Hoe zorgbedrijf VolitionRx de zoektocht naar een betere kankerdiagnose vereenvoudigt met Dropbox Sign en Dropbox
VolitionRx is een multinationaal zorgbedrijf met het hoofdkantoor in Austin, Texas en vestigingen in het VK, België, Californië en Singapore. Het bedrijf ontwikkelt op bloed gebaseerde kankertests die abnormale cellen veel eerder detecteren dan conventionele screeningprogramma's.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Juridisch bindende contracten ondertekenen, sorteren en delen
De pandemie van 2020 heeft de manier waarop we werken, veranderd. De anderhalvemetersamenleving zorgde ervoor dat veel bedrijven bijna van de ene op de andere dag moesten overschakelen naar werken op afstand, maar voor biotechbedrijf VolitionRx was dat niet zo eenvoudig.
Hoewel VolitionRx al Dropbox Business gebruikte om zijn 60 werknemers in Europa, Azië en Noord- en Zuid-Amerika met elkaar in contact te brengen, moesten ze een manier vinden om het 20.000 vierkante meter grote laboratorium open te houden, contact te onderhouden met thuiswerkend personeel en te voldoen aan wettelijke vereisten terwijl werknemers vanuit huis werkten tijdens de pandemie.
Net zoals alle bedrijven in de zorgsector is gegevensbeveiliging voor VolitionRx een serieuze zaak. Het creëren en valideren van op nucleosomen gebaseerde kankertests leidt tot massa's beschermde medische gegevens die moeten worden beveiligd en afgetekend telkens wanneer ze worden gebruikt of gedeeld. Bovendien zijn medewerkers van VolitionRx, als beursgenoteerd bedrijf genoteerd aan de NYSE, verplicht om regelmatig een reeks fair practice-overeenkomsten met de hand te ondertekenen.
Het resultaat? Werknemers die vanuit huis werkten, hadden moeite om juridisch bindende contracten te delen, ondertekenen, sorteren en bewaren, met name de HR- en regelgevingsteams die ervoor moesten zorgen dat het papierwerk tijdens de pandemie up-to-date werd gehouden.
Daniel Halter, Group IT Manager bij VolitionRx, die de administratieve rompslomp wilde verminderen, wendde zich tot Dropbox Sign om het ondertekeningsproces te digitaliseren.
"We hadden een eSignature-oplossing nodig die herhaalbaar en schaalbaar was, die in verschillende tijdzones en talen kon worden gebruikt en die niet afhankelijk was van on-premises IT-systemen die moeilijk te onderhouden zijn."
“Dropbox Sign is locatie- en apparaatonafhankelijk en schaalbaar.Dat is de droom van elk IT-team: iedereen krijgt dezelfde ervaring en het onderhoud is eenvoudig. Zo hoeven we onze manier van werken niet te veranderen terwijl we groeien, want Dropbox Sign en Dropbox Business groeien en schalen met ons mee.”
Snelheid en beveiliging verbeteren met Dropbox Sign en Dropbox
Daniel, die Dropbox Business al gebruikt om externe laboratoriumteams en medewerkers met elkaar te verbinden, zegt dat de integratie van Dropbox Sign een logische beslissing was. “Hoe minder je afwijkt van de verwachtingen van een werknemer, hoe efficiënter een tool zal zijn. Door Dropbox Sign rechtstreeks via Dropbox te gebruiken, hoef je niet tussen apps te schakelen, heeft het geen invloed op workflows en is het veel gemakkelijker te gebruiken. Het hele proces is gestroomlijnd en geïntegreerd.”
VolitionRx-medewerkers gebruiken nu Dropbox Sign om alle vrijgaveformulieren voor medische gegevens, fair practice-overeenkomsten en interne documenten te delen en te ondertekenen. Omdat ondertekende documenten automatisch in Dropbox worden opgeslagen, kun je eenvoudig documenten volgen en delen met externe regelgevende instanties.
De nieuwe cloudgebaseerde workflow is locatie- en apparaatonafhankelijk, waardoor het voor werknemers eenvoudig is om het altijd en overal te gebruiken en het onderhoud door IT-teams gemakkelijk is. Omdat er weinig tot geen training nodig was, is de integratie van Dropbox Sign in bestaande zakelijke workflows snel en kosteneffectief geweest voor VolitionRx.
“Door Dropbox Sign rechtstreeks via Dropbox te gebruiken, hoef je niet tussen apps te schakelen, heeft het geen invloed op workflows en is het veel gemakkelijker te gebruiken. Dit verbetert niet alleen de beveiliging voor ons als IT-team, het versnelt workflows en vermindert de hoeveelheid tijd die medewerkers aan administratie besteden.”
Volgens Daniel is de acceptatie onder werknemers hoog en is er weinig tot geen training nodig dankzij de integratie van Dropbox Sign met Dropbox Business. Daniel voelt ook de voordelen in zijn eigen rol. “Dropbox Sign is locatie- en apparaatonafhankelijk en schaalbaar. Dat is de droom van elk IT-team: iedereen krijgt dezelfde ervaring en het onderhoud is eenvoudig. Zo hoeven we onze manier van werken niet te veranderen terwijl we groeien, want Dropbox Sign en Dropbox Business groeien en schalen met ons mee.”
De tool begon met slechts één gebruiksscenario in het HR-team en is daarna organisch uitgebreid naar het hele bedrijf. Daniel ziet bovendien nog meer mogelijkheden om Dropbox Sign in de toekomst te gebruiken.
Voor andere IT-teams die hun workflows willen vereenvoudigen en teams op afstand willen laten samenwerken, heeft Daniel het volgende advies:
“Mensen zullen met je samenwerken als je naar hen luistert en eenvoudige oplossingen biedt die hun werk gemakkelijker maken. Dropbox Sign en Dropbox Business zijn daarbij een grote steun.”
Wat biedt de toekomst voor VolitionRx?
“We willen dat iedereen in het bedrijf Dropbox Sign in de toekomst gebruikt, vooral die teams die nog steeds op papier gebaseerde processen gebruiken, zoals de juridische afdeling. Dit zal niet alleen de beveiliging voor het IT-team verbeteren; de overstap van een fysiek naar een cloudgebaseerd eSignature-proces zal ook de workflows versnellen en de hoeveelheid tijd die werknemers aan administratie besteden verminderen.”
Wil je ook dezelfde resultaten zien als VolitionRx?
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze oplossing voor e-handtekeningen is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
Contact opnemen
