen. Daiichi Jitsugyo Asia verkortte de volledige ondertekeningstijd van de AGM en het verkoopdocument drastisch. Yohei Takahashi, directeur bij Daiichi Jitsugyo Asia, zegt:
"We kunnen hun voortgang gemakkelijk volgen en identificeren wie nog niet elk document heeft ondertekend. Zelfs als de ondertekenaar op reis is of het kantoor verlaat, kunnen we nog steeds om een handtekening vragen."
Geen print- en bezorgkosten meer
Door pen en papier uit hun ondertekeningsproces te verwijderen, verlaagde Daiichi Jitsugyo Asia de bijbehorende print- en bezorgkosten die gepaard gaan met het transporteren van gevoelige documenten over internationale grenzen.
Dropbox Sign-Dropbox integration for automatic document storage
With Dropbox Sign and Dropbox integration, Daiichi Jitsugyo Asia automatically and securely stores every document in its company Dropbox account after it’s been signed — making every document easy to find and saving its team hours of administrative work transferring documents between different systems.
Wat biedt de toekomst voor Daiichi Jitsugyo Asia?
Already using Dropbox company-wide and Dropbox Sign in its Singapore offices, Daiichi Jitsugyo Asia’s next move is to roll out Dropbox Sign internationally, making the signing processes streamlined across the entire business.
Wil je dezelfde resultaten zien als Daiichi Jitsugyo Asia?
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze oplossing voor e-handtekeningen is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
Contact opnemen
