Hoe Daiichi Jitsugyo Asia internationaal ondertekenen versnelde met HelloSign
Daiichi Jitsugyo Asia Group (DJKA-groep) is een dochteronderneming van de Japanse handelsmaatschappij Daiichi Jitsugyo Co. Ltd. en heeft haar Aziatische hoofdkantoor in Singapore (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Als groeiend verkoop- en servicebedrijf richt het zich op de levering van industriële faciliteiten en apparatuur voor de industrie, gecombineerd met een uitstekende service en een wereldwijd goed ontwikkeld netwerk.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Resultaten
Versnelde hun internationale ondertekeningsproces
Elimineerde print- en bezorgkosten
Verlaagde de kosten voor documentopslag en -verwerking
Bedrijfsprofiel
Internationaal ondertekenen duurde een eeuwigheid
Voor Daiichi Jitsugyo Asia was het verzenden van verkoopoffertes, contracten, voltooiingsrapporten en leveringsorders van klanten over internationale grenzen een lang en langzaam proces.
Maar het waren niet alleen verkoopdocumenten die de zaken vertraagden. Gevoelig intern AGM-papier vereiste ook handtekeningen van directieleden in verschillende landen zoals Japan, Thailand en meer. En het kostte dagen om deze documenten te ondertekenen en terug te sturen. Yohei Takahashi, directeur bij Daiichi Jitsugyo Asia, zegt:
"Onze grootste zorg was snelheid. DJK Group heeft kantoren over de hele wereld, dus het duurde lang om een handgeschreven handtekening te krijgen. Ons hoofdkantoor bevindt zich bijvoorbeeld in Japan, dus we moeten de originele documenten daarheen sturen en wachten tot de persoon ze ondertekent en terugstuurt. Zelfs toen werkten ontvangers vaak thuis of onderweg tijdens een binnenlandse zakenreis. Dit betekende dat we heel lang moesten wachten op een handtekening."
Dit traditionele proces met pen en papier was niet alleen traag, maar het heen en terug verzenden van documenten kostte Daiichi Jitsugyo Asia ook nog eens een klein fortuin. Yohei zegt:
"Wanneer we om handtekeningen vragen, zijn de documenten meestal heel belangrijk. We moesten een speciaal logistiek bedrijf gebruiken zoals DHL of OCS, maar dat was erg duur."
Daiichi Jitsugyo Asia had behoefte aan een snellere, rendabelere manier om interne en klantgerichte documenten te verzenden en ontvangen die geschikt waren voor hun internationale activiteiten. Dat is het moment waarop ze naar HelloSign gingen.
"Voordat we HelloSign gingen gebruiken, vergeleken we hoeveel enveloppen we maandelijks gebruikten, hoeveel documenten we afdrukten en hoeveel we besteedden aan het verzenden ervan naar het buitenland. We kwamen tot de conclusie dat HelloSign de abonnementskosten waard was."
Snelle, internationale digitale handtekeningen
Om de tijd voor klanten en werknemers om documenten internationaal te verzenden en te ondertekenen te verkorten, implementeerde Daiichi Jitsugyo Asia HelloSign.
Met de digitale eSignature-technologie aan boord hoefde het team niet langer te wachten tot papieren documenten uit een ander land arriveerden, daarna de levering van de documenten aan een bedrijf te regelen en vervolgens te wachten tot iemand ze ondertekende en via een andere bezorgdienst terugstuurde. Ondertekenaars ontvangen nu gewoon een e-mail en kunnen onmiddellijk ondertekenen op hun computer of apparaat, wat beide partijen tijd bespaart.
Bovendien realiseerde Daiichi Jitsugyo Asia enorme kostenbesparingen in het hele ondertekeningsproces van documenten. HR-leidinggevende Hiroki Koumura zegt:
"Toen we nog papieren documenten stuurden, gebruikten we DHL in plaats van standaardluchtpost, omdat dat veiliger was. Maar het was ook erg duur. Nu hebben we de bezorgkosten verlaagd door papieren documenten te vervangen door digitale HelloSign-documenten. We hebben HelloSign vergeleken met twee of drie andere producten. De prijs en het gebruiksgemak van HelloSign waren de beste."
En dit 'gebruiksgemak' was vooral belangrijk voor de succesvolle eSignature-implementatie door Daiichi Jitsugyo Asia. Het was van cruciaal belang dat de ondertekenaars van Daiichi Jitsugyo Asia snel konden begrijpen hoe ze moesten reageren op verzoeken tot ondertekening zonder toezicht van het Daiichi Jitsugyo Asia-team. HR Executive Tan Ming Wei legt uit:
"Soms, als we iemand vragen om een document te ondertekenen, moeten we uitleggen hoe het digitale ondertekeningsproces werkt. Dit kon paniek veroorzaken en tijd kosten om uit te leggen. Maar met HelloSign hebben we deze uitdaging niet omdat het een gebruiksvriendelijk product is en iedereen gemakkelijk begrijpt hoe ze het moeten gebruiken."
HelloSign heeft het leven van het Daiichi Jitsugyo Asia-team ook gemakkelijker gemaakt. Nu kunnen ze documenten in realtime volgen, zodat ze weten wie heeft ondertekend en op wie ze nog wachten.
En omdat Daiichi Jitsugyo Asia al een Dropbox-klant was, bracht de integratie tussen HelloSign en Dropbox het gebruiksgemak naar een heel nieuw niveau. Dankzij de integratie tussen HelloSign en Dropbox worden documenten automatisch beveiligd en opgeslagen in de bestaande mappen van Daiichi Jitsugyo Asia, zodat je geen tijd hoeft te besteden aan het verplaatsen van documenten tussen de twee tools. Hiroki Koumura zegt:
"Met Dropbox worden onze ondertekende documenten automatisch opgeslagen in gemakkelijk toegankelijke mappen. Dit betekent dat onze medewerkers gemakkelijk ondertekende contracten kunnen vinden."
Sneller internationaal ondertekenen
Het vorige proces van documenten printen, ondertekenen en internationaal verzenden nam dagen in beslag. Door eSignatures te implementeren, konden de directieleden en klanten overal en altijd ondertekenen. Daiichi Jitsugyo Asia verkortte de volledige ondertekeningstijd van de AGM en het verkoopdocument drastisch. Yohei Takahashi, directeur bij Daiichi Jitsugyo Asia, zegt:
"We kunnen hun voortgang gemakkelijk volgen en identificeren wie nog niet elk document heeft ondertekend. Zelfs als de ondertekenaar op reis is of het kantoor verlaat, kunnen we nog steeds om een handtekening vragen."
Geen print- en bezorgkosten meer
Door pen en papier uit hun ondertekeningsproces te verwijderen, verlaagde Daiichi Jitsugyo Asia de bijbehorende print- en bezorgkosten die gepaard gaan met het transporteren van gevoelige documenten over internationale grenzen.
Integratie tussen HelloSign en Dropbox voor automatische documentopslag
Met de integratie van HelloSign en Dropbox kan Daiichi Jitsugyo Asia elk document automatisch en veilig opslaan in hun Dropbox-bedrijfsaccount nadat het is ondertekend, waardoor elk document gemakkelijk te vinden is en zijn team uren aan administratief werk wordt bespaard bij het overbrengen van documenten tussen verschillende systemen.
Wat biedt de toekomst voor Daiichi Jitsugyo Asia?
De volgende stap van Daiichi Jitsugyo Asia, dat al in al hun kantoren in Singapore gebruikmaakt van Dropbox, is het internationaal uitrollen van HelloSign, waardoor de ondertekeningsprocessen in het hele bedrijf gestroomlijnd zijn.
Wil je dezelfde resultaten zien als Daiichi Jitsugyo Asia?
HelloSign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze eSignature-oplossing is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
Contact opnemen
